Business-Prozessmanagement-Software – So wählen Sie ein BPM-Tool aus, das die Leute tatsächlich nutzen werden
Der Kauf von Business-Prozessmanagement-Software kann sich überwältigend anfühlen. Einige Plattformen sind für umfangreiche Automatisierungsprojekte konzipiert. Andere eignen sich hervorragend für die Modellierung, haben aber Schwierigkeiten, die Akzeptanz im täglichen Betrieb zu fördern. In diesem Leitfaden erfahren Sie, was BPM-Software ist, welche Funktionen am wichtigsten sind, wie sich die führenden Tools unterscheiden und wie Sie die beste Business-Prozessmanagement-Software für die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens auswählen.
Was ist Business-Prozessmanagement-Software?
Software für das Business-Prozessmanagement hilft Ihnen, wiederkehrende Arbeiten über verschiedene Rollen hinweg zu visualisieren, zu dokumentieren, auszuführen und zu verbessern. Mit anderen Worten, sie verwandelt „wie wir Dinge tun“ in ein gemeinsames System. Wenn es gut funktioniert, wird es zu einem zentralen Ort, an dem Mitarbeiter Prozesslandkarten, Arbeitsanweisungen, Verantwortlichkeiten und die neueste genehmigte Version der Standardarbeitsweise finden.
Unternehmen investieren typischerweise in BPM-Software, um Abläufe zu standardisieren, Mitarbeiter schneller einzuarbeiten, Fehler zu reduzieren, Wissen zu speichern, ohne Chaos zu skalieren und Compliance-Bemühungen zu unterstützen (z. B. ISO- oder DSGVO-bezogene Dokumentation und Nachweise). Genauso wichtig ist, dass das richtige Tool die kontinuierliche Verbesserung unterstützt, indem es Feedback und Leistungsdaten aus der realen Arbeit erfasst.
BPM vs. Workflow: Wo liegt der Unterschied?
Workflow-Tools konzentrieren sich in der Regel auf die Verlagerung von Aufgaben von A nach B – oft innerhalb eines einzelnen Teams oder Systems. BPM-Software zielt breiter. Sie verbindet Prozessverständnis (Landkarten und Anweisungen), Prozessausführung (Aufgaben und Fälle) und Prozessverbesserung (Feedback und Analysen) über verschiedene Abteilungen hinweg. Aus diesem Grund beinhalten BPM-Plattformen in der Regel auch eine stärkere Governance, Rollen, Verantwortlichkeiten und Versionierung.
Allerdings verwischen viele Anbieter die Grenzen. Sie finden Tools für „Workflow-Management“, „Process Intelligence“, „Process Mining“ und „Low-Code-Automatisierung“, die BPM-Funktionen beinhalten. Wenn Sie eine Auswahlliste erstellen, sollten Sie über die Kategoriebezeichnung hinausgehen und sich auf Ihre Ergebnisse konzentrieren: Akzeptanz bei der täglichen Arbeit, messbare Leistung und die Fähigkeit, Prozesse im Zuge der Geschäftsentwicklung zu ändern.
Wichtige Funktionen, auf die Sie bei BPM-Software achten sollten
Funktionschecklisten können irreführend sein. Eine lange Liste garantiert keinen Wert. Verwenden Sie stattdessen eine praktische Sichtweise: Kann das Tool Ihnen helfen, einen Prozess von „definiert“ über „erledigt“ zu „verbessert“ zu bringen? Die folgenden Kriterien spiegeln wider, was viele Process Excellence Teams benötigen, um mit der Akzeptanz erfolgreich zu sein.
1) Einfach zu implementieren und zu verwenden
Die Benutzerakzeptanz ist alles. Wenn die Plattform wochenlange Schulungen oder ständige Expertenunterstützung erfordert, verfallen die meisten Teams in Gewohnheiten, E-Mails und Stammeswissen. Streben Sie ein Tool an, mit dem fortgeschrittene Benutzer in wenigen Stunden produktiv werden können und Geschäftsanwender die Grundlagen in weniger als einer Stunde erlernen können.
