Wie Sie mit der Prozessverbesserung beginnen

Prozessverbesserung ist der Schlüssel, um in einer sich verändernden Welt wettbewerbsfähig zu bleiben. Gleichzeitig kann das Thema ‘Verbesserung im Prozess’ überwältigend sein. Dieser Leitfaden richtet sich an Manager, die mit der Prozessverbesserung beginnen möchten und einen grundlegenden Überblick darüber benötigen, wo sie zusätzliche Informationen und Hilfsmittel finden können.

Lesen Sie diesen Leitfaden, um eine Einführung in die folgenden Aspekte der Prozessverbesserung zu erhalten:

Was ist Prozessverbesserung?

Prozessverbesserung ist der systematische Ansatz zur Identifizierung, Analyse und Verbesserung bestehender Arbeitsabläufe oder Systeme, um die Effizienz, Produktivität, Qualität und Gesamtleistung innerhalb einer Organisation zu steigern. Sie beinhaltet die strategische Anwendung von Methoden, Werkzeugen und kontinuierlichen Verbesserungen, um Verschwendung zu vermeiden, Abläufe zu rationalisieren und bessere Ergebnisse zu erzielen.

Warum sollten Sie sich also um Verbesserungen der Prozesse kümmern? Wegen der vielen greifbaren geschäftlichen Vorteile.

Die Vorteile der Prozessverbesserung

Der messbare geschäftliche Nutzen von Prozessverbesserungen kann sich auf verschiedene Weise zeigen:

	Beispiel:	Messbarer Nutzen:
Kostenreduzierung:	Ein Unternehmen setzt die Lean-Prinzipien in seinem Lieferkettenmanagement um, reduziert überschüssige Bestände und rationalisiert die Logistik.	Senkung der Lagerhaltungskosten um 20% innerhalb von sechs Monaten, was zu erheblichen Einsparungen bei den Lagerkosten und einem besseren Cashflow-Management führt.
Gesteigerte Produktivität:	Ein Software-Entwicklungsteam wendet agile Methoden und automatisierte Testverfahren an.	Steigerung der Produktivität um 30 %, gemessen an einer höheren Anzahl fertiggestellter Funktionen oder User Stories pro Sprint, was zu einer schnelleren Produktbereitstellung und kürzeren Markteinführungszeit führt.
Qualitätsverbesserung:	Eine Gesundheitseinrichtung führt einen Six Sigma-Ansatz ein, um medizinische Fehler bei der Patientenversorgung zu reduzieren.	Reduzierung der Fehlerquoten um 50% innerhalb eines Jahres, gemessen durch Berichte über Zwischenfälle und Patientenfeedback, was zu einer höheren Patientenzufriedenheit und einem besseren Ruf führte.

Die Messung von Verbesserungen beinhaltet die Festlegung klarer Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs), die auf die spezifischen Ziele der Prozessverbesserungsinitiative abgestimmt sind. Ganz gleich, ob es darum geht, die Kosten zu senken, die Produktivität zu steigern, die Qualität zu verbessern oder andere Ziele zu erreichen, quantifizierbare Kennzahlen helfen dabei, den Fortschritt zu verfolgen und den Erfolg der eingeführten Änderungen zu bewerten. Es hilft auch dabei, einen Business Case für das Management zu erstellen.

Welche Methode sollten Sie also bei einem klaren Geschäftsfall anwenden?

Methoden zur Verbesserung von Geschäftsprozessen

Auf der einfachsten Ebene können zwei grundlegende Methoden angewandt werden:

Prozessverbesserung

Dabei geht es darum, im Laufe der Zeit schrittweise Veränderungen vorzunehmen, und umfasst Untermethoden innerhalb der Lean-Philosophie mit Rahmenwerken wie Lean Six Sigma und Kaizen.

Prozess-Reengineering (BPR)

Bei BPR geht es um einen radikalen Wandel, bei dem bestehende Methoden durch neue ersetzt werden. Untermethoden wie Agile und Total Quality Management (TQM ) würden in diese Kategorie fallen.

