Hvorfor et incident management system kan hjælpe din virksomhed

Anslået læsetid: 6 Minutter

Hændelser sker, og nøglen er at lære af dem og få viden. Når de er rapporteret, kan du identificere, analysere og forhindre, at de samme hændelser sker igen. I denne artikel vil vi give dig en kort introduktion til hændelsesstyring, og hvordan det kan hjælpe din virksomhed.

Forestil dig, at du er på kontoret og lige har forladt et møde. Du tager en kop kaffe på vej tilbage til dit skrivebord, og du hører ned ad gangen: “Jeg smuttede på trappen – igen!”.

Eller det kan også være denne lidt underlige mail, hvor du modtager en “tak for hjælpen”-mail vedrørende en faktura, du aldrig har godkendt.

Der er masser af situationer, hvor et incident management system er en rigtig god idé. Men der er faldgruber undervejs, og du skal undgå for at høste fordelene foran dig.

“System” betyder ikke “IT-system”

Før vi begynder, er det vigtigt at understrege, at hverken ISO-standarderne eller ITIL-indsamlingen af best practices kræver, at du implementerer et it-system. Et “system” skal fortolkes som en mængde viden, der hjælper organisationen mod det ønskede mål om at forbedre forretningen inden for et bestemt felt (IT-sikkerhed, HSE osv.).

Et it-system er blot en bekvem måde at implementere processerne og best practices på.

I henhold til ISO 27001: “Denne internationale standard vedtager en procestilgang til etablering, implementering, drift, overvågning, gennemgang, vedligeholdelse og forbedring …“. Ikke et ord om et krav til et specifikt it-system.

At have, bruge og forbedre processerne er “system” nok. At købe et IT-system specifikt til incident management er potentielt spild af penge, da det er processerne, der fortjener centrum.

Med det i tankerne. Lad os dykke ind.

Fordele ved hændelsesstyring

• Undgå, at hændelser bliver ulykker (hvor det virkelig bliver dyrt)
• Sikre overholdelse af lovgivningen eller mindske kontraktlige forpligtelser – i hvilket tilfælde du ikke har noget valg
• Sørg for, at hændelser aldrig sker to gange
• Gendan hurtigt produktionen til normal
• Forstå, lær og del din viden, der udnytter produktiviteten i hele virksomheden

Potentielle problemer uden hændelsesstyring

• Tab af indkomst
• Forsinkelser i driften
• Produktfejl
• Brud på datasikkerheden
• Personskader og ulykker

Udfordringer ved hændelsesstyring

Hvilke udfordringer kan du forvente, når du begynder at implementere et incident management system?

Har du nok data til fuldt ud at analysere og forhindre fremtidige hændelser?

Hvad skete der? Og hvad skete der lige før? Nogen billeder? Logfiler?

Mangel på indhold, data og omgivende viden om situationen kan gøre det sværere at analysere og finde en løsning på, at det samme ikke sker igen. For at hjælpe rapporteringen kan du lave klare tilgængelige arbejdsinstruktioner sammen med en formular, der indsamler den nødvendige mængde data.

Det er for svært!

Dette kommer i mange varianter (ofte i form af en undskyldning) Sørg for, at alle ved, at du har et rapporteringsværktøj – og hvor du skal lede efter det. Sørg for, at alle har adgang til det. Og gør det krystalklart, hvilken slags information der er nødvendig for rapporten, du får ikke hele billedet af hændelsen.

Når rapporteringen er op ad bakke, er der stor risiko for, at det ikke vil blive gjort.

Hvis hændelsesrapportering er din største bekymring, kan du finde vores dybdegående artikel om emnet her.

Kan et incident management system virkelig passe til vores organisation?

Gluus platform og ledelsessystem er ligetil og intuitivt at arbejde i, og du kan tilpasse procesflowet, så det passer til enhver organisation.

Hvordan kan software til hændelsesstyring hjælpe dig?

Uanset om du er en lille virksomhed eller en stor virksomhed, vil et hændelsesstyringssystem hjælpe dig med at øge produktiviteten og styrke driften.

Her er et par punkter om, hvordan hændelsesstyringssoftware kan hjælpe dig:

Sikre korrekt rapportering af hændelser

Første skridt er at rapportere hændelsen. Uden det betyder intet andet noget. Det vil være en hjælp for dig at have ensartede skabeloner og lave din rapport i en digital procesplatform, som alle medarbejdere har adgang til – og viden om.

Når du arbejder med rapportering i et incident management system, kan du dokumentere over for interessenter og samarbejdspartnere, hvad der er sket.

Når du laver hændelsesrapportering i en digital procesplatform som Gluu, gemmes alle instruktioner og rapporter ét sted. Du vil ikke længere bruge tid på at finde hændelsesrapporter i forskellige softwaresystemer eller afdelinger i virksomheden. På den måde gør Gluu det nemmere at opbevare alle arbejdsbeskrivelser og rapportering ét sted.

Hurtig bedring – kom på benene igen

Hændelser og nedbrud kan forårsage forsinkelser i produktionen og driften. Og de kan skabe forvirring og tage tid, hvis organisationen ikke ved, hvordan de skal håndteres. Hvem er ansvarlig for at handle og finde en løsning? Og hvad vil De gøre for at sikre, at det ikke sker igen?

Først og fremmest skal du stoppe det, forhindre det i at gøre mere skade og komme tilbage til normal tilstand.

En god hændelsesstyringssoftware kan også hjælpe med at beskrive, hvordan du gendanner, genstarter eller genopfylder dine maskiner, så du kan komme tilbage i drift så hurtigt som muligt.

Analysér, lær, afbød, gentag

Når du har en klar forståelse af, hvad der skete (og det umiddelbare problem er blevet håndteret), skal du forstå årsagen. Der er masser af geniale værktøjer til at finde de grundlæggende årsager, men meget ofte går folk videre, da det umiddelbare problem er løst. Branden er slukket – hvorfor bekymre sig?

Ideelt set indeholder dit hændelsesstyringssystem en klar proces til dataindsamling, analyse og korrigerende handlinger osv. kan tvinge alle involverede til at gøre det nødvendige arbejde for virkelig at sikre forebyggelse.

Forbedr den måde, du forbedrer dig på

I Gluu har vi eksempler på, at du kan arbejde med incident rapportering og management. Hvis du støder på nye situationer eller afvigelser fra din nuværende best practice, kan du nemt bare tilføje den nye viden til din eksisterende proces og dermed sikre, at du er så klar som muligt til næste gang.

Tjek vores procesplatform.

Forbedring er en løbende proces

At få ny viden er ikke en “engangsforeteelse”. Når du begynder at rapportere hændelserne og analysere, hvad der forårsagede problemerne, vil du se, at din indledende proces muligvis ikke dækker alt, eller at dine analyse-, afbødnings-, gendannelsesdele kan forbedres.

Når du er klar over, hvad der forårsagede hændelsen, og hvad der løste den, skal du foretage forbedringer som:

• Forbedring af hændelsesrapporteringsprocessen
• Medarbejderkurser i cybersikkerhed
• Forbedring af arbejdsmiljøet
• Forbedret onboarding af nye medarbejdere
• Regelmæssig kontrol af IT-systemet
• Vedligeholdelsesplaner

Ofte stillede spørgsmål om Incident Management System