GLUU GUIDES

Sådan vælger du den bedste BPM-software (Business Process Management)

Det er svært at finde den bedste software til styring af forretningsprocesser. De fleste klassiske værktøjer er for komplekse til normale virksomheder. Andre styrer kun opgaver. Denne guide dækker 27 krav, der skal bruges, når man skal finde det rigtige værktøj til en mellemstor organisation.

Leder du efter noget andet? Udforsk disse relaterede artikler:

• Sådan vælger du den bedste SOP-software (Standard Operating Procedure)
• Top 5 software til styring af forretningsprocesser
• Gennemgang af procesdokumentationssoftware
• Implementeringsniveau 3 Udførte processer
• Produkter

I denne vejledning lærer du om de syv nøgleområder, du skal se på, når du vælger BPM-software. Hvert område er opdelt i krav, som du kan bruge til at finde det rigtige værktøj til dig:

---

Før vi dykker ind, lad os først tage et kig på…

Hvordan software til styring af forretningsproces kan hjælpe

‘Business process management‘ er en stor indsats for at visualisere, udføre, forbedre og styre en virksomheds tilbagevendende arbejde på tværs af roller, løbende og på en enkelt platform.

Organisationer køber og implementerer processtyringssoftware for at få det værktøj, de har brug for for at lykkes med forretningsprocesser. Så hvordan ser succes ud? Det kan være at…

• Standardisere en organisations arbejdsmetoder
• Sikre hurtigere medarbejder onboarding (interesseret i hvordan? læs vores guide til medarbejder onboarding )
• Bevar viden i et system (og ikke i enkeltpersoners sind)
• Tillad din virksomhed at vokse og skalere hurtigere
• Forbedre forretningsprocesser at reducere spild og fejl
• Digitaliser papirarbejde, og automatiser manuelle processer for at spare tid
• Beskyt og dokumentér overholdelse af eksterne standarder som ISO eller GDPR

Der er hundredvis af værktøjer derude. Afhængigt af din egen succesdefinition og dine nuværende systemer er det bedste valg for en virksomhed muligvis ikke det bedste for en anden. Denne guide hjælper dig med at forbinde det, der betyder noget for din virksomhed, med de rigtige værktøjer.

De 7 nøgleområder, du skal kigge efter i den bedste BPM-software

Den bedste softwareløsning til styring af forretningsprocesser giver dig mulighed for at sige et klart “ja!” til de kriterier, der betyder noget for dig:

1. Let at implementere og bruge for både administratorer og slutbrugere
2. Gør standardmåden for arbejde let at forstå
3. Aktiverer igangværende kommunikation og feedback så alle er med
4. Gør processer lettere at udføre den rigtige måde
5. Indsamler input og data til forbedre forretningsprocesser
6. Integreres med andre systemer til automatisere opgaver
7. Sikrer solid styring omkring processer.

Lad os nu se på hvert område og dets krav:

#1 Let at implementere og bruge

Som en start er det vigtigt at huske, at værktøjet ikke er målet. Målet er, at dine egne kolleger bliver i stand til at styre processer på daglig basis. For at få succes med processtyring er dit hovedmål derfor at vælge BPM-software, der vil hjælpe med at forstå, bruge, udføre og forbedre forretningsprocesser.

Af denne grund inkluderer vi ikke en række meget komplekse udviklings- og automatiseringsplatforme fra denne analyse. Dette betyder dog ikke, at de måske ikke er særlig værdifulde til andre brugssager. Vi viser sådanne platforme nederst i vores artikel Top 5 BPM-software gennemgået.

#2 Gør den almindelige måde at arbejde på let at forstå

Det er kun, hvis den delte, standardiserede måde at arbejde på er lettere end de personlige vaner, at det faktisk bliver gjort. I praksis betyder det, at du skal kigge efter følgende funktioner:

1. Visuel proceskortlægning
2. Procesoversigter og sammenhænge
3. Organisatoriske roller, jobbeskrivelser og processer
4. Genbrug processer og aktiviteter på tværs
5. Arbejdsinstruktioner med video, filer, links og billeder
6. Kommuniker ændringer til kolleger i bestemte roller

---

Gør det lettere at arbejde på den rigtige måde end den forkerte måde.

