Warum Ihr Projekt wirklich ein Prozess ist (und warum Sie sich darum kümmern sollten)
Viele Unternehmen investieren viele Ressourcen in das Management ihrer Projekte und ignorieren dabei ihre Prozesse. Was ist, wenn die meisten dieser Projekte tatsächlich Prozesse sind? Dieser Artikel befasst sich mit den Vorteilen, Projekte in Prozesse umzuwandeln.
Ich habe mit vielen erfahrenen Managern gesprochen, die Projekte und Prozesse durcheinander bringen. Ein Projekt wird oft als eine Struktur für die Erledigung von Aufgaben betrachtet. Während ein Prozess oft als notwendiges Übel angesehen wird, um Vorschriften einzuhalten oder sich wiederholende Arbeiten mit hohem Volumen zu bewältigen. Dies ist falsch und führt dazu, dass Sie Ihr Unternehmen nicht lernen und letztendlich nicht skalieren können. Hier ist der Grund:
“Ein Projekt ist eine zeitlich begrenzte Aktivität, die darauf abzielt, ein einzigartiges Produkt, eine Dienstleistung oder ein einzigartiges Ergebnis hervorzubringen.” Dies ist die Definition eines Projekts aus dem Project Management Body of Knowledge (PMBOK)
Es bedeutet, dass der Zweck eines Projekts darin besteht, etwas zu produzieren, das das Unternehmen noch nie zuvor produziert hat. Mit dieser Definition sind die meisten Projekte dann tatsächlich Prozesse. Zum Beispiel ist die Produktentwicklung ein Prozess. Ja, es führt zu neuen Produkten, aber wenn das Unternehmen kein neues Unternehmen gründet und eine radikale Innovation hervorbringt, dann ist es eine Aktivität, die wiederholt wird. Das Gleiche gilt für die Strategie. Wenn ein Unternehmen nur alle paar Jahre eine Strategie produziert, dann ist es ein Projekt. Wenn die Strategieentwicklung und -umsetzung im Gange ist, dann ist es ein Prozess.
“Ein Prozess ist eine Kette von Aktivitäten, die jeweils zum Gesamtergebnis beitragen.”
Ist das nur Semantik? Nein. Wenn 80 % der Aktivitäten Ihres Unternehmens als Projekte organisiert sind und die Anzahl der realen Projekte, die der Definition entsprechen, 30 % beträgt, dann erfinden Sie möglicherweise das Rad in den 50 % der Arbeit, die als Prozesse organisiert werden sollten, neu.
Hier sind einige der Prozesse, die ich als Projekte organisiert gesehen habe:
– Onboarding eines neuen Kunden
– Verwalten Sie die Kundensegmentierung
– Optimierung der Unternehmenswebsite
– Bewertung der Rentabilität der Kunden
Was ist das Problem?
Durch die Organisation der Aktivitäten als Projekte wird das Unternehmen jedes Mal anders besetzt und jedes neue Team würde dann seine eigenen Wege finden, dies zu tun. Sie können auch Berater hinzuziehen, um dies zu tun. Auf diese Weise gibt es kein Lernen von Fall zu Fall.
Es gibt keine Aufführungshistorie. Sie erfinden das Rad neu.
Was ist der Vorteil, wenn man mehr “Projekte” als Prozesse behandelt?
Das Unternehmen, das Aktivitäten als Prozesse behandelt, profitiert in vielerlei Hinsicht. Zuerst erhalten sie eine Bestätigung, dass die Aktivität wieder stattfinden wird und dass sie Teil dessen ist, was das Unternehmen tut. Wenn es sich nun um eine Kernaktivität handelt, möchten sie sie möglicherweise zu einem Teil ihres Betriebs machen oder sie an einen langfristigen, strategischen Partner auslagern, wenn sie nicht zum Kerngeschäft gehört. In jedem Fall wird ein Prozessverantwortlicher ernannt, der die Kontinuität und das Lernen von Fall zu Fall überwacht. Der Projektplan wird zur Prozesslandkarte, die Ergebnisse werden zu Vorlagen und der 10-20%ige Projektmanagement-Overhead wird plötzlich auf mehrere Fälle verteilt. Die Mitarbeiter sind motivierter zu beobachten, zu dokumentieren und zu lernen, da sie wissen, dass sie dies irgendwann in der Zukunft wiederholen müssen.
Bei welchen Projekten handelt es sich eigentlich um Prozesse?
