GLUU GUIDES

Valg af den bedste software til styring af forretningsprocesser (BPM) i Gen AI’s tidsalder

Det er svært at finde den bedste software til styring af forretningsprocesser. De fleste klassiske værktøjer er for komplekse til normale virksomheder. Andre styrer kun opgaver. Denne guide dækker otte nøgleområder med 27 krav til det rigtige værktøj for at hjælpe Process Excellence-teams med at få succes med brugeradoption. Vi har netop opdateret guiden med “egnethed til generativ AI” som et af de otte nøgleområder, man skal kigge efter.

Leder du efter noget andet? Udforsk disse relaterede artikler:

• Sådan vælger du den bedste SOP-software (Standard Operating Procedure)
• Top 5 software til styring af forretningsprocesser
• Gennemgang af procesdokumentationssoftware

I denne guide får du otte nøgleområder, du skal kigge på, når du vælger BPM-software. Hvert område er opdelt i underkrav, som du kan bruge til at finde det helt rigtige værktøj til dine behov.

---

Før vi dykker ned i hvert af de otte kriterier mere detaljeret, så lad os først se på…

Hvordan software til styring af forretningsproces kan hjælpe

‘Business process management‘ er en stor indsats for at visualisere, udføre, forbedre og styre en virksomheds tilbagevendende arbejde på tværs af roller, løbende og på en enkelt platform.

Organisationer køber og implementerer processtyringssoftware for at få det værktøj, de har brug for for at lykkes med forretningsprocesser. Så hvordan ser succes ud? Det kan være at…

• Standardisere en organisations arbejdsmetoder
• Sikre hurtigere medarbejder onboarding (interesseret i hvordan? læs vores guide til medarbejder onboarding )
• Bevar viden i et system (og ikke i enkeltpersoners sind)
• Tillad din virksomhed at vokse og skalere hurtigere
• Forbedre forretningsprocesser at reducere spild og fejl
• Digitaliser papirarbejde, og automatiser manuelle processer for at spare tid
• Sikre og dokumentere overholdelse af eksterne standarder som ISO eller GDPR

Der er hundredvis af værktøjer derude. Afhængigt af din egen succesdefinition og dine nuværende systemer er det bedste valg for en virksomhed muligvis ikke det bedste for en anden. Denne guide hjælper dig med at forbinde det, der betyder noget for din virksomhed, med de rigtige værktøjer.

8 nøgleområder, du skal kigge efter, når du vælger BPM-software

Den bedste softwareløsning til styring af forretningsprocesser giver dig mulighed for at sige et klart “ja!” til de kriterier, der betyder noget for dig:

1. Det er nemt at implementere og bruge for både process excellence-teamet, procesejere og forretningsbrugere.
2. Det gør vores standardiserede arbejdsmetode let at forstå
3. Det giver mulighed for løbende kommunikation og feedback, så forretningsbrugerne bliver involveret
4. Det gør processer lettere at udføre påden rigtige måde
5. Den indsamler input og data for at forbedre forretningsprocesser
6. Det integreres med andre systemer for at automatisere opgaver
7. Det sikrer en solid styring af processerne.
8. Den kan arbejde direkte med AI-agenter.

Lad os nu se på hvert område og dets krav.

#1 Let at implementere og bruge

Som en start er det vigtigt at huske, at værktøjet ikke er målet. Målet er, at forretningsbrugere – dine egne kolleger – skal kunne styre og arbejde med deres processer på daglig basis. For at få succes med processtyring er dit hovedmål derfor at vælge BPM-software, der vil hjælpe med at forstå, bruge, udføre og forbedre forretningsprocesser. Det betyder, at du bør tilføje krav som disse:

1. BPM-værktøjet skal kræve maksimalt 3 timers træning for avancerede brugere og 1 time for forretningsbrugere. Det gør det realistisk at involvere dine kolleger effektivt uden at kræve proceseksperter på fuld tid.
2. Skal kombinere effektiv søgning, proceskort, arbejdsinstruktioner og kommunikation i et sømløst flow, som almindelige brugere kan bruge til at styre arbejdet. Hvorfor? Disse elementer er alle vigtige, når man forsøger at etablere standardarbejde i praksis. Hvis de ikke er koblet sammen, opstår der en masse friktion, som vil bremse den daglige brug blandt forretningsbrugerne.

