Checkliste für das Onboarding von Mitarbeitern herunterladen

Das Onboarding von Mitarbeitern ist der Prozess der Integration eines neuen Mitarbeiters in ein Unternehmen und dessen Kultur. Bei erfolgreicher Implementierung sind neue Mitarbeiter in der Lage, die neuen Fähigkeiten, Kenntnisse, Einstellungen und Verhaltensweisen, die von ihnen erwartet werden, schnell und effizient auszuführen.

Eine praktische Checkliste für das Onboarding von Mitarbeitern

Das richtige Onboarding ist wichtig, wenn Sie produktive Mitarbeiter wollen, die länger bleiben. Wir haben einige Nachforschungen angestellt und eine Reihe von Checklisten für das Onboarding von Mitarbeitern zusammengestellt, die jede Phase Ihres Onboardings abdecken. Dieser Artikel enthält die Checkliste sogar als Excel-Datei.

Leider versäumen es viele Unternehmen, einen Onboarding-Prozess durchzuführen, der neuen Mitarbeitern das Wissen und die Inspiration vermittelt, die sie benötigen, um loyale, langfristige Mitarbeiter zu sein. Also, was fehlt ihnen? Die grundlegenden Aspekte des Onboardings sind:

• Haben Sie einen starken, ersten Eindruck bei der Planung
• Erzählen Sie die Geschichte Ihres Unternehmens
• Veranschaulichen Sie Ihre Vision der Zukunft
• Zeigen Sie die Werte Ihres Unternehmens
• Investieren Sie in die Karriereentwicklung

Die Bereitstellung all dieser Informationen ist eine komplexe Aufgabe, die Wochen oder Monate dauern kann. Aus diesem Grund haben wir eine vollständige Checkliste für das Onboarding von Mitarbeitern zusammengestellt, um jeden notwendigen Aspekt zu durchdenken.

Wenn Sie auf der Suche nach einem umfassenderen Leitfaden für das Onboarding von Mitarbeitern sind, dann werfen Sie einen Blick auf unseren Leitfaden für einen erfolgreichen Onboarding-Prozess für Mitarbeiter.

Checkliste für das Onboarding von Mitarbeitern vor der Ankunft

Bereiten Sie 1-2 Wochen vor dem ersten Tag Ihres neuen Mitarbeiters Ihre neuen Einstellungsunterlagen vor. Erwägen Sie, die folgenden Richtlinien und Formulare aufzunehmen, die neue Mitarbeiter ausfüllen und unterschreiben müssen:

• Ein Arbeitsvertrag
• Eine Geheimhaltungsvereinbarung
• Ein Arbeitnehmererfindungsvertrag
• Ein Mitarbeiterhandbuch
• Steuerformulare (z. B. IRS-Formular W-4 oder IRS-Formular I-9 in den USA)
• Bankverbindung.

Richten Sie zunächst die Softwarekonten Ihres neuen Mitarbeiters ein, einschließlich:

• E-Mail-Adresse der Organisation
• Office Instant Messager
• Software für das Personalinformationssystem (HRIS) des Unternehmens
• Passwort-Management-Software für Unternehmen (LastPass usw.)
• Produktivitätssoftware für Unternehmen (Gluu, Jira usw.)
• Unternehmen ATS für Mitglieder von Recruiting-Teams

Zweitens: Bereiten Sie die Technik Ihres neuen Mitarbeiters vor, einschließlich:

• Einen Laptop
• Ein Monitor
• Ein Telefon
• Eine Maus
• Eine Tastatur
• Ein Headset
• Bestätigen Sie außerdem die neue Bürotelefonnummer Ihres Mitarbeiters
• Visitenkarten und/oder ein Namensschild für den Schreibtisch bestellen
• Einen neuen Mitarbeiterausweis/Gebäudezugangsanhänger besorgen
• Planen Sie Einführungsgespräche mit wichtigen Kollegen für die ersten Wochen des neuen Mitarbeiters
• Ermutigen Sie die Teammitglieder (insbesondere die im Vorstellungsgespräch), sich vor dem Starttermin an Ihren neuen Mitarbeiter zu wenden, um ihm zu gratulieren und ihn willkommen zu heißen. Dies trägt wesentlich dazu bei, Beziehungen in einem frühen Stadium des Prozesses aufzubauen
• Bitten Sie Ihren neuen Mitarbeiter auch, ein Onboarding-Formular auszufüllen, das Informationen zu Allergien, Essensvorlieben und T-Shirt-Größe enthält, wenn Sie Ihrem Willkommenspaket ein Firmenhemd beilegen
• Erstellen Sie einen Begrüßungsplan für das Mittagessen am ersten Tag Ihres neuen Mitarbeiters
• Planen Sie ein HR-Onboarding-Meeting für den ersten Tag Ihres neuen Mitarbeiters
• Arrangieren Sie bei Bedarf die Zufahrt zum Parkplatz
• Planen Sie den ersten Einsatz Ihres neuen Mitarbeiters
• Arrangieren Sie alle relevanten internen (oder externen) Schulungen, die für die Stelle erforderlich sind
• Senden Sie Ihrem neuen Mitarbeiter eine Willkommens-E-Mail, in der Sie ihm mitteilen, was ihn erwartet
• Fügen Sie Karten, Besprechungsdetails usw. hinzu.
• Stellen Sie sicher, dass sie wissen, wann sie an ihrem ersten Tag ankommen müssen, und fragen Sie, ob sie weitere Fragen haben