Wie oft muss eine Aktivität wiederholt werden, bevor sie als Prozess (und nicht als Projekt) behandelt wird? Das hängt vom Aufwand ab, den Sie beim Einrichten eines Prozesses haben. Je komplexer Ihr Prozess-Excellence-Setup ist, desto mehr Wiederholungen benötigen Sie, bevor es sich positiv auszahlt.
Meine eigene Faustregel ist, dass, wenn dieselbe Aktivität innerhalb von ein oder zwei Jahren dreimal wiederholt wurde, ich sie beim vierten Mal als Prozess behandeln werde. Warum viermal? Wenn eine Kette von Aktivitäten zum ersten Mal ausgeführt wird, handelt es sich eindeutig um ein Projekt oder Ad-hoc (es sei denn, ich weiß, dass sie wiederholt wird). Beim zweiten Mal kann ich das Projektdiagramm kopieren, anpassen und das erste Projekt wiederholen. Beim dritten Mal werde ich dann anfangen, den gemeinsamen Nenner zwischen den drei Fällen zu sehen. Beim vierten Mal stelle ich dann sicher, dass die Aktivität als einfacher Prozess ausgeführt wird, der aus den Aktivitäten besteht, die für alle Fälle üblich waren.
Wenn es um die Personalbesetzung geht, können die ersten zwei oder drei Fälle von Projektmanagern geleitet werden, aber die Fälle drei und vier sollten von den Personen geleitet werden, die die formalen Rollen und Verantwortlichkeiten haben, um die Prozessverantwortung zu übernehmen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es von Vorteil ist, eine strengere Projektdefinition in Ihrem Unternehmen einzuführen. Behandeln Sie dann mehr Ihrer aktuellen Projekte als Prozesse und Sie werden feststellen, dass das Lernen und die Wiederverwendung von Arbeitsergebnissen zunehmen. Ihre Schlüsselpersonen können für die eigentlichen Projekte reserviert werden und neue, spezialisierte Mitarbeiter können die Rollen übernehmen, die für die Ausführung Ihrer neuen Prozesse erforderlich sind. Dieser Prozess öffnet nach und nach die “Black Boxes” Ihres Projekts und macht es überschaubarer und einfacher zu delegieren oder auszulagern.
Bilden Sie ein Projekt als Prozess ab!
Warum versuchen Sie nicht, ein Projekt, das Ihr Unternehmen wiederholt hat, als Prozess abzubilden? Hier finden Sie eine Anleitung zur einfachen Prozessabbildung , die Ihnen helfen kann.
Fragen und Antworten
Gluu empfiehlt mehrere spezifische Techniken und Strategien zur Identifizierung unklarer Bereiche in einem Geschäftsprozess. Eine Strategie könnte zum Beispiel darin bestehen, den Prozess in jeder Abteilung durchzugehen und alle Aktivitäten, die beteiligten Personen, die von ihnen verwendeten Tools und alle Herausforderungen, denen sie gegenüberstehen, zu dokumentieren. Eine andere Strategie könnte die Verwendung von Flussdiagrammen oder Prozesskarten sein, um den Prozess klar zu visualisieren. Außerdem kann das Feedback der Teammitglieder Aufschluss darüber geben, wo es Unklarheiten oder Engpässe geben könnte. Regelmäßige Audits sind auch hilfreich, um unklare Bereiche zu identifizieren und zu beseitigen.
Gluu passt seine Prozessabbildung an, indem es Simulationen und Berechnungen verwendet, die auf die spezifischen Bedürfnisse jedes Unternehmens abgestimmt sind. Simulationen bilden die Prozesse eines Unternehmens digital nach und spiegeln alle möglichen Ergebnisse wider, indem sie alle beteiligten Variablen berücksichtigen. Berechnungen beziehen sich auf Metriken oder Leistungsindikatoren, die den Erfolg quantifizieren oder Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen. Eine Berechnung könnte zum Beispiel die Dauer eines bestimmten Prozesses vom Beginn bis zum Abschluss messen.
Ja, Gluu bietet Unternehmen, die mit der Implementierung eines Prozess-Frameworks zu kämpfen haben, persönliche Beratung an. Sie bieten Unterstützung über verschiedene Kanäle wie Online-Chats und Video-Tutorials. Darüber hinaus gibt es Implementierungsberater, die direkte Unterstützung bieten und maßgeschneiderte Lösungen für die individuellen Herausforderungen jedes Unternehmens bereitstellen und sie durch den gesamten Implementierungsprozess begleiten.