Gluus mission

#3 Muliggør løbende kommunikation og feedback

Dette krav er tæt forbundet med det foregående. Første gang du ser en proces og måske en værkinstruktion, er der stor sandsynlighed for, at du kommer til at tænke på et par spørgsmål. De skal tilføjes på det rigtige trin i processen, og procesejeren skal kunne besvare dem med det samme. Ideelt set bør denne samtale være gennemsigtig for alle, så spørgsmål skal kun stilles og besvares én gang. Så se efter disse funktioner:

1. Lad brugerne kommentere enhver aktivitet, og lad procesredaktører svare
2. Opret fælles tags eller etiketter for at markere kommentarer til opfølgning
3. Skjul kommentarer og problemer, der allerede er løst, så de kun er synlige for redaktører
4. Filtrer kommentarer efter tidsinterval og etiket

#4 Gør processer lettere at udføre på den rigtige måde

Faktisk kører og udfører dine processer vil sikre, at de sker hver gang. Som et resultat har du brug for måder at administrere tilbagevendende opgaver og sager på. Det korrekte personale skal vide, hvornår de skal udføre opgaver og logge deres arbejde. Dette er de funktioner, der får dig der:

1. Kør tilbagevendende opgaver
2. Kør arbejdsgange “on demand” på tværs af rollerne i en proces
3. Registrer personen og tiden, når en opgave er udført
4. Bevis for, at en opgave er udført (f.eks. Med placering og foto)
5. Overvåg, hvis opgaver ikke udføres i tide
6. Rapporter om opgaver efter tid, proces og case

#5 Indsamler input og data for at forbedre forretningsprocesser

Når dine processer er kortlagt og er blevet revideret så mange gange, at de er stabile, så er det tid til at forbedre dem. For at indsamle tilstrækkelige data til at underbygge dine beslutninger, skal du indsamle organiseret feedback fra kolleger (hvis processerne udføres manuelt) og systemdata, hvis processerne er automatiserede. Disse er vigtige funktioner til software til styring af forretningsprocesser:

1. Se mængden af kolleger, der har et problem, eller anmod om en bestemt ændring.
2. Identificer opgaver, der ikke opfylder processtandarder i hverken brugt tid eller kvalitet.
3. Få et overblik over dine processer, der fungerer bedst.

#6 Integrerer med andre systemer for at automatisere opgaver

Når processer er stabile, er det tid til at automatisere dine processer fuldt ud. For at opnå dette skal din processtyringssoftware enten gennemføre hele flowet inden for platformen, eller den skal kunne integreres med andre systemer som ERP eller CRM. For at gøre dette har du brug for følgende funktioner i processtyringssoftwareløsningen, som du vælger:

1. En åben, RESTful API, der er tilgængelig via et token
2. Ideelt set klar integration til integrationsplatforme som Zapier, der lader dig integrere med tusindvis af apps.
3. En integration med Microsoft Graph, hvis du bruger Office 365
4. En integration med G Suite, hvis du bruger dette som din virksomhedsplatform

#7 Sikrer solid styring omkring processer

Du skal kunne styre din processamling, eller proceshierarki, fra et centralt sted, samtidig med at du kan uddelegere styringen af specifikke processer til de mennesker, der har forstand på det. Samtidig skal hver procesejer have adgang til alle de værktøjer og oplysninger, som han – og hans redaktørteam – har brug for til at styre processen effektivt. Dette kræver detaljeret rettighedsstyring:

1. For det første Automatisk ændringssporing: Ændringer i processer, arbejdsinstruktioner og redaktører.
2. Administrer rettigheder efter proces: Tildel separate ejere og redaktører til hver proces.
3. Endelig Administrer rettigheder efter funktion: Tillad separate brugere at administrere hierarki, roller og brugere.

Næste skridt: Evaluering af leverandøren

Det var de 27 krav, som vi har identificeret som vigtige for mange købere af softwarestyring af forretningsprocesser. Vi foreslår dog, at du også tilføjer dine egne krav til listen.

Dernæst er det tid til at begynde at evaluere software til styring af forretningsprocesser. Vi er startet med vores egen evaluering: Top 5 software til styring af forretningsprocesser til mellemstore virksomheder.

Konklusion

Det kan være en udfordring at vælge den optimale software til Business Process Management (BPM). I denne kortfattede guide har vi skitseret 27 vigtige krav til mellemstore organisationer. Brugervenlighed, procesforståelse, løbende kommunikation og solid styring er alle kriterier, der bidrager til en vellykket indførelse af BPM. Det overordnede mål er at give virksomheder mulighed for at standardisere driften, strømline processer og opnå bæredygtig vækst. Når du går i gang med at evaluere leverandørerne, skal du sikre dig, at disse krav stemmer overens med dine specifikke behov, så du kan vælge BPM-software på et oplyst grundlag.

Hyppigt stillede spørgsmål