FALLSTUDIE
Skalieren mit Zuversicht: Wie die Prozesse von Gluu Qualität und Kundenorientierung sicherstellen
Wachstum ist eine Sache. Um sicherzustellen, dass dies nicht zu Lasten der Qualität und der Kundenorientierung geht, brauchte das dänische Bauunternehmen CJ A/S einen neuen Ansatz und ein neues Tool für das Bauprozessmanagement.
“Heute können wir alle unsere Projekte vom Angebot bis zur Auslieferung verfolgen – alle Prozesse, Aktivitäten und Dokumente wurden standardisiert, so dass alle Mitarbeiter auf eine einheitliche Weise arbeiten. ” Fall lesen
Hans Jørgen Ebbesen,
CEO, CJ A/S
Über Contractor CJ A/S
CJ A/S wurde 2011 gegründet und hat sich zu einem starken und innovativen Bauunternehmen entwickelt, das sich auf die Bereiche Wohn- und Gewerbebau, industrielle Dienstleistungen, Brennstoffanlagen und Tiefbau spezialisiert hat. Mit einem Team von über 160 Fachleuten haben sie fast 400 Projekte verschiedener Größenordnungen abgeschlossen. Ihr Erfolg beruht auf starken Werten und kooperativen Beziehungen, sowohl innerhalb des Teams als auch mit externen Partnern. CJ befindet sich im Besitz von wichtigen Mitarbeitern und wird von einem erfahrenen Vorstand geleitet. Ihr unerschütterliches Engagement für Verantwortung, Integrität und Innovation hat stets zu beeindruckenden Ergebnissen und Kundenzufriedenheit geführt.
Situation – CJ suchte nach einem Weg, um sicherzustellen, dass alle Abteilungen nach einer gemeinsamen und aktualisierten‘Best Practice‘ arbeiten. Dies sollte einen Ansatz zur kontinuierlichen Optimierung der End-to-End-Prozesse mit dem Kunden im Mittelpunkt beinhalten.
Problem – Große Bauprojekte gut zu leiten ist schwierig. Planung, Koordination und Verständnis für die Bedürfnisse eines Kunden sind der Schlüssel, um zu vermeiden, dass die vielen Interaktionen zwischen den vielen verschiedenen Rollen, die an einem Bauprojekt beteiligt sind, zu kostspieligen Fehlern führen.
Ein Hauptproblem ist, dass Budgetüberschreitungen in der Regel auf die Baufirmen zurückfallen – oder sie führen zu kostspieligen und zeitraubenden Schiedsverfahren.
All diese Probleme traten bei CJ bereits auf, bevor das Unternehmen schnell zu wachsen begann. CJ erlebte dann einen Nachfrageschub, und dieses Wachstum drohte die Probleme zu verstärken, wenn neue Mitarbeiter ihre eigenen, auf ihren früheren Erfahrungen beruhenden Arbeitsweisen einbrachten.
Das Topmanagement befürchtete eine Verwässerung der ‘CJ-Arbeitsweise’, die den anfänglichen Erfolg begründet hatte.
Lösung – Gluu’s Bauberatungspartner Refine Consulting leitete das Projekt. Es begann damit, dass sich das Topmanagement auf einen einheitlichen, standardisierten Arbeitsansatz einstellte und verpflichtete.
Das Ziel war es, alle wichtigen End-to-End-Prozesse in den normalen Bauprojektphasen Angebot, Entwurf, Planung und Ausführung abzubilden und zu digitalisieren.
Gluu wurde als kollaboratives Prozessmanagement-Tool ausgewählt, das die Bemühungen von der ersten Kartierung bis zur Ausführung der Aufgaben auf den Baustellen unterstützen sollte.
Implementierung – Refine Consulting führte zunächst eine Reihe von Workshops bei CJ durch. Ziel war es, die kritischen Prozesse zu identifizieren und etwaige Mängel in den bestehenden Arbeitsabläufen zu beleuchten.
Alle Prozesse, Arbeitsanweisungen und Dokumentationen wurden von ausgewählten Mitarbeitern überprüft und validiert. Veranstaltungen zur kontinuierlichen Verbesserung gaben allen Beteiligten die Möglichkeit, ihre eigenen Erfahrungen einzubringen – um sicherzustellen, dass CJs Best Practice keine wichtigen Erkenntnisse auslässt.
Basierend auf diesem agilen Ansatz wurden sie auf das Niveau verfeinert, das heute in der Produktion verwendet wird.
Ergebnisse – Seit der Einführung von Gluu im Jahr 2019 hat sich die Größe von CJ mehr als verdoppelt. CJ hat jetzt…
- Volle Kontrolle über alle Baumanagementprozesse.
- Kontinuierliche Prozessverbesserung durch Mitarbeiter-Feedback.
- Effektives Management des Bauprozesses, das sicherstellt, dass die Bedürfnisse des Kunden im Mittelpunkt stehen, ohne dass das Budget überschritten wird.
