Das QMS eines Bildungsanbieters
In diesem Fall lud ich die Qualitätsmanagerin von UCPlus, Kim Strunge, zu einem Vortrag darüber ein, wie Qualitätsmanagement, ISO9001 und ihr Qualitätsmanagementprozess in der Praxis funktionieren, wenn Gesetze und Vorschriften UCPlus als Bildungsanbieter kontrollieren.
In diesem Interview erfahren Sie, wie das dänische Bildungszentrum UCPlus mit Qualitätsmanagement, ISO9001 und ihrem QMS arbeitet, wenn Gesetze und Vorschriften sie als Organisation beeinflussen. Ich habe UCPlus Qualitäts- und Bildungsmanagerin, Kim Strunge, zu einem Vortrag eingeladen.
UCPlus in Kürze: UCPlus ist nach ISO9001, 14001 und 18001 in Arbeitsumgebungsmanagementsystemen und Umweltmanagementsystemen zertifiziert. Das Unternehmen ist spezialisiert auf die Aus- und Weiterbildung in der Transportbranche. Sie verfügen über mehr als 35 Jahre Erfahrung im Bildungsbereich und bilden Fahrer für Taxis und schwere Fahrzeuge wie Lastwagen und Busse aus. UCPlus bietet auch Sprachkurse in Dänisch für ausländische Erwachsene an.
Ein selbst entwickeltes QMS
Ich habe Kim Strunge gefragt, wie UCPlus als Bildungszentrum mit Qualitätsmanagement-Prozessen und ISO 9001 in der Praxis arbeitet. Er teilte mir mit, dass sie ein selbst entwickeltes Managementsystem verwenden. Ihr Managementsystem ist in PowerPoint und Excel gestaltet. PowerPoint wird als Mitarbeiterhandbuch und Excel zur systematischen Nachverfolgung von Abweichungen eingesetzt. Alle Mitarbeiter können auf das System zugreifen und alle Rollen sind sichtbar. Führungskräfte sind Miteigentümer des Systems und haben die Verantwortung, die auftretenden Abweichungen zu korrigieren:
“Auf diese Weise arbeiten wir jeden Tag aktiv mit dem System.”
Da UCPlus sein Managementsystem jeden Tag aktiv nutzt, halten sie vier Management-Evaluierungssitzungen pro Jahr ab (obwohl die Norm nur eine Sitzung pro Jahr vorschreibt). Kim Strunge erklärt:
“Es ist das Abweichungssystem, das uns am Laufen hält. Qualität wird für uns in unserer Branche groß geschrieben. Daher liegen unsere Follow-ups nie mehr als drei Monate auseinander in Form eines Management-Evaluationsgesprächs.”
Ich habe Kim Strunge gefragt, ob sie Probleme mit dem von ihnen verwendeten Managementsystem haben. Auf diese Frage antwortete er, dass das System in Bezug auf die Anzahl der Abweichungen und die Art und Weise, wie sie mit Follow-ups arbeiten, perfekt funktioniert. Ein weiterer Vorteil des Systems ist, dass es für alle leicht zugänglich, verständlich und einfach ist:
“Jeder kann sich damit identifizieren, weil es einfach ist. Wenn man ein Managementsystem erstellt, ist es wichtig, keine großen Blöcke zu bauen, sondern ein kleines Haus mit einer guten Straße, an die man glaubt.”
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Qualitätsmanagementprozesse in der Praxis
Ich habe Kim Strunge gefragt, wie UCPlus als Bildungszentrum mit ihrem Managementsystem zusammenarbeitet. Dazu erklärte er, dass kontinuierliche Verbesserungen ein wichtiger Teil davon sind:
“In unserem Managementsystem besteht ein ständiger Bedarf an kontinuierlichen Verbesserungen und Anpassungen. In unserem System beschreiben wir, was wir tun. Wenn wir etwas anderes als das Übliche machen, muss sich das System ändern.”
Kim Strunge erklärt auch, dass diese Prozesse von internen Audits begleitet werden. Darüber hinaus sind kontinuierliche Verbesserungen begrenzt, da Vorschriften und Gesetze UCPlus streng kontrollieren. Deshalb untersuchen sie häufig, ob neue Vorschriften oder Gesetze in das System aufgenommen werden. Dies geschieht durch rechtliche Hinweise und Links:
“Wir müssen das selbst machen. Und das ist ein gesunder Prozess, denn wir durchlaufen das gesamte System alle zwei Monate.”
Kim Strunge fügt hinzu, dass sie gerade dafür einen spezifischen Prozess haben. Darüber hinaus gibt es ein jährliches Seminar, in dem Gesetze und Vorschriften überprüft werden.
Zieh dich hoch
Zum Schluss habe ich Kim Strunge gefragt, wie er die Zukunft von Managementsystemen sieht. Er antwortete, dass er der Meinung ist, dass ein Managementsystem heute die Qualität sicherstellen muss, was für UCPlus besonders wichtig ist, da staatliche Gesetze und Vorschriften sie als Organisation beeinflussen. Darüber hinaus glaubt er, dass es für alle Organisationen notwendig ist, eine Struktur zu schaffen, an die sie glauben, die zur Branche und den möglichen Veränderungen passt.
Kim Strunge fasst zusammen:
“Es ist wichtig, eine Struktur zu haben, die zu der Welt passt, in die man sich als Organisation einfügen und mit der man sich identifizieren muss. Eine Möglichkeit, sich aufzurappeln, besteht darin, Follow-ups zu planen.”
Möchten Sie erfahren, wie Sie Ihre Führungskräfte in Qualitätsmanagementprozesse und -systeme einbinden können? Lesen Sie unseren Artikel!
UCPlus-Anpassung an die Industrie
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass UCPlus ein Managementsystem aufgebaut hat, das eng auf seine Branche und sein Geschäftsmodell zugeschnitten ist. Die Auswirkungen sind in erster Linie auf die Gesetzgebung zurückzuführen, und UCPlus hat es geschafft, Routinen und ein QMS zu schaffen, das diese Anforderungen sorgfältig sammelt und einbezieht. Es könnte interessant sein zu untersuchen, ob andere Unternehmen, die die Öffentlichkeit als Hauptkunden haben, dies auf die gleiche Weise tun. Wir werden dies in einem anderen Fall weiter untersuchen.
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Fragen und Antworten
Gluu untersuchte die Workflow-Methoden des Unternehmens und verfolgte die für Aufgaben aufgewendete Zeit, um Verschwendung zu identifizieren und zu messen. Sie nutzten Tools zur Datenerfassung, um eine detaillierte Analyse der Bereiche zu erstellen, in denen unnötig Zeit aufgewendet wurde.
Um den Referenzprozess der Organisation zu vereinfachen, integrierte Gluu seine moderne Softwareplattform, um komplexe Verfahren zu bearbeiten. Es wurden Schulungen durchgeführt und umfassende Leitfäden entworfen. Ein einfacher Online-Zugang zu diesen Leitfäden und Prozesskarten wurde ebenfalls bereitgestellt.
Die Software von Gluu gewährleistet eine nachhaltige und verbesserte Ausführung der Verfahren in der Zukunft, indem sie kontinuierliches Lernen und Verbesserung fördert. Es ermöglicht Aktualisierungen in Echtzeit, verfolgt die Effizienz von Verfahren und liefert Erkenntnisse für notwendige Überarbeitungen. Es fördert die Teamarbeit und reduziert die Zeitverschwendung, wodurch ein effektiverer und effizienterer Arbeitsablauf unterstützt wird.