Sowohl die Prozessverbesserung als auch das Prozess-Reengineering zielen darauf ab, die organisatorische Effizienz zu steigern, aber sie unterscheiden sich in Umfang und Ansatz. Hier finden Sie einige Vor- und Nachteile der einzelnen Produkte:

Das Für und Wider von Prozessverbesserung und Reengineering

	Profis	Nachteile
Prozessverbesserung	Inkrementelle Änderungen: Der Schwerpunkt liegt auf allmählichen, kontinuierlichen Veränderungen, die es den Teams erleichtern, sich anzupassen. Beibehaltung bestehender Prozesse: Es baut auf den bestehenden Strukturen auf und nutzt häufig das Wissen der Mitarbeiter und die bestehenden Systeme. Kosteneffektiv: Im Allgemeinen sind die Kosten geringer und die Unterbrechungen geringer als bei einem Reengineering. Mitarbeiterengagement: Ermutigt zur Beteiligung aller Ebenen und fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.	Begrenzte Transformation: Manchmal kann es sein, dass keine bedeutenden Durchbrüche oder transformativen Veränderungen erzielt werden. Langsamer Fortschritt: Aufgrund des inkrementellen Charakters der Verbesserungen kann es einige Zeit dauern, bis sie zu substanziellen Ergebnissen führen. Möglicherweise werden große Veränderungen übersehen: Durch die Konzentration auf kleine Verbesserungen könnten Chancen für radikale Innovationen verpasst werden.
Prozess Reengineering	Radikale Transformation: Bietet das Potenzial für große, transformative Veränderungen innerhalb der Organisation. Effizienzsteigerung: Kann die Effizienz durch die Neugestaltung von Prozessen von Grund auf erheblich steigern. Innovation und Durchbruch: Ermöglicht es, über den Tellerrand hinauszuschauen und völlig neue Ansätze zu verfolgen. Straffung und Vereinfachung: Vereinfacht oft komplexe Prozesse und macht sie unkomplizierter und effizienter.	Hohe Kosten und Unterbrechungen: Es ist in der Regel mit erheblichen Kosten verbunden und kann die Abläufe im Unternehmen stören. Widerstand gegen Veränderungen: Die Mitarbeiter könnten sich gegen solche massiven Veränderungen sträuben, was zu Problemen bei der Umsetzung führt. Risiko des Scheiterns: Aufgrund des radikalen Charakters besteht ein höheres Risiko des Scheiterns, wenn es nicht gut ausgeführt wird. Verlust von institutionellem Wissen: Beim Reengineering könnten bestimmte Elemente der bestehenden Systeme wegfallen, wodurch möglicherweise wertvolles institutionelles Wissen verloren geht.

Die Entscheidung zwischen den beiden Varianten hängt von Ihren spezifischen Bedürfnissen, Ihren Ressourcen und dem Umfang der erforderlichen Änderungen ab. In vielen Fällen ist eine Kombination aus beiden Ansätzen die effektivste Strategie. So können Sie kontinuierliche Verbesserungen nutzen und gleichzeitig gelegentlich radikalere Änderungen vornehmen, um eine transformative Wirkung zu erzielen – oder Sie folgen einem neu gestalteten Prozess mit kontinuierlicherProzessverbesserung.

Im Folgenden sehen wir uns verschiedene Beispiele an und welche grundlegende Methodik sie verwendet haben.

Beispiele für Prozessverbesserungen

Hier finden Sie drei Beispiele für Prozessverbesserungen aus der Praxis:

Verbesserung der Inventarverwaltung:

Ausgabe:	Ein Einzelhandelsunternehmen hatte mit einem Überbestand an bestimmten Artikeln zu kämpfen, während andere ausgingen, was zu erhöhten Lagerkosten und verpassten Verkaufschancen führte.
Verbesserung:	Durch die Einführung eines Just-in-Time-Bestandssystems, die Analyse von Verkaufsmustern und die Anpassung von Bestellungen auf der Grundlage von Nachfrageprognosen konnten überschüssige Bestände reduziert und Fehlbestände minimiert werden.
Ergebnis:	Geringere Lagerkosten, verbesserter Cashflow und höhere Kundenzufriedenheit dank durchgängig verfügbarer Produkte.
Typ:	Prozess Reengineering