Der Tag vor dem ersten Tag Ihres neuen Mitarbeiters

Reinigen Sie den Schreibtisch Ihres neuen Mitarbeiters und richten Sie seine Ausrüstung und sein Willkommenspaket ein. Erwägen Sie, Folgendes in Ihr Willkommenspaket aufzunehmen:

• Ein Begrüßungsschreiben
• Papierkram für neue Mitarbeiter und HR-Dokumente
• Ein Firmennotizbuch
• Anweisungen zum Einrichten der Technologie
• Ein Firmen-T-Shirt
• Ein Firmenbecher
• Stifte
• Eine Kopie Ihres Büroplans
• Eine Kopie des Organigramms Ihres Unternehmens
• Aufkleber
• Eine Kopie des Zeitplans Ihres neuen Mitarbeiters für die erste Woche
• Ein Exemplar eines Buches, das für Ihre Teamkultur relevant ist
• Stellen Sie sicher, dass das Firmen-E-Mail-Konto Ihres neuen Mitarbeiters eingerichtet ist, und leiten Sie regelmäßige Einladungen zu Teambesprechungen an ihn weiter
• Fügen Sie die E-Mail-Adresse Ihres neuen Mitarbeiters zu relevanten Verteilerlisten hinzu und fügen Sie seine neue Telefonnummer zu relevanten Telefonlisten hinzu
• Senden Sie außerdem eine Nachricht an die Abteilung Ihres neuen Mitarbeiters, um alle an ihre Starttermine zu erinnern
• Fügen Sie die Daten Ihres neuen Mitarbeiters zu Ihrem HRIS-System hinzu, falls Sie dies noch nicht getan haben
• Fügen Sie den Schreibtisch Ihres Mitarbeiters zur internen Schreibtischkarte Ihres Büros hinzu

Der Tag der Ankunft:

• Halten Sie jemanden bereit, um Ihren neuen Mitarbeiter willkommen zu heißen, wenn er ins Büro kommt
• Geben Sie Ihrem neuen Mitarbeiter eine detaillierte Büroführung und machen Sie ihn auf seinen Zeitplan für die ersten Tage aufmerksam
• Vereinbaren Sie auch ein Begrüßungsgespräch mit dem Vorgesetzten Ihres neuen Mitarbeiters, um einen Überblick über sein neues Team, seine Rolle und die Messung seines Erfolgs zu erhalten
• Planen Sie Zeit für den Papierkram für neue Mitarbeiter ein
• Nehmen Sie Ihren neuen Mitarbeiter mit einigen seiner wichtigsten Teammitglieder zum Mittagessen auf
• Gönnen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter außerdem eine Auszeit, um seine neue Ausrüstung einzurichten, neue Passwörter festzulegen und sich bei seinen neuen Konten anzumelden
• Führen Sie schließlich ein formelles HR-Onboarding-Meeting durch, das Details zur Anmeldung von Leistungen, Betriebsferien und -richtlinien, zur Unternehmensstruktur und zur Teamkultur enthält und die Vision, Mission und Werte Ihres Unternehmens überprüft. (Wenn Sie sie formell dokumentiert haben.)

Checkliste für das Mitarbeiter-Onboarding für die erste Woche Ihres neuen Mitarbeiters

• Planen Sie zunächst die regelmäßigen 1:1-Management-Meetings Ihres neuen Mitarbeiters
• Zweitens: Legen Sie klare Ziel- und Leistungsziele für die ersten 3 Monate, 6 Monate und das Jahr Ihres neuen Mitarbeiters fest
• Gehen Sie eine 3-Monats-Roadmap für die wichtigsten Projekte durch, an denen sie arbeiten werden
• Planen Sie sinnvolle Arbeitsaufgaben, die sie zum Laufen bringen
• Geben Sie schnelles Feedback zu ihren anfänglichen Arbeitsaufgaben und legen Sie die Erwartungen des Managements an ihre Leistung fest
• Planen Sie Einführungsgespräche mit jeder Abteilung, nicht nur mit denen, mit denen der Mitarbeiter zusammenarbeiten wird, sondern mit allen Abteilungen im gesamten Unternehmen, damit sie ein umfassendes Verständnis für verschiedene Teile Ihres Unternehmens erhalten
• Melden Sie sich auch regelmäßig bei ihnen und beantworten Sie alle Fragen, die sie haben

Die ersten 3 Monate Ihres neuen Mitarbeiters

• Führen Sie weiterhin regelmäßige 1:1-Besprechungen durch
• Halten Sie einen informellen 30-Tage-Check-in ab, um alle unmittelbaren Bedenken auszuräumen, gefolgt von einem 90-tägigen Check-in, um zu sehen, wie alles läuft
• Bitten Sie um Feedback zu Ihrem Onboarding-Prozess, damit Sie den Prozess für zukünftige neue Mitarbeiter verbessern können

All diese Phasen des Onboardings zu durchlaufen, kann eine entmutigende Aufgabe sein. Wir hoffen daher, dass diese Checkliste für das Onboarding von Mitarbeitern eine große Hilfe bei der Verbesserung der Integration Ihrer neuen Mitarbeiter sein wird.

Hier ist die vollständige Checkliste als Excel-Download:

Wenn Sie bei der Planung Ihres Onboarding-Prozesses für Mitarbeiter etwas mehr Unterstützung wünschen, empfehlen wir Ihnen das Onboarding-Planungstool des MIT.

Dieser Beitrag wurde ursprünglich am 28. September 2018 veröffentlicht und am 12. Oktober 2022 überarbeitet.