Vækst på 30% med samme antal medarbejdere gennem standardprocesser i Gluu

Byggevirksomheden VME har været i stand til at vokse rentabelt. Dette er opnået gennem standardisering af arbejdsgange og bedre projektstyring gennem Gluu.

Situation – Byggebranchen er under konstant pres, og kravet om omkostningseffektiv produktion resulterer i mange projekter med en lav margin. Denne situation betyder, at en virksomhed skal drives meget effektivt. Fejl kan betyde, at få tabsgivende projekter årligt kan trække bundlinjen kraftigt ned. Tabet kan kun indhentes gennem mange rentable projekter – hvis overhovedet.

Mange virksomheder holder fast i traditionelle tilgange til planlægning og styring af deres projekter. Med en høj risiko er det typisk enkeltstående projekter, der i sidste ende får virksomheder til at bukke under.

Kun få virksomheder har kigget indad og forsøgt at strømline deres egen forretning gennem en digital transformation med fokus på kvalitet i gentagne processer.

VME var en af disse.

Problem – Tilbage i begyndelsen af 2018 stod VME over for to forretningsmæssige udfordringer, som skulle løses effektivt:

1. Kompliceret planlægning og papirtung koordinering førte til for mange fejl
   Planlægning og koordinering er afgørende i byggebranchen, da de mange grænseflader mellem roller og aktører let fører til kostbare fejl. Hos VME var hele koordineringen med de timelønnede præget af manuelle og papirtunge arbejdsgange. Overblikket lå hos den ansvarlige værkfører, som ikke kunne optimere på planlægningen af opgaver og opgaveændringer fra bygherren. Det spildte tid og fik medarbejderne til at køre efter opgaver, der allerede var udført, men som ikke var rapporteret som færdige af tidligere medarbejdere osv.
   
2. Mangel på dokumentation og kvalitetsstyring
   Med mange små opgaver i især fjernvarmeafdelingen var det tæt på en umulig opgave at få den nødvendige dokumentation fra de timelønnede i forhold til opgaveløsningen. Flere projekter havde involveret forsøg med fotodokumentation.

Begge udfordringer blev større, efterhånden som projektporteføljen voksede.

Målet var derfor at øge omsætningen med bedre drevne projekter, der førte til lavere risiko og færre fejl. Kun på den måde kan bundlinjen styrkes.

Løsning – VME kortlagde deres værdikæde fra ende til anden sammen med nøglemedarbejdere og Gluu-partneren Bülow Management. Efter forsøg blev de nye processer taget i brug med Gluu.

Således blev hele procesarbejdet fra den indledende kortlægning til drift og uddannelse understøttet og digitaliseret af Gluus procesplatform.

Resultater – Nu er alle VME’s kritiske og papirtunge leveringsprocesser strømlinede og digitaliserede. CEO Kim Larsen har set meget håndgribelige fordele:

“Overblik og forbedret planlægning begrænser fejl som unødvendig kørsel til opgaver. Vi har været i stand til at øge omsætningen med 30% med det samme antal medarbejdere på grund af vores digitalisering med Gluu.”

VME har også oplevet andre fordele ved at bruge Gluu:

• Enkel, verificerbar kvalitetskontrol
  Når en opgave udføres med Gluu, logges både tid og sted. Ofte dokumenterer medarbejderen arbejdet med fotos, mens han laver sin registrering. Alt sammen i den samme handling og app. Dokumentationen for, hvornår VME har udført f.eks. en vejspærring eller opgravning, og hvordan det skete, gemmes derfor automatisk og er let tilgængelig.
  
• Forbindelse med SharePoint til dokumenthåndtering.
  Gluus indbyggede SharePoint-integration giver VME opgave-, sags- og dokumenthåndtering i den samme proces og arbejdsgang.
  
• En oversigt over alle sager (projekter)
  Gluus sagsstyring eliminerer behovet for, at projektlederen løbende tjekker status for alle projektmedlemmer. Med et enkelt overblik over sagen i Gluu kan den ansvarlige selv se, hvem der har gjort hvad (og hvornår) og dermed forstå, om projektet er på rette spor.

Med Gluus procesplatform har VME et ledelsessystem, der ikke er statisk. Den kan udvikle sig i takt med virksomhedens og markedets udvikling. VME justerer løbende processer og arbejdsinstruktioner, så de automatisk indarbejder nye erfaringer.

De gode resultater har givet VME selvtillid til at gå videre og dække hele deres forretning. Når udrulningen i fjernvarme- og byggeafdelingen er færdig, vil administrationen blive inkluderet.

Erfaringer

Bülow og VME valgte at lave et pilotprojekt fra starten. Det skulle vise potentialet og afsløre eventuelle børnesygdomme.

Effektiviseringen af VME tog derfor udgangspunkt i de områder, hvor der var mange papirregistreringer og meget kommunikation mellem produktion og administration.

Det er én ting at udføre opgaverne korrekt, men en anden at skulle rapportere, administrere og arkivere alle trin for at sikre korrekt dokumentation. Normalt var det to parallelle arbejdsgange, men i Gluu er det én handling med et par klik i appen fra en arbejder på byggepladsen.

Pilotprojektet gav et klart afkast, og derfor fortsatte VME med at rulle det ud til resten af fjernvarmeafdelingen.

I løbet af pilotprojektet blev der også oprettet en intern gruppe af superbrugere og ambassadører i VME. Disse ambassadører var, baseret på deres erfaringer fra pilotprojektet, i stand til at skabe tryghed for resten af organisationen i den videre udrulning.

VME og Bülow lagde stor vægt på, “hvad jeg får ud af digitaliseringen” for de timelønnede arbejdere. Når mange medarbejdere ikke er “digitalt indfødte”, er det vigtigt at fjerne IT-interaktion i stedet for at øge den. Med Gluu betød det, at en masse handlinger i forskellige systemer (og e-mails) blev reduceret til et par klik i en og samme app. Det fjernede IT og kompleksitet fra medarbejderens daglige arbejde på byggepladsen.

Samtidig har den enkle tilgang til korrekte arbejdsinstruktioner via appen sikret, at opgaverne bliver udført korrekt. Det har skabt tryghed for ledelsen og elimineret behovet for tæt opfølgning.