Was ist der BPM-Lebenszyklus?

Der BPM-Lebenszyklus beschreibt die Phasen, die Unternehmen nutzen, um Geschäftsprozesse kontinuierlich zu verbessern.

Der BPM-Lebenszyklus (Business Process Management Lifecycle) ist ein strukturierter, durchgängiger Ansatz für das Design, die Ausführung, die Messung und die Verbesserung der Art und Weise, wie Arbeit erledigt wird. Anstatt Prozessverbesserung als einmaliges Projekt zu behandeln, verwandelt der BPM-Lebenszyklus sie in eine fortlaufende Schleife. Dadurch können Teams Fehler reduzieren, die Bereitstellung beschleunigen, die Compliance stärken und sich schneller anpassen, wenn sich Prioritäten ändern.

In der Praxis hilft Ihnen der BPM-Lebenszyklus, von „So denken wir, dass der Prozess funktioniert“ zu „So funktioniert er tatsächlich im realen Leben“ zu gelangen. Sie dokumentieren die Arbeit, testen Annahmen, führen sie konsistent aus und verfeinern sie dann auf der Grundlage von Daten. Im Laufe der Zeit schafft dies vorhersehbarere Ergebnisse und eine klarere Verbindung zwischen täglichen Aktivitäten und Geschäftszielen.

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Wie bereits erwähnt, ist das Geschäftsprozessmanagement eine Disziplin, die aus 5 Phasen besteht: Design, Modellierung, Ausführung, Überwachung und Optimierung. Auch wenn Organisationen sie möglicherweise etwas anders benennen, bleibt die Logik dieselbe: Sie definieren die Arbeit, validieren sie, führen sie aus, messen sie und verbessern sie – und wiederholen dies dann.

Die 5 Phasen

Entwurf

Das Design ist der Ausgangspunkt des BPM-Lebenszyklus. Zuerst identifizieren Sie den aktuellen („Ist“-)Prozess und klären, warum er existiert, wem er dient und wie „gut“ aussieht. Als Nächstes erstellen Sie die verbesserte („Soll“-)Version mit klareren Schritten, weniger Übergaben und besseren Kontrollen.

Ein starkes Prozessdesign erleichtert die spätere Ausführung. Es umfasst typischerweise den Prozessablauf, Rollen und Verantwortlichkeiten, Warnungen und Benachrichtigungen, Eskalationen, Standardarbeitsanweisungen, Service Level Agreements und Mechanismen zur Aufgabenübergabe. Darüber hinaus definieren Sie Ein- und Ausgaben, damit die Teams wissen, was den Prozess auslöst und was der Erfolg hervorbringt.

Modellieren

Die Modellierung nimmt Ihr Design und testet es, bevor Sie sich festlegen. Sie bilden den Prozess in einer formalen Notation (oft BPMN) ab und fügen realistische Variablen wie Volumen, Routing-Regeln, Genehmigungen oder Personalbestand hinzu. Dann untersuchen Sie Szenarien, um zu sehen, wie sich der Prozess verhält, wenn sich die Bedingungen ändern.

Sie könnten beispielsweise modellieren, wie sich eine Kostensteigerung auf die Durchlaufzeiten auswirkt oder wie sich eine neue Compliance-Prüfung auf den Durchsatz auswirkt. Diese Phase des BPM-Lebenszyklus hilft Ihnen, versteckte Komplexität frühzeitig aufzudecken – wie Engpässe, Nacharbeitsschleifen oder unklare Verantwortlichkeiten –, sodass Sie das Design vor der Einführung anpassen können.

Ausführung

Die Ausführung ist der Punkt, an dem der Prozess vom Papier in die tägliche Arbeit übergeht. Je nach Situation können Sie Schritte mit Software automatisieren, Personen mit digitalen Arbeitsanweisungen anleiten oder beides kombinieren. In jedem Fall ist das Ziel konsistente Ergebnisse, nicht nur dokumentierte Absichten.

Eine Möglichkeit zur Automatisierung von Prozessen besteht darin, eine Anwendung zu entwickeln oder zu kaufen, die die erforderlichen Schritte des Prozesses ausführt; in der Praxis führen diese Anwendungen jedoch selten alle Schritte genau oder vollständig aus. Aus diesem Grund verwenden viele Unternehmen einen hybriden Ansatz: Software übernimmt das Routing, Formulare und Integrationen, während Menschen Ausnahmen, Ermessensentscheidungen und Genehmigungen bearbeiten. Eine klare Dokumentation und Verantwortlichkeit sind hier unerlässlich, da die Ausführung die Phase ist, in der Lücken sichtbar werden.

Überwachung

Die Überwachung misst, wie der Prozess tatsächlich funktioniert. Im BPM-Lebenszyklus verwandelt diese Phase die Ausführung in Erkenntnisse, indem sie Status, Zykluszeit, Qualität, Kosten und Compliance-Indikatoren verfolgt. Sie können einzelne Fälle (wie eine einzelne Kundenbestellung) sowie die Gesamtleistung über Wochen oder Monate hinweg überwachen.

Die Überwachung umfasst die Verfolgung einzelner Prozesse, sodass Informationen über ihren Zustand leicht eingesehen werden können und Statistiken über die Leistung eines oder mehrerer Prozesse bereitgestellt werden können. Sie können beispielsweise eine Kundenbestellung als „bestellt“, „warte auf Lieferung“ oder „Rechnung bezahlt“ verfolgen. Mit dieser Transparenz können Teams Probleme schneller erkennen, zum richtigen Zeitpunkt eskalieren und wiederkehrende Verzögerungen vermeiden.

Optimierung

Die Optimierung schließt die Schleife und startet den BPM-Lebenszyklus neu. Sie überprüfen die Leistungsdaten aus Modellierung und Überwachung, identifizieren, was den Fluss blockiert, und priorisieren Verbesserungen, die einen messbaren Wert liefern. Dann speisen Sie diese Änderungen wieder in das Design ein, sodass der aktualisierte Prozess zum neuen Standard wird.

Die Prozessoptimierung umfasst das Abrufen von Prozessleistungsinformationen aus der Modellierungs- oder Überwachungsphase, die Identifizierung der potenziellen oder tatsächlichen Engpässe und der potenziellen Möglichkeiten für Kosteneinsparungen oder andere Verbesserungen sowie die Anwendung dieser Verbesserungen bei der Gestaltung des Prozesses. Im Laufe der Zeit unterstützt dieser Zyklus die kontinuierliche Verbesserung, ohne die Kontrolle oder Konsistenz zu verlieren. Wenn Sie auf der Suche nach den richtigen Tools sind, die jede Phase des Prozessmanagement-Lebenszyklus unterstützen, finden Sie in unserem BPM Software Selection Guide Plattformen, die Ihre Prozesse rationalisieren und optimieren können.

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