Call Center Rationalisierung:

Ausgabe:	Ein Call Center hatte lange Wartezeiten und hohe Abbruchquoten aufgrund von komplexer Anrufweiterleitung und ineffizienten Prozessen.
Verbesserung:	Wir haben den Anruffluss umgestaltet, die Mitarbeiter in Problemlösungstechniken geschult und ein neues CRM-System (Customer Relationship Management ) eingeführt, um die Agenten mit besseren Informationen zu versorgen.
Ergebnis:	Geringere Wartezeiten, höhere Lösungsquoten beim ersten Anruf und höhere Kundenzufriedenheit.
Typ:	Prozess-Reengineering

Optimierung der Herstellungsprozesse:

Ausgabe:	Ein Produktionsbetrieb hatte mit hohen Fehlerraten und langen Produktionsvorlaufzeiten zu kämpfen, was sich auf die Produktqualität und die Lieferzeiten auswirkte.
Verbesserung:	Er führte die Prinzipien der schlanken Produktion ein, implementierte Maßnahmen zur Qualitätskontrolle in jeder Phase und reorganisierte die Montagelinie, um unnötige Bewegungen und Wartezeiten zu reduzieren.
Ergebnis:	Geringere Fehlerquoten, kürzere Vorlaufzeiten, höhere Produktivität und verbesserte Produktqualität insgesamt.
Typ:	Prozessverbesserung

Diese Beispiele zeigen, wie die Prozessverbesserung die Identifizierung spezifischer Probleme innerhalb eines Prozesses, die Implementierung von Änderungen oder neuen Methoden und die Messung der Auswirkungen dieser Änderungen beinhaltet, um greifbare Verbesserungen in Bezug auf Effizienz, Qualität oder Kundenzufriedenheit zu erzielen.

Nachdem das ‘Was’ und das ‘Warum’ geklärt sind, ist es an der Zeit, sich mit dem ‘Wie’ zu befassen. In der Regel durchläuft jede Initiative zur Prozessverbesserung sieben Schritte:

7 Schritte zur Prozessverbesserung

Im Folgenden finden Sie eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Prozessschritte. Weitere Einzelheiten hierzu finden Sie in unserem Artikel über“Prozessverbesserungsschritte“.

1. Identifizierung des Verbesserungsbedarfs:
   • Führen Sie eine gründliche Bewertung der bestehenden Prozesse durch und sammeln Sie Daten und Kennzahlen.
   • Bitten Sie die Beteiligten um Einblicke in Bereiche, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
   • Ziehen Sie in Erwägung, sich externes Fachwissen zu beschaffen und Technologie für Erkenntnisse zu nutzen.
2. Definieren Sie die Ziele und Zielsetzungen:
   • Setzen Sie SMART-Ziele, die mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen.
   • Analysieren Sie interne/externe Faktoren, beziehen Sie verschiedene Interessengruppen ein und kommunizieren Sie Ziele effektiv.
   • Fördern Sie eine Kultur der Zusammenarbeit und sorgen Sie für ein gemeinsames Verständnis und Engagement.
3. Sammeln und Analysieren von Daten:
   • Sammeln Sie Daten aus Kundenfeedback, Leistungsmetriken und Prozessdokumentation.
   • Nutzen Sie Werkzeuge wie Prozessabbildung, statistische Analyse und Benchmarking.
   • Treffen Sie fundierte Entscheidungen und priorisieren Sie Verbesserungsinitiativen auf der Grundlage von Erkenntnissen.
4. Die Entwicklung des Verbesserungsplans:
   • Beziehen Sie funktionsübergreifende Teams ein, um die Ursachen zu ermitteln und umsetzbare Strategien festzulegen.
   • Beurteilen Sie die erforderlichen Ressourcen, legen Sie realistische Zeitpläne fest und definieren Sie messbare KPIs.
   • Implementieren Sie schlanke/agile Methoden und sorgen Sie für einen umfassenden und anpassungsfähigen Plan.
5. Umsetzung des Verbesserungsplans:
   • Führen Sie den Plan aus und sorgen Sie für eine klare Kommunikation, Unterstützung und Schulung der Mitarbeiter.
   • Sprechen Sie Herausforderungen oder Widerstände durch regelmäßiges Feedback und Kommunikationskanäle an.
6. Messung und Überwachung der Ergebnisse:
   • Verfolgen Sie identifizierte KPIs und vergleichen Sie sie mit den Ausgangsdaten, indem Sie Dashboards oder Scorecards verwenden.
   • Analysieren Sie regelmäßig den Fortschritt, stellen Sie Abweichungen fest und ergreifen Sie rechtzeitig Korrekturmaßnahmen.
7. Strategien zur kontinuierlichen Verbesserung:
   • Richten Sie Feedbackschleifen ein, ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter zu Vorschlägen und aktualisieren Sie die Prozesse regelmäßig.
   • Setzen Sie auf Technologie für Automatisierung und KI und fördern Sie eine Kultur der Innovation und des Lernens.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Unternehmen ihre Prozesse systematisch verbessern, die Effizienz steigern und sich an die sich verändernde Geschäftslandschaft anpassen.