2) Macht Standardarbeit leicht verständlich
Mitarbeiter nehmen den kürzesten Weg. Daher muss Ihr „offizieller“ Prozess klarer und einfacher sein als der Workaround. Achten Sie auf visuelle Prozessmodellierung, ein verbundenes Repository, rollenbasierte Ansichten und eingebettete Arbeitsanweisungen (Video, Bilder, Dateien, Links), die sich direkt auf die Aktivitäten beziehen, die die Mitarbeiter ausführen.
3) Ermöglicht Kommunikation und Feedback
Wenn jemand zum ersten Mal einen Prozess liest, tauchen Fragen auf. Wenn das Tool diese Fragen nicht im Kontext erfassen kann, verlieren die Benutzer die Geduld und hören auf, der Dokumentation zu vertrauen. Wählen Sie eine Software mit In-Process-Kommentaren, Tagging, Änderungsanforderungen und Genehmigungsabläufen, damit Feedback zu besseren Prozessen wird – nicht zu langen E-Mail-Threads.
4) Unterstützt die Prozessausführung
Die Dokumentation allein ändert selten das Verhalten. Ausführungsfunktionen helfen Ihnen, wiederkehrende Aufgaben auszuführen, Workflows bei Bedarf zu starten, aufzuzeichnen, wer was wann getan hat, und nachzufassen, wenn die Arbeit verspätet ist. Auch wenn Sie nicht alles automatisieren, erhalten Sie durch die Ausführungsverfolgung einen Nachweis, Konsistenz und einen sauberen Pfad für Audits.
5) Sammelt Daten zur Verbesserung von Prozessen
Sobald sich Ihre Prozesse stabilisieren, wird die Verbesserung zum Ziel. Eine leistungsstarke BPM-Software ermöglicht es Ihnen, häufige Schwachstellen zu erkennen, Schritte zu identifizieren, die Zeit- oder Qualitätsstandards verfehlen, und die Prozesse mit der schlechtesten Leistung zu priorisieren. Kombinieren Sie qualitatives Feedback („dieser Schritt ist unklar“) mit quantitativen Signalen („diese Aufgabe ist immer verspätet“), um intelligentere Entscheidungen zu treffen.
6) Integriert, um Aufgaben zu automatisieren
Keine BPM-Plattform ist eine Insel. Im Laufe der Zeit werden Sie sie mit ERP-, CRM-, Ticketing- oder RPA-Tools verbinden. In der Praxis wünschen Sie sich eine sichere API, eine solide Dokumentation und nach Möglichkeit vorgefertigte Konnektoren. Dies hält die Automatisierung realistisch, während Sie dennoch die Sichtbarkeit des End-to-End-Prozesses beibehalten.
7) Gewährleistet eine solide Governance
Wenn Ihr Repository wächst, entscheidet die Governance, ob es nützlich bleibt. Priorisieren Sie Versionierung, Änderungsverfolgung, rollenbasierte Berechtigungen und klare Verantwortlichkeiten auf Prozessebene. Sie benötigen auch die Möglichkeit, die Bearbeitung zu delegieren, ohne die Kontrolle über die gesamte Hierarchie und die Standards zu verlieren.
8) Kann direkt mit KI-Agenten zusammenarbeiten
KI verändert die Auswahlkriterien für BPM. Ein gut strukturiertes Prozess-Repository beantwortet was, warum, wie und wer – genau das, was KI-Agenten benötigen, um Aufgaben sicher auszuführen. Achten Sie auf Plattformen, die menschliche Aufgaben mit KI-gestützten Schritten kombinieren, Prozessdaten über eine API verfügbar machen und Prozessverantwortliche überwachen lassen, wie KI-gestützte Arbeit ausgeführt wird.
Vorteile der Verwendung von BPM-Software
- Höhere Effizienz: Klare Schritte, weniger Übergaben und weniger Fehler reduzieren die Durchlaufzeit.
- Bessere Zusammenarbeit: Gemeinsamer Prozesskontext richtet Teams aus und beseitigt die Verwirrung darüber, „wer was tut“.
- Schnelleres Onboarding: Neue Mitarbeiter lernen Standardarbeit schneller mit visueller Anleitung und Anweisungen.
- Verbesserte Compliance: Versionierung, Genehmigungen und Ausführungsnachweise stärken die Auditbereitschaft.
- Besser skalierbare Abläufe: Dokumentierte, ausführbare Prozesse machen das Wachstum wiederholbar.
Top-BPM-Softwarelösungen im Vergleich
Der Vergleich von BPM-Software ist wie der Vergleich von Äpfeln mit Birnen. Tools verfügen oft über gemeinsame Kernfunktionen, unterscheiden sich aber in ihrer Philosophie und ihrem primären Anwendungsfall. Viele Teams beginnen mit Bewertungsseiten und Kategorieseiten (z. B. Gartner Peer Insights, Capterra, GetApp und Software Advice). Dieser Ansatz ist hilfreich, dennoch sollten Sie die Behauptungen zur „Verfügbarkeit von Funktionen“ in einer Live-Demo überprüfen, da die Auflistungen vom Anbieter gemeldet werden können.
Nachfolgend finden Sie eine praktische Momentaufnahme gängiger BPM-Tool-„Typen“, die Sie auf dem Markt sehen werden, wobei bekannte Anbieter als Beispiele dienen. Verwenden Sie sie, um Ihre Auswahlliste basierend auf Ihren wichtigsten Bedürfnissen einzugrenzen: Ausführung, Automatisierung, Intelligenz oder Modellierung.
| Tool-Fokus | Am besten geeignet für | Typische Anbieter | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|---|
| Operatives BPM (Ausführung + Governance) | Sicherstellen, dass die Arbeit jeden Tag richtig abläuft | Gluu | Bestätigen Sie die Integrationen und die Automatisierungstiefe für Ihren Stack |
| Low-Code-App-Plattformen mit BPM | Erstellen von benutzerdefinierten Apps und komplexen Workflows | Appian, Kissflow | Erfordert möglicherweise mehr Aufwand beim Erstellen und mehr Governance, um die Konsistenz zu gewährleisten |
| Process Intelligence / Mining | Analysieren und Optimieren von Unternehmensprozessen | SAP Signavio, ARIS | Die Ausführung für Frontline-Benutzer kann auf andere Systeme angewiesen sein |
| Dokumentenzentrierte Workflow-Automatisierung | Formulare, Unterschriften, Genehmigungen und Dokumentenverarbeitung | Nintex | Stellen Sie sicher, dass es die End-to-End-Prozesssichtbarkeit unterstützt, nicht nur Genehmigungen |
| Diagrammerstellung | Schnelles Erstellen von Prozessdiagrammen | Microsoft Visio, Lucidchart | Oft begrenzte Governance, Ausführung und Feedbackschleifen |
Auch die Preisgestaltung ist schwer zu vergleichen, da die Anbieter unterschiedliche Modelle verwenden (Per-User-Tiers, Flatrates, Add-ons und individuelle Angebote). Als Ausgangspunkt sehen Teams oft Abonnementpreismuster wie: Visio Per-User-Pläne, Gluu Per-Seat-Tiers, Kissflow-Paketpläne und Enterprise-Tools wie Appian, ARIS, Signavio und Nintex, die häufig per Angebot verkauft werden. Validieren Sie immer die Gesamtkosten basierend auf der erwarteten Anzahl von Editoren, Viewern und Ausführungsbenutzern.
So wählen Sie die richtige BPM-Software aus
Beginnen Sie damit, Ihre „Definition von Erfolg“ aufzuschreiben. Wünschen Sie sich hauptsächlich Standardisierung und Onboarding? Benötigen Sie eine zuverlässige Ausführungsverfolgung? Oder treiben Sie Automatisierung und Transformation voran? Sobald Sie sich über die Ergebnisse im Klaren sind, verwenden Sie diese Schritte, um schneller auszuwählen.
- Ordnen Sie Ihre Benutzergruppen zu: Prozessverantwortliche, Redakteure, Frontline-Benutzer und Führungskräfte benötigen alle unterschiedliche Ansichten.
- Testen Sie die Akzeptanz frühzeitig: Führen Sie einen kurzen Pilotversuch durch und messen Sie, wie schnell Geschäftsanwender die richtigen Schritte finden und befolgen.
