Wie man Kontrolle und Vertrauen in einer Zeit der Unsicherheit ausbalanciert
“Vertrauen ist gut, aber Kontrolle ist besser” ist ein berühmtes Zitat, das Wladimir Lenin zugeschrieben wird. Viele Unternehmen scheinen danach zu leben. Das Problem ist, dass es im wirklichen Leben ein zweischneidiges Schwert ist. Sich allein auf Vertrauen zu verlassen, kann Ihr Unternehmen verwundbar machen, während zu viel Kontrolle es erstickt. In diesem Beitrag geht es erneut um den einflussreichen Management-Denker Robert Simon, um zu untersuchen, wie Sie in Zeiten von regulatorischem Druck, Fehlinformationen und Remote-Arbeit ein Gleichgewicht zwischen Vertrauen und Kontrolle finden.
Die vier Hebel der Kontrolle des Managers
Mitte der neunziger Jahre schrieb der Management-Denker Robert Simons “Control in an Age of Empowerment“. Dieser einflussreiche Artikel stellt vier “Kontrollhebel” vor, die Managern helfen können, das Gleichgewicht zwischen Vertrauen und Kontrolle zu finden. Zusammenfassend sind die vier Hebel:
1. Glaubenssysteme
Dazu gehören die Kernwerte des Unternehmens. Sie können den Mitarbeitern die Freiheit geben, nach Lösungen zu suchen, die z.B. ihre Kunden zufrieden stellen. Ein Team mit Menschen aus der gleichen Kultur, die dieselbe Sprache sprechen, kann sich jedoch mehr auf diesen Hebel verlassen als ein verstreutes Team mit vielen Nationalitäten.
2. Grenzsysteme
Dazu gehören z.B. Richtlinien, die die Regeln und Handlungen des Unternehmens sowie die zu vermeidenden Risiken beschreiben. Sie sind im Wesentlichen die Bremsen des Unternehmens. Hier kommt z.B. ein Qualitätsmanagementsystem ins Spiel.
3. Interaktive Steuerungssysteme
Sie ermöglichen es Top-Managern, ihr Wettbewerbsumfeld zu verstehen und rechtzeitig darauf zu reagieren. Solche Systeme können Marktanteilsdaten, Wettbewerbsüberwachung und Kundenzufriedenheitsdaten umfassen.
4. Diagnostische Kontrollsysteme
Sie ermoeglichen es Managern, den Fortschritt bei der Erreichung von Zielen festzulegen und zu messen. Ein Beispiel ist ein Budget.
So finden Sie die Balance in Ihrem Unternehmen
Simons Punkt ist, dass jeder Kontrollhebel seine eigenen Nachteile und Vorteile hat. Daher sollte es je nach Unternehmen und Geschäftsumfeld mit unterschiedlichen Stärken gezogen werden. Die vier Hebel sollten sich ergänzen. Da diagnostische Kontrollen und Grenzsysteme implementiert werden, um einzuschränken, und interaktive Kontrollen und Glaubenssysteme helfen Ihrem Unternehmen, sich weiterzuentwickeln und zu wachsen.
Stabiler Markt? Verwenden Sie Budgets und Arbeitsanweisungen.
Wenn Sie ein reifes Unternehmen in einem reifen Markt sind, können Sie Budgets, Geschäftsrichtlinien und Arbeitsanweisungen (Grenzsysteme und Diagnosekontrollsysteme) priorisieren. Sie können Mitarbeiter einstellen, die wissen, wie man nach klar festgelegten Regeln arbeitet. Ihre Umgebung ist stabil und es ist nicht erforderlich, dass Ihre Mitarbeiter in die Lage versetzt werden, selbstständig zu handeln.
