30% Wachstum bei gleichem Personalbestand durch Standardprozesse in Gluu

Das Bauunternehmen VME hat es geschafft, profitabel zu wachsen. Dies wurde durch die Standardisierung von Arbeitsabläufen und ein besseres Projektmanagement durch Gluu erreicht.

Situation – Die Bauindustrie steht unter ständigem Druck und die Forderung nach einer kosteneffizienten Produktion führt zu vielen Projekten mit einer geringen Gewinnspanne. Diese Situation bedeutet, dass ein Unternehmen sehr effizient geführt werden muss. Misserfolge können dazu führen, dass nur wenige verlustbringende Projekte pro Jahr das Endergebnis stark beeinträchtigen können. Der Verlust kann – wenn überhaupt – nur durch viele profitable Projekte ausgeglichen werden.

Viele Unternehmen halten an traditionellen Ansätzen zur Planung und Verwaltung ihrer Projekte fest. Bei einem hohen Risiko sind es in der Regel einmalige Projekte, an denen Unternehmen letztlich scheitern.

Nur wenige Unternehmen haben nach innen geschaut und versucht, ihr eigenes Geschäft durch eine digitale Transformation zu rationalisieren, die sich auf die Qualität sich wiederholender Prozesse konzentriert.

VME war eine davon.

Problem – Anfang 2018 stand VME vor zwei geschäftlichen Herausforderungen, die effektiv angegangen werden mussten:

1. Komplizierte Planung und papierintensive Koordination führten zu zu vielen Fehlern
   Planung und Koordination sind in der Bauindustrie unerlässlich, da die vielen Schnittstellen zwischen Rollen und Akteuren leicht zu kostspieligen Fehlern führen. Bei VME war die gesamte Koordination mit den Stundenlohnarbeitern durch manuelle und papierintensive Arbeitsabläufe gekennzeichnet. Die Übersicht war beim verantwortlichen Vorarbeiter, der die Planung von Aufgaben und Zuordnungsänderungen vom Builder nicht optimieren konnte. Dies verschwendete Zeit und führte dazu, dass Arbeiter für Aufgaben fuhren, die bereits erledigt waren, aber von früheren Arbeitern usw. nicht als erledigt gemeldet wurden.
   
2. Mangel an Dokumentation und Qualitätsmanagement
   Insbesondere bei vielen kleinen Aufgaben in der Fernwärmeabteilung war es nahezu unmöglich, die erforderlichen Unterlagen von den Stundenarbeitern in Bezug auf die Ausführung der Aufgaben zu erhalten. Bei mehreren Projekten wurden Versuche mit Fotodokumentation durchgeführt.

Beide Herausforderungen nahmen zu, als das Projektportfolio wuchs.

Ziel war es daher, den Umsatz durch besser durchgeführte Projekte zu steigern, die zu einem geringeren Risiko und weniger Fehlern führten. Nur so würde sich das Endergebnis stärken.

Lösung – VME hat seine Wertschöpfungskette zusammen mit wichtigen Mitarbeitern und dem Gluu-Partner Bülow Management von Anfang bis Ende abgebildet. Nach Versuchen wurden die neuen Prozesse mit Gluu in die Praxis umgesetzt.

So wurde die gesamte Prozessarbeit von der anfänglichen Kartierung bis hin zu Betrieb und Schulung durch die Prozessplattform von Gluu unterstützt und digitalisiert.

Ergebnisse – Jetzt sind alle kritischen und papierlastigen Lieferprozesse von VME rationalisiert und digitalisiert. CEO Kim Larsen hat sehr greifbare Vorteile gesehen:

“Der Überblick und die verbesserte Planung begrenzen Fehler wie unnötige Fahrten zu Aufgaben. Durch die Digitalisierung mit Gluu konnten wir unseren Umsatz bei gleichem Personalbestand um 30% steigern.”