- Bestätigen Sie die End-to-End-Fähigkeit: Dokumentation, Ausführung, Feedback und Verbesserung sollten in einem Fluss verbunden sein.
- Validieren Sie die Governance: Verantwortlichkeit, Genehmigungen, Berechtigungen und Audit Trails sind wichtig, wenn Ihr Repository wächst.
- Überprüfen Sie den Integrationsrealismus: Bestätigen Sie den API-Zugriff, die Sicherheit und die Konnektoren für ERP/CRM/Ticketing-Tools.
- Fragen Sie nach der KI-Bereitschaft: Stellen Sie sicher, dass Ihr Repository sicher abgefragt und von Prozessverantwortlichen überwacht werden kann.
Erfolgreiche Implementierung von BPM-Software
Selbst die beste Plattform scheitert ohne ein einfaches Betriebsmodell. Weisen Sie Prozessverantwortliche zu, definieren Sie, wie „erledigt“ für die Dokumentationsqualität aussieht, und einigen Sie sich darauf, wie Änderungen vom Vorschlag zur Genehmigung gelangen. Starten Sie als Nächstes mit einer kleinen Anzahl von Prozessen mit hoher Wirkung. Erweitern Sie dann, sobald die Teams dem System vertrauen.
Halten Sie schließlich die Schleife geschlossen. Ermutigen Sie die Benutzer, Prozesse direkt zu kommentieren, zu verfolgen, welche Änderungen am häufigsten angefordert werden, und Aktualisierungen proaktiv zu kommunizieren. Wenn die Leute sehen, dass ihr Feedback den Prozess verbessert, steigt die Akzeptanz auf natürliche Weise.
FAQ – Prozessmanagement-Software
Business-Prozessmanagement-Software hilft Unternehmen, wiederkehrende Arbeiten zu dokumentieren, auszuführen, zu überwachen und zu verbessern. Sie kombiniert typischerweise Prozesslandkarten, Arbeitsanweisungen, Governance (Verantwortlichkeit und Genehmigungen) und Tools für die Ausführung und kontinuierliche Verbesserung, damit Teams Prozesse konsistent ausführen können.
Die beste BPM-Software hängt von Ihrem Hauptziel ab. Wenn Sie eine operative Ausführung und eine starke Akzeptanz benötigen, priorisieren Sie Benutzerfreundlichkeit, kontextbezogene Anleitung und Governance. Wenn Sie eine tiefgreifende Prozessanalyse und Transformation benötigen, priorisieren Sie Mining- und Intelligence-Funktionen. Erstellen Sie eine Auswahlliste mit 2–3 Tools, führen Sie einen Pilotversuch durch und wählen Sie das Tool aus, das Ihre Geschäftsanwender am schnellsten annehmen.
Viele Tools unterstützen BPMN für die Prozessmodellierung, einschließlich dedizierter Process-Intelligence-Plattformen und gängiger Diagrammerstellungstools. BPMN-Diagramme allein garantieren jedoch keine Akzeptanz. Wenn Ihr Ziel die Ausführung ist, kombinieren Sie die BPMN-Modellierung mit Arbeitsanweisungen, Verantwortlichkeit und der Nachverfolgung auf Aufgabenebene.
Workflow konzentriert sich typischerweise auf die Verlagerung von Aufgaben durch eine Sequenz, oft innerhalb eines Teams oder Systems. BPM ist breiter gefasst und umfasst die End-to-End-Prozesssichtbarkeit, Standardarbeit, Governance und kontinuierliche Verbesserung über Rollen und Abteilungen hinweg. Viele moderne Plattformen beinhalten beides, aber BPM betont den gesamten Lebenszyklus.
Die anfängliche Einrichtung kann schnell erfolgen, wenn das Tool einfach zu erlernen und bereitzustellen ist. Viele Teams starten innerhalb von Tagen oder Wochen einen Pilotversuch, indem sie mit einer kleinen Anzahl von Prozessen mit hoher Wirkung beginnen, Prozessverantwortliche zuweisen und Feedback sammeln. Die unternehmensweite Einführung dauert in der Regel länger, da sie Governance, Integrationen und Change Management umfasst.
