Was ist Geschäftsprozessdokumentation?

Die Prozessdokumentation ist die Zusammenstellung aller Dokumente, die einen Prozess unterstützen.

Wenn man “Prozessdokumentation” hört, denkt man in der Regel an das engere Thema “Prozessabbildung“. Aber eigentlich umfasst die Geschäftsprozessdokumentation alle Dokumente, die zur Unterstützung eines Prozesses dienen. Das können Richtlinien, Checklisten, Tutorials, Formulare oder sogar Links zu anderen Anwendungen sein.

Die Prozessdokumentation ist eine vollständige Beschreibung der Ausführung eines bestimmten Prozesses. Hier ist die Feuerprobe. Kann jemand, der über angemessene Kenntnisse Ihres Unternehmens verfügt, die Dokumentation finden und lesen und eine Instanz des Prozesses erfolgreich ausführen? Wenn ja, haben Sie den Test bestanden. Sie haben eine ziemlich gute Prozessdokumentation. Leider ist das oft nicht der Fall, während Einzelpersonen denken, dass sie ihren Prozess gut kennen. Wenn es nicht aufgeschrieben ist, besteht die Möglichkeit, dass sie ihre Aufgaben nicht auf die gleiche Weise erledigen wie ihre Kollegen. Dies ist von entscheidender Bedeutung, denn der Schlüssel zur Qualität ist Konsistenz.

Wer ist beteiligt?

Bis zu einem gewissen Grad sollte sich jeder in Ihrem Unternehmen mit der Prozessdokumentation herumschlagen. Schließlich werden theoretisch alle wiederholbaren Aktionen in Ihrem Unternehmen abgedeckt, es gibt nur sehr wenige Rollen, die diese nicht haben. Hier sind die vielen Überlegungen, die bei der Prozessdokumentation zu berücksichtigen sind:

Projektteams – Experten plädieren dafür, eine erfahrene und talentierte Person in einem Team der Rolle des Prozessverantwortlichen zuzuweisen. Auf diese Weise versteht der Eigentümer den Prozess, den er dokumentiert, und hat einen klaren Anreiz, ihn effizienter zu gestalten – er arbeitet persönlich daran.
Stakeholder – Die Bereitstellung einer Plattform, um mehr über alltägliche Prozesse zu erfahren und die Perspektiven und Erfahrungen der Mitarbeiter zu überprüfen, ist für Stakeholder pragmatisch.
Außenstehende – Berater, Freiberufler, neue Mitarbeiter Es gibt viele Interaktionen mit Menschen, die mit Ihrem Unternehmen nicht vertraut sind und von einer klaren, präzisen Prozessdokumentation sehr profitieren werden.

Warum in Prozessdokumentation investieren?

Bei richtiger Implementierung sind hier einige der Ziele, die Ihnen durch die Prozessdokumentation erreicht werden können:

Verfolgen Sie die Effektivität, Pünktlichkeit und Ausführung von Aufgaben.
Identifizieren Sie die Auswirkungen von Änderungen in Ihrem Prozess.
Erkennen Sie außerdem Engpässe und andere Fehler in Ihrem Prozess.
Senken Sie Ressourcen und Kosten für Aufgaben.
Verbessern Sie schließlich die Effizienz und Qualität Ihrer Arbeit, was zu einer besseren Kundenzufriedenheit führt.

Wenn Ihr Unternehmen keine Dokumentation für die Art und Weise verwendet, wie Sie Ihre Arbeit erledigen, ist es wahrscheinlich an der Zeit, dies zu beheben. Denn die Umsetzung entscheidet darüber, ob ein Konzept zum Erfolg wird.