VME hat auch andere Vorteile durch den Einsatz von Gluu erfahren:

• Einfache, überprüfbare Qualitätskontrolle
  Wenn eine Aufgabe mit Gluu erledigt ist, werden sowohl Zeit als auch Ort protokolliert. Oft dokumentiert der Mitarbeiter die Arbeit mit Fotos, während er sich anmeldet. Alles in der gleichen Aktion und App. Die Dokumentation, wann VME beispielsweise eine Straßensperre oder Exhumierung durchgeführt hat und wie dies geschehen ist, wird daher automatisch gespeichert und ist leicht zugänglich.
  
• Verbindung mit SharePoint für die Dokumentenverwaltung.
  Die integrierte SharePoint-Integration von Gluu bietet VME-Aufgaben-, Fall- und Dokumentenverwaltung im selben Prozess und Workflow.
  
• Eine Übersicht aller Fälle (Projekte)
  Durch das Fallmanagement von Gluu muss der Projektmanager den Status aller Projektmitglieder nicht mehr kontinuierlich überprüfen. Mit einem einfachen Überblick über den Fall in Gluu kann der Verantwortliche selbst sehen, wer was (und wann) getan hat und somit verstehen, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist.

Mit der Prozessplattform von Gluu verfügt VME über ein Managementsystem, das nicht statisch ist. Es kann sich zusammen mit der Entwicklung des Unternehmens und des Marktes entwickeln. VME passt Prozesse und Arbeitsanweisungen kontinuierlich an, sodass sie automatisch neue Erkenntnisse enthalten.

Die guten Ergebnisse haben VME das Vertrauen gegeben, weiter zu gehen und ihr gesamtes Geschäft abzudecken. Wenn der Roll-out in der Fernwärme- und Bauabteilung abgeschlossen ist, wird die Verwaltung einbezogen.

Gewonnene Erkenntnisse

Bülow und VME haben sich von Anfang an für ein Pilotprojekt entschieden. Dies sollte das Potenzial aufzeigen und eventuelle Kinderkrankheiten aufdecken.

Die Straffung von VME basierte daher auf den Bereichen, in denen viele Papierregistrierungen und Kommunikationen zwischen Produktion und Verwaltung stattfanden.

Es ist eine Sache zu tun die Aufgaben richtig, aber eine andere, um alle Schritte zu melden, zu verwalten und zu archivieren, um die richtige Dokumentation zu gewährleisten. Normalerweise waren dies zwei parallele Workflows, aber in Gluu ist es eine Aktion mit ein paar Klicks in der App eines Arbeiters auf der Baustelle.

Das Pilotprojekt zeigte deutliche Renditen, weshalb VME seinen Roll-out auf den Rest der Fernwärmeabteilung fortsetzte.

Während des Pilotprojekts wurde auch eine interne Gruppe von Superusern und Botschaftern in VME erstellt. Diese Botschafter konnten aufgrund ihrer Erfahrungen aus dem Pilotprojekt dem Rest der Organisation bei der weiteren Einführung Sicherheit geben.

VME und Bülow legten großen Wert auf das, was für mich aus der Digitalisierung für die Stundenlohnarbeiter drin ist. Wenn viele Mitarbeiter keine „Digital Natives“ sind, ist es wichtig, die IT-Interaktion zu entfernen, anstatt sie zu erhöhen. Mit Gluu bedeutete dies, dass viele Aktionen in verschiedenen Systemen (und E-Mails) in ein und derselben App auf wenige Klicks reduziert wurden. Dadurch wurden IT und Komplexität von der täglichen Arbeit des Mitarbeiters auf der Baustelle entfernt.

Gleichzeitig hat die einfache Herangehensweise an die richtigen Arbeitsanweisungen über die App sichergestellt, dass die Aufgaben korrekt ausgeführt werden. Dies hat ein gewisses Maß an Sicherheit für das Management geschaffen und die Notwendigkeit einer genauen Nachverfolgung beseitigt.