Hvordan man balancerer kontrol og tillid i tid med usikkerhed

“Tillid er godt, men kontrol er bedre” er en berømt citat tilskrives Vladimir Lenin. Mange virksomheder synes at leve efter det. Problemet er, at i det virkelige liv er det et tveægget sværd. Blind tillid kan gøre virksomheden sårbar, mens komplet kontrol vil kvæle den. Dette indlæg vil vende tilbage til den indflydelsesrige ledelse tænker Robert Simon at undersøge, hvordan du finder en balance mellem tillid og kontrol i disse tider med lovgivningsmæssigt pres, misinformation og fjernarbejde.

Lederens fire kontrolgreb

I midten af halvfemserne skrev ledelsestænkeren Robert Simons “Control in an Age of Empowerment“. Denne indflydelsesrige artikel introducerer fire “kontrolhåndtag”, der kan hjælpe ledere med at finde balancen mellem tillid og kontrol. For at opsummere, de fire håndtag er:

1. Trossystemer

Disse omfatter virksomhedens kerneværdier. De kan sætte medarbejderne fri til at søge efter løsninger, der f.eks. Men et team på samme sted med folk fra samme kultur, der taler det samme sprog vil være i stand til at stole på dette greb mere end et spredt team med mange nationaliteter.

2. Grænsesystemer

Disse omfatter fx politikker, der beskriver virksomhedens regler og handlinger og risici, der skal undgås. De er i bund og grund virksomhedens bremser. Det er her, der fx kommer et kvalitetsstyringssystem ind.

3. Interaktive kontrolsystemer

De gør det muligt for ledere på topniveau at forstå deres konkurrencemiljø og reagere på dette i tide. Sådanne systemer kan omfatte data om markedsandele, konkurrenceovervågning og kundetilfredshedsdata.

4. Diagnostiske kontrolsystemer

De giver lederne mulighed for at sætte og måle fremskridt i retning af mål. Et budget er et eksempel.

Sådan finder du balancen i din virksomhed

Simons’ pointe er, at hvert kontrolgreb har sine egne ulemper og fordele. Derfor bør det bruges forskelligt afhængigt af din virksomhed og dens forretningsmiljø. De fire greb skal supplere hinanden. Efterhånden som diagnosticeringskontrol og grænsesystemer implementeres for at begrænse og interaktive styringer og trossystemer hjælpe din organisation til at udvikle og vokse yderligere.

Stabilt marked? Brug budgetter og arbejdsinstruktioner.

Hvis du er en moden virksomhed i et modent marked, kan du prioritere budgetter, forretningspolitikker og arbejdsinstruktioner (grænsesystemer og diagnosestyringssystemer). Du kan ansætte medarbejdere, der ved, hvordan man arbejder, ved klart at fastsætte regler. Dit miljø er stabilt, og det er ikke nødvendigt at give dine medarbejdere til at handle på egen hånd.

Ændring af markedet? Brug stærke kerneværdier, klare regler og masser af data fra dit miljø

På den anden side, hvis du er i et marked, der ændrer sig hurtigt så forskellige håndtag skal trækkes. Her vil dine budgetter hurtigt være forældede, og dine arbejdsinstruktioner vil være overflødige. Så enten du investerer en masse i at opdatere og kommunikere dem hele tiden, eller du reducere dem til et minimum. Derfor giver du folk værktøjerne til at implementere deres færdigheder, erfaring og initiativ i din virksomheds interesse.

I dette tilfælde er det afgørende at pleje stærke kerneværdier. F.eks den berømte amerikanske sko forhandler Zappos blev markedsleder på kerneværdien af fremragende kundeservice. Dens personale havde næsten ingen grænser i deres stræben efter kundetilfredshed. På den anden side, Simon udtrykker det på denne måde:

“Hvis du går meget hurtigt så har du brug for kraftige bremser”

Grænsesystemer kan være vigtige for at kontrollere din virksomheds eksponering for risiko, når alle er fyret op og klar til at handle. Endelig er interaktive kontrolsystemer vigtige, så du kan handle i tide, når udviklingen på dit marked tager en ny retning.

Opstart? Find det rigtige mix, så du kan skalere

Hvis du er en start-up, så kan du være i stand til at styre din virksomhed direkte. Har et dagligt møde og dele eksempler på, hvad der er ønskeligt adfærd, mix i nogle indsigter fra markedet. Vis dine kolleger lidt af, hvad de ikke skal gøre, og hvad de ikke skal bruge tid på. Som du udvikler, kan dette møde langsomt formaliseres i løftestænger af kontrol, der kan anvendes, når folk rejser, eller hvis du åbner nye kontorer.

At bo med førerens analogi er det (sandsynligvis) meget nemmere at lære at køre en racerbil, hvis du først har lært at håndtere en normal bil. Eller måske har du gjort nogle omgange i en go-cart eller prøvet et simulationsspil. Trække i håndtagene af ledelsen er den samme – start tidligt, så du ikke befinder dig på Grand Prix uden nogen viden om, hvordan bilen fungerer …

Sådan kan Gluu-platformen hjælpe dig med at skabe balance mellem kontrol og tillid

Gluu-platformen blander forretningsprocesser, arbejdsinstruktioner, målbare opgaver og kommunikation for at hjælpe virksomheder med at opnå en fælles måde at arbejde på. At have en “enkelt kilde til sandhed” med fuld gennemsigtighed gennem forandring automatiseret ændring logning giver kontrol uden at skulle centralisere og bremse en virksomheds udvikling. På denne måde ledere får fuld kontrol over enhver proces, mens du stadig være i stand til at decentralisere sit ejerskab og vise tillid til de mennesker, der er ansvarlige for at ændre dette.

Jeg håber, at denne korte intro kan inspirere dig til at se, at den afvejning, som Simon henviste til ikke længere behøver at være der. Selv i disse tider, hvor en evne til at arbejde på afstand er vigtigere end nogensinde før.