Af denne grund inkluderer vi ikke en række meget komplekse udviklings- og automatiseringsplatforme fra denne analyse. Dette betyder dog ikke, at de måske ikke er særlig værdifulde til andre brugssager. Vi viser sådanne platforme nederst i vores artikel Top 5 BPM-software gennemgået.

#2 Gør din standardarbejdsmetode let at forstå

Det er kun, hvis din fælles, standardiserede måde at arbejde på er lettere at følge og bruge end dine kollegers individuelle vaner, at den rent faktisk bliver til virkelighed. Hvis en forretningsbruger f.eks. skal købe en ny service og kan vælge mellem et komplekst, fejlbehæftet flow i et ERP-system eller bare at sende en mail til en sekretær, vil han altid vælge den anden mulighed. Så selv om det er effektivt for virksomheden som helhed at undgå sekretæren, er det ikke effektivt for den specifikke bruger. I praksis betyder det, at du skal kigge efter følgende funktioner:

1. Mulighed for at administrere, se og filtrere et fuldt sammenkoblet procesarkiv med forskellige ejere og redaktører.
2. Visuel proceskortlægning – et enkelt, visuelt flow gør det lettere at forstå ansvarsområder.
3. Organisatoriske roller, jobbeskrivelser og processer, der er tildelt forretningsbrugere.
4. Genbrug af processer og aktiviteter på tværs af kontoen for at undgå duplikering af indhold.
5. Arbejdsinstruktioner (med video, filer, links og billeder), der er forbundet med aktiviteter i processer.

#3 Muliggør løbende kommunikation og feedback

Dette krav er tæt forbundet med det foregående. Første gang en ny kollega ser en proces eller en arbejdsinstruktion, er der stor sandsynlighed for, at der dukker et par spørgsmål op. Spørgsmålene skal opfanges og sendes til procesejeren, så de kan besvares med det samme. Ellers vil forretningsbrugerne hurtigt miste tålmodigheden og konkludere, at den fælles måde at arbejde på ikke giver mening. Ideelt set bør denne samtale mellem bruger og redaktør være gennemsigtig for alle, så spørgsmål kun behøver at blive stillet og besvaret én gang. Så det er derfor, du skal kigge efter disse funktioner:

Evne til at diskutere processer og aktiviteter i værktøjet.

1. Fælles tags eller etiketter til at markere kommentarer til opfølgning.
2. Evne til at rejse problemer og ændringsanmodninger og gennemføre et formaliseret godkendelsesflow.
3. Filtrer kommentarer og anmodninger om ændringer.

#4 Gør processer lettere at udføre på den rigtige måde

Faktisk kører og udfører dine processer vil sikre, at de sker hver gang. Som et resultat har du brug for måder at administrere tilbagevendende opgaver og sager på. Det korrekte personale skal vide, hvornår de skal udføre opgaver og logge deres arbejde. Dette er de funktioner, der får dig der:

1. Kør tilbagevendende opgaver
2. Kør arbejdsgange “on demand” på tværs af rollerne i en proces
3. Registrer personen og tiden, når en opgave er udført
4. Bevis for, at en opgave er udført (f.eks. Med placering og foto)
5. Overvåg, hvis opgaver ikke udføres i tide
6. Rapporter om opgaver efter tid, proces og sag.

Dette er måske ikke relevant for større organisationer, hvor procesforståelse og -udførelse sker på forskellige organisatoriske niveauer. Men funktioner til at orkestrere procesudførelse kan hjælpe dig med at teste processer, forberede systemimplementering og udføre f.eks. værdiskabende tidsanalyser, når du laver procesforbedringer. Hvis man blot har processer som dokumentation, kan man ikke gøre dette.

#5 Indsamler input og data for at forbedre forretningsprocesser

Når dine processer er kortlagt og er blevet revideret så mange gange, at de er stabile, så er det tid til at forbedre dem. For at indsamle tilstrækkelige data til at underbygge dine beslutninger, skal du indsamle organiseret feedback fra kolleger (hvis processerne udføres manuelt) og systemdata, hvis processerne er automatiserede. Disse er vigtige funktioner til software til styring af forretningsprocesser:

1. Se mængden af kolleger, der har et problem, eller anmod om en bestemt ændring.
2. Identificer opgaver, der ikke opfylder processtandarder i hverken brugt tid eller kvalitet.
3. Få et overblik over dine processer, der fungerer bedst.
4. Udfør ‘Value Added Time Analysis’ for at identificere flaskehalse og finde forbedringsmuligheder.

#6 Integrerer med andre systemer for at automatisere opgaver

Når processer er stabile, er det tid til at automatisere dine processer fuldt ud. For at opnå dette skal din processtyringssoftware enten gennemføre hele flowet inden for platformen, eller den skal kunne integreres med andre systemer som ERP eller CRM. For at gøre dette har du brug for følgende funktioner i processtyringssoftwareløsningen, som du vælger:

1. En åben, RESTful API, der er tilgængelig via et token.
2. Omfattende API-dokumentation, så udviklere kan komme i gang med arbejdet.
3. Færdige forbindelser til dine foretrukne systemer.

#7 Sikrer solid styring omkring processer

Du skal kunne styre din processamling, eller proceshierarki, fra et centralt sted, samtidig med at du kan uddelegere styringen af specifikke processer til de mennesker, der har forstand på det. Samtidig skal hver procesejer have adgang til alle de værktøjer og oplysninger, som han – og hans redaktørteam – har brug for til at styre processen effektivt. Dette kræver detaljeret rettighedsstyring:

1. For det første Automatisk ændringssporing: Ændringer i processer, arbejdsinstruktioner og redaktører.
2. Administrer rettigheder efter proces: Tildel separate ejere og redaktører til hver proces.
3. Endelig Administrer rettigheder efter funktion: Tillad separate brugere at administrere hierarki, roller og brugere.

Er du interesseret i, hvordan det kan se ud i praksis? Se her, hvordan det kan gøres:

#8 Kan arbejde direkte med AI-agenter

Et omfattende og opdateret procesregister, der kan svare på, hvad, hvorfor, hvordan og af hvem standardarbejde udføres, er et fantastisk fundament og en mulighed for at implementere AI-agenter. Med dette har de rigtige mennesker defineret de korrekte arbejdsmetoder, og med procesejere har du styringen på plads. Det, der nu mangler, er et stærkt API, der giver AI-agenter mulighed for at forespørge på dette. Specifikt bør du tilføje disse krav:

1. Evne til at blande AI-agentopgaver og menneskelige opgaver i proceskonteksten, så forretningsbrugere klart forstår omfanget af deres arbejde.
2. Mulighed for at lade AI-agenter forespørge på alle data via værktøjets API.
3. Sikre, at procesejere kan kontrollere og overvåge, hvordan AI-agenter udfører opgaver.

Næste skridt: Evaluering af leverandøren

Det var de 27 krav, som vi har identificeret som vigtige for mange købere af softwarestyring af forretningsprocesser. Vi foreslår dog, at du også tilføjer dine egne krav til listen.

Dernæst er det tid til at begynde at evaluere software til styring af forretningsprocesser. Vi er startet med vores egen evaluering: Top 5 software til styring af forretningsprocesser til mellemstore virksomheder.

Konklusion

Det kan være svært at finde den rigtige software til Business Process Management (BPM). I denne kortfattede guide har vi skitseret 27 vigtige krav til mellemstore organisationer. Ved at lægge vægt på brugervenlighed, procesforståelse, løbende kommunikation og solid styring vil hvert kriterium bidrage til en vellykket indførelse af BPM hos forretningsbrugerne.

Det overordnede mål er at give virksomheder mulighed for at standardisere driften, strømline processer og opnå bæredygtig vækst. Når du går i gang med at evaluere leverandørerne, skal du sikre dig, at disse krav stemmer overens med dine specifikke behov, så du kan vælge BPM-software på et oplyst grundlag.

Hyppigt stillede spørgsmål