Markt im Wandel? Verwenden Sie starke Grundwerte, klare Regeln und viele Daten aus Ihrer Umgebung
Auf der anderen Seite, wenn Sie sich in einem Markt befinden, der sich schnell verändert, müssen verschiedene Hebel gezogen werden. Hier sind Ihre Budgets schnell veraltet und Ihre Arbeitsanweisungen überflüssig. Entweder du investierst also viel in die ständige Aktualisierung und Kommunikation, oder du reduzierst sie auf ein Minimum. So geben Sie den Menschen die Werkzeuge an die Hand, um ihre Fähigkeiten, Erfahrungen und Eigeninitiative im Interesse Ihres Unternehmens einzusetzen.
In diesem Fall ist es wichtig, starke Grundwerte zu pflegen. So wurde z.B. der bekannte US-amerikanische Schuhhändler Zappos zum Marktführer im Kernwert exzellenter Kundenservice. Den Mitarbeitern waren in ihrem Streben nach Kundenzufriedenheit kaum Grenzen gesetzt. Auf der anderen Seite drückt Simon es so aus:
“Wenn du sehr schnell fährst, brauchst du starke Bremsen”
Möglicherweise müssen Sie die Risikoexposition Ihres Unternehmens mit Grenzsystemen kontrollieren, wenn alle bereit sind, proaktiv zu handeln. Und schließlich sollten Sie interaktive Kontrollsysteme einsetzen, um rechtzeitig auf neue Marktentwicklungen reagieren zu können.
Anlauf? Finden Sie die richtige Mischung, damit Sie skalieren können
Wenn Sie ein Start-up sind, können Sie Ihr Unternehmen möglicherweise direkt steuern. Halten Sie ein tägliches Meeting ab und teilen Sie Beispiele dafür, was wünschenswertes Verhalten ist, und mischen Sie einige Erkenntnisse aus dem Markt ein. Zeigen Sie Ihren Kollegen ein wenig, was sie nicht tun und womit sie keine Zeit verbringen sollten. Mit zunehmender Entwicklung können Sie diese Besprechung schrittweise in Kontrollmechanismen umwandeln, die Sie anwenden können, wenn Mitarbeiter auf Reisen sind oder wenn Sie neue Büros eröffnen.
Um bei der Analogie des Fahrers zu bleiben: Es ist (wahrscheinlich) viel einfacher, das Fahren eines Rennwagens zu lernen, wenn man zuerst gelernt hat, mit einem normalen Auto umzugehen. Oder vielleicht haben Sie ein paar Runden in einem Go-Kart gedreht oder ein Simulationsspiel ausprobiert. Das Ziehen der Hebel des Managements ist das gleiche – fangen Sie früh an, damit Sie sich nicht beim Grand Prix wiederfinden, ohne zu wissen, wie das Auto funktioniert…
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Wie die Gluu-Plattform Ihnen helfen kann, Kontrolle und Vertrauen in Einklang zu bringen
Die Gluu-Plattform verbindet Geschäftsprozesse, Arbeitsanweisungen, messbare Aufgaben und Kommunikation, um Unternehmen dabei zu helfen, eine gemeinsame Arbeitsweise zu erreichen. Eine “Single Source of Truth” mit voller Transparenz durch die automatisierte Änderungsprotokollierung bietet Kontrolle, ohne die Entwicklung eines Unternehmens zentralisieren und verlangsamen zu müssen. Auf diese Weise erhalten Manager die volle Kontrolle über jeden Prozess und sind gleichzeitig in der Lage, die Eigentumsverhältnisse zu dezentralisieren und den Personen, die für die Änderung verantwortlich sind, Vertrauen zu entgegenbringen.
Ich hoffe, dieses kurze Intro kann Sie dazu inspirieren, zu erkennen, dass der Kompromiss, auf den Simon hingewiesen hat, nicht mehr vorhanden sein muss. Auch in diesen Zeiten, in denen die Möglichkeit, aus der Ferne zu arbeiten, wichtiger denn je ist.
Schlussfolgerung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Artikel “Balance Trust and Control” von Gluu das kritische Gleichgewicht zwischen Vertrauen und Kontrolle in modernen Unternehmen umfassend diskutiert. Es postuliert, dass traditionelle Managementstile nicht mehr gelten und ermutigt stattdessen die Definition klarer Rollen und die Förderung der Eigenverantwortung für Aufgaben, um die Effizienz des Teams zu steigern. Es bietet eine neuartige Perspektive und gibt wertvolle Tipps, die für die Verbesserung der Produktivität von Teams und der Managementpraktiken in jedem Unternehmen von entscheidender Bedeutung sein können.
Fragen und Antworten
Das Erreichen eines optimalen Gleichgewichts zwischen Vertrauen und Kontrolle im Prozessmanagement ist für den Erfolg und das Wachstum von Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Durch die Anwendung des Prinzips der Befähigung können Organisationen ihren Mitarbeitern beispielsweise die nötige Unabhängigkeit bei der Ausführung ihrer Aufgaben einräumen. Gleichzeitig können sie dafür sorgen, dass Richtlinien oder Rahmenwerke vorhanden sind, die die Verantwortlichkeit festlegen und mit den Unternehmenszielen übereinstimmen. Indem sie eine offene Kommunikation fördern und regelmäßig Feedback einholen, können sie die Notwendigkeit einer Neuausrichtung beurteilen. Dieser Ansatz motiviert die Mitarbeiter und gibt ihnen das Gefühl, wertgeschätzt zu werden, und hält die Prozesse organisiert und effizient.
Eine starke Ausrichtung auf Vertrauen oder Kontrolle in einer Organisation kann sowohl Vorteile als auch potenzielle Nachteile haben. Positiv zu vermerken ist, dass eine Kultur mit einem hohen Maß an Vertrauen Kreativität und Innovation fördern kann. Es ermutigt die Mitarbeiter, Initiativen zu ergreifen und Verantwortung zu übernehmen, was das Engagement und die Arbeitszufriedenheit fördert. Ein übermäßiges Vertrauen ohne angemessene Kontrollmechanismen kann jedoch zu Nachlässigkeit, einer falschen Ausrichtung an den Unternehmenszielen oder sogar zu Fehlverhalten führen. Andererseits sorgt ein kontrollorientiertes Umfeld oft für gleichbleibende Qualität und Effizienz bei gleichzeitiger Risikominimierung. Der Nachteil ist, dass die Mitarbeiter das Gefühl haben könnten, mikromanagt zu werden, was zu einer niedrigeren Arbeitsmoral führt und Innovationen im Keim erstickt.
Unternehmen, die um ein Gleichgewicht zwischen Vertrauen und Kontrolle kämpfen, sollten einige erfolgreiche Strategien in Betracht ziehen. Erstens sollten die Unternehmen zu Beginn klare Erwartungen und Ziele festlegen. Dadurch erhält jedes Teammitglied ein klares Verständnis davon, was das Unternehmen erwartet und wo es seine eigenen Entscheidungen treffen kann. Zweitens sollten Organisationen eine Kultur der offenen Kommunikation fördern. So kann das Management seine Visionen und Erwartungen mitteilen und die Mitarbeiter können ihre Herausforderungen und Vorschläge einbringen. Drittens müssen die Arbeitgeber Möglichkeiten schaffen, damit die Mitarbeiter ihre Zuverlässigkeit unter Beweis stellen und schrittweise mehr Autonomie erlangen können. Die Einführung von Mentoring- oder Coaching-Programmen kann dies erleichtern. Viertens können regelmäßige Überprüfungen und Leistungsbeurteilungen dazu beitragen, den Überblick zu behalten, ohne in ein Mikromanagement zu verfallen. Durch die Anwendung dieser Strategien können Unternehmen ein gesundes Gleichgewicht zwischen Vertrauen und Kontrolle schaffen, das zu einem erfolgreichen und produktiven Arbeitsumfeld führt.