Wie Sie Menschen für Prozessverbesserungen gewinnen

Die Einbindung der Mitarbeiter in die Prozessverbesserung ist entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung und nachhaltige Veränderung. Hier finden Sie einige effektive Methoden, um Einzelpersonen in den Verbesserungsprozess einzubeziehen und zu motivieren:

1. Kommunikation und Transparenz:
   • Vermitteln Sie klar und deutlich den Zweck, die Ziele und die erwarteten Ergebnisse der Verbesserungsinitiative.
   • Sorgen Sie für Transparenz bezüglich des Prozesses, des Fortschritts und der Art und Weise, wie einzelne Beiträge zu den größeren Zielen beitragen.
2. Unterstützung und Mitwirkung der Führungskräfte:
   • Sichern Sie sich die aktive Unterstützung und Beteiligung der Führungsebene, um Engagement zu zeigen und ein Beispiel zu geben.
   • Die Führungskräfte sollten sich für die Initiative einsetzen, ihre Bedeutung betonen und eine Kultur fördern, die auf Verbesserungen setzt.
3. Mitarbeiterbeteiligung und Empowerment:
   • Ermutigen und befähigen Sie Ihre Mitarbeiter, Ideen und Vorschläge zur Prozessverbesserung einzubringen.
   • Schaffen Sie Foren oder Plattformen für Brainstorming-Sitzungen, Ideenaustausch und die Sammlung von Feedback.
4. Ausbildung und Kompetenzentwicklung:
   • Bieten Sie Trainingsprogramme an, um die Mitarbeiter mit den notwendigen Fähigkeiten und Kenntnissen für Prozessverbesserungsmethoden auszustatten.
   • Bereitstellung von Ressourcen oder Zugang zu Tools, die ihnen die Teilnahme an Verbesserungsinitiativen erleichtern.
5. Anerkennungen und Belohnungen:
   • Erkennen Sie Beiträge und Erfolge bei der Prozessverbesserung an und feiern Sie sie.
   • Führen Sie ein Belohnungssystem ein, mit dem Einzelpersonen oder Teams für ihre innovativen Ideen und wirkungsvollen Beiträge ausgezeichnet werden.
6. Funktionsübergreifende Zusammenarbeit:
   • Fördern Sie die abteilungs- und teamübergreifende Zusammenarbeit, um eine Vielzahl von Perspektiven und Ideen zu unterstützen.
   • Bilden Sie funktionsübergreifende Teams, um bestimmte Verbesserungsprojekte in Angriff zu nehmen, und fördern Sie die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch.
7. Feedback-Mechanismen:
   • Richten Sie Feedbackschleifen ein, um von den Mitarbeitern Informationen über die Wirksamkeit der eingeführten Änderungen zu erhