FALLSTUDIE

Wie Sie mit Know-how in Ihrem Unternehmen erfolgreich sein können

Unsicherheit, Fehler und das Risiko des Verlusts von Know-how und Erfahrung gehören zu den größten Herausforderungen, wenn Mitarbeiter ausscheiden, und neue brauchen eine Einführung in Aufgaben. Erfahren Sie, wie Sie mit Wissenstransfer umgehen und lernen Sie das Dienstprogramm Verdo kennen, das im Begriff ist, seine Prozesse in den Griff zu bekommen.

Sie kennen wahrscheinlich die Herausforderung: Ein erfahrener und erfahrener Kollege bleibt stehen, und plötzlich müssen alle Kenntnisse, Verantwortlichkeiten und Arbeitsabläufe übergeben und zwischen neuen Händen delegiert werden. Aber plötzlich bist du am Abschiedsempfang voller Angst und denkst: “Was machen wir jetzt?”

Das dänische Versorgungsunternehmen Verdo kennt die Angst, wertvolles Wissen und Know-how zu verlieren, wenn erfahrene Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder in den Ruhestand gehen, zu gut.

“Einer meiner Kollegen geht in den Ruhestand. Das Know-how und alle Prozesse und Systeme, die er in den letzten zehn Jahren aufgebaut hat, wurden nicht dokumentiert. Es ist alles in seinem Kopf, was uns ziemlich verletzlich macht, wenn er in den Ruhestand geht. Wenn er von einem abreist Tag für Tag würden wir vor einem großen Problem stehen. “
Fredrik Bentsen, energy engineer in Verdo.

Die fehlenden Prozesse für den Wissenstransfer verursachten Herausforderungen, als Fredrik Bentsen zu Verdo kam.

“Es gab viele Frustrationen und Situationen, die hätten vermieden werden können.” Fredrik Bentsen sagt und fährt fort:

„Einige Aufgaben wusste ich nicht. Es wäre schön gewesen, wenn jemand diese aufgeschrieben und mir gezeigt hätte, wie es geht. Es gab vokale Anweisungen, aber es wurde nichts darüber dokumentiert, wie Dinge zu tun sind. “

Aber Fredrik und Verdo sind nicht allein, wenn es darum geht, Herausforderungen mit unzureichendem Wissenstransfer zu begegnen. Studien zeigen, dass es sich um ein kritisches Problem handelt.

Fünf klassische Herausforderungen mit unzureichendem Wissenstransfer:

Studien der SHRM Foundation zeigen, dass ein schlechter Wissensaustausch bei neuen Mitarbeitern zu Unsicherheit, Unzufriedenheit und Bedrängnis führt.
Ohne eine standardisierte Art des Wissenstransfers erhalten neue Mitarbeiter einen schlechten Eindruck vom Unternehmen, was dazu führt Fast ein Drittel aller neu ernannten Mitarbeiter kündigte innerhalb der ersten sechs Monate .
Die Produktivität wird schlecht, wenn der Wissenstransfer fehlt. Neu ernannt sind mehr als 50% produktiver, wenn sie eine umfassende Einführung erhalten .
Ohne Einführung treten weitere Fehler auf und neue Mitarbeiter treffen schlechte Entscheidungen, weil sie nicht vollständig über ihre Aufgaben informiert sind.
Eine hohe Umsatzrate bedeutet, dass Unternehmen unangemessen viel Zeit für die Einführung und den Wissenstransfer aufwenden. Dies ist Zeitverschwendung, wenn der Wissensaustausch überhaupt nicht ordnungsgemäß durchgeführt wird.

Dokumentation kann von entscheidender Bedeutung sein

Wie kann also der Wissenstransfer und der Wissensaustausch verbessert werden? Studien zeigen, dass mehr als 69% der neu ernannten Personen eher dazu neigen, länger als drei Jahre in ihrer neuen Position zu bleiben, wenn sie einem standardisierten Einführungsprozess unterzogen wurden.

Neben einer größeren Zufriedenheit der neuen Mitarbeiter reduzieren gut dokumentierte Prozesse den Stress am Arbeitsplatz, da die Verantwortung für Fehler auf die Prozesse zurückgeführt werden kann, anstatt die Mitarbeiter zu beschuldigen.

Standardisierte Prozesse sind alles andere als innovativ. Insbesondere bei lebensbedrohlichen Aufgaben würden wir nicht davon träumen, ohne kristallklare, dokumentierte Verfahren zu arbeiten.

Lassen Sie uns einen chirurgischen Eingriff in einem Krankenhaus untersuchen. Um sicherzustellen, dass die Operation erfolgreich und so schmerzfrei wie möglich abgeschlossen wird, ist es wichtig, dass alle Ärzte, Chirurgen und Assistenten genau wissen, was zu tun ist und wer für was verantwortlich ist. Dies macht den Betrieb sicherer und effektiver.

Indem Sie Aufgaben ordnen, können Sie die wichtigsten Aufgaben leicht identifizieren und priorisieren. Es ist auch einfach, Fehler zu verfolgen, indem Sie herausfinden, wo der Fehler aufgetreten ist, und ihn dann beheben, um sicherzustellen, dass er nicht erneut auftritt.

Eine neu qualifizierte Ärztin oder Krankenschwester muss das Rad bei ihrer ersten Operation nicht neu erfinden – sie kann einfach dem bereits optimierten Verfahren folgen.

Höheres Wachstum mit Prozessen

Dokumentation sichert also das Leben, erhöht aber auch das Wachstum. Fehler werden verringert, indem Stress reduziert und jedem Mitarbeiter die besten Voraussetzungen für die Leistung geboten werden. Dies verringert sowohl die mit Fehlern verbundenen Kosten als auch eine bessere Kundenerfahrung. All dies wird in der unteren Zeile vorhanden sein .

Auf dieser Grundlage hat Verdo die Erkenntnis erreicht, dass sie eine Prozessdokumentationsreise beginnen müssen. Zu diesem Zweck haben sie das Prozessabbildungstool Gluu ausgewählt, da Sie in Gluu Workflows, Aufgaben und Verantwortlichkeiten einfach dokumentieren, delegieren und standardisieren können.

„Sie müssen sich fragen: Welche Aufgaben mache ich heute? Wie viele Prozesse können verbessert werden, um unseren Arbeitstag produktiver zu gestalten? “
Fredrik Bentsen, energy engineer in Verdo

Neben dem Wissenstransfer hat Verdo seine Arbeitsabläufe durchlaufen und erlebt nun mehr Produktivität in seiner Arbeit. Mit dem Tool erreicht Gluu Verdo die folgenden fünf Vorteile:

Die Möglichkeit, Rollen und Prozesse von einer verbundenen Plattform aus zu verwalten. Auf diese Weise wird es für alle sichtbar, wo Verantwortung und Aufgaben gestellt werden.
Das Dokumentieren von Wissen macht es einfach zu verstehen, wie jede Aufgabe strukturiert ist, warum es wichtig ist, wer verantwortlich ist und wie es erledigt werden sollte.
Aufgaben können in das System gestellt werden, so dass wiederholte Aufgaben und Registrierungen rechtzeitig ausgeführt, überwacht und archiviert werden.
Probleme und Ideen können auf dem Weg festgehalten werden. Dies ermöglicht es, fortlaufende Verbesserungen vorzunehmen und diese zu dokumentieren.
Wenn jeder Mitarbeiter seine Verantwortung und seine Aufgaben kennt, wird das Unternehmen in höherem Maße mit Vertrauen, Zufriedenheit und Wohlbefinden konfrontiert, weil Sie Zeit sparen und Stress und Fehler reduzieren.

Weiß Ihr Unternehmen, wie man Know-how im Unternehmen hält? Wenn nicht – Fang hier an.