- Ein gutes Case Management stellt sicher, dass alle Mitarbeiter wissen, wo sie sich im Baumanagementprozess befinden und was vom Kunden erwartet wird.
Der CEO von CJ drückt es so aus:
“In Gluu können wir während des gesamten Prozesses sehen, ob Aktivitäten durchgeführt wurden und wo wir nicht arbeiten. Wir können auch sehen, wer für die spezifischen Aktivitäten verantwortlich ist. Auf diese Weise können wir uns gegenseitig helfen, die Dinge im zu erledigen.” richtige Reihenfolge und rechtzeitig. “
Hans Jørgen Ebbesen, CEO, CJ A/S
Mehr als 100 neue Mitarbeiter haben einen gemeinsamen Startpunkt mit Standardprozessen und einer gemeinsamen Projektportfolioübersicht.
Vor Gluu bestand die Gefahr, dass jeder neue Mitarbeiter seinen eigenen Weg gehen würde. Nun, Hans Jørgen erklärt, dass…
” Die Verbesserungsideen, die ständig von unseren Mitarbeitern kommen, werden alle digital gemeldet, von den Prozessverantwortlichen aufgegriffen und teilweise in unser Managementsystem aufgenommen.”
Mit den digitalen Arbeitsabläufen in Gluu können die Erfahrungen neuer Mitarbeiter in bestehende Prozesse eingebettet werden, um sicherzustellen, dass CJ stets nach den besten Praktiken der Branche arbeitet.
Die Zukunft – Aufgrund der Erfahrungen auf den Baustellen plant CJ nun, den Vertrieb, den Arbeitsschutz, das Gerätemanagement und andere Bereiche in Gluu aufzunehmen. Der Plan ist, Gluu in alle Bereiche der Produktion von CJ zu bringen.
DIE METHODE
Alle Beteiligten an Bord holen, von Standardprozessen bis zur Ausführung
Gluu basiert auf einer bewährten Methode, um ein wirklich prozessgesteuertes Unternehmen zu schaffen. In CJs Fall wurden die Bemühungen von Refine Consulting geleitet und begannen mit der Kartierung von “Standardprozessen”, die die beste Praxis des Unternehmens darstellten. Diese wurden dann zu “gemeinsamen Prozessen”, da sie die Mitarbeiter zu Feedback und Verbesserungen einluden. Schließlich wurden Aufgaben hinzugefügt und Prozesse werden nicht mit Gluu ausgeführt, um echte, greifbare Ergebnisse in Form von geringerem Risiko und höherer Produktivität zu erzielen.
Gelernte Lektionen, die andere nutzen können
CJ war nur in der Lage, das neue Produktionsmanagementverfahren auf neue Projekte anzuwenden, da die bestehenden Projekte bereits einem bestehenden Vertrag und Management unterlagen.
Bislang hat der Ausschreibungsprozess mehr Verbesserungszyklen durchlaufen als der Ausführungsprozess. Somit wird das vollständige Bild der Produktionsverbesserungen erst zu einem späteren Zeitpunkt klar sein.
Der Wert war bei großen Projekten am höchsten, bei denen Aufgaben mehrmals den Besitzer wechseln. Hier sahen sie die meisten Fehler und Verzögerungen.
Die Vorteile für die großen Projekte liegen in mehreren Bereichen auf der Hand:
- Aus Kundensicht kann CJ den Kunden nun vom ersten Tag an in eine kollaborative Projektmentalität einführen. Ein Grund dafür ist, dass die Aktivitäten und Erwartungen des Kunden sehr deutlich werden. Alle Kundenkontaktpunkte sind klar. CJ kann genau sagen, was passieren wird und welche Maßnahmen sowie Werkzeuge die tägliche Arbeit zwischen ihnen und den Kunden unterstützen werden.
- Es besteht ein Optimierungspotential, sich nur einen Überblick über den Prozess zu verschaffen. Die Übersicht hilft, unnötige interne Verschiebungen zwischen Mitarbeitern zu vermeiden, die sich bei Projekten gegenseitig ersetzen müssen, wenn die Umstände dies erfordern.
- Das Bauprozessmanagement und die Ausführung von Aufgaben über Gluu bieten ein weiteres Optimierungspotential: Niemand verliert den Überblick, und alle relevanten und kritischen Dokumentationen folgen dem gesamten Prozess. Jeder kann dem Kunden im Verlauf des Projekts genau mitteilen, wie der Status ist und was in Zukunft passieren wird.
Bei den kleineren Projekten waren es in erster Linie ein besserer Überblick und ein effizienteres Baumanagement, eine einfachere IT und eine einfachere Dokumentation, die den Projekten einen Mehrwert verliehen haben. Schließlich wird in enger Interaktion mit Bülow Management eine grundlegende Verbesserungskultur entwickelt. Hier tragen alle Mitarbeiter des Unternehmens direkt in Gluu zu Verbesserungsvorschlägen bei, die dazu beitragen werden, die Prozesse des Unternehmens in Zukunft zu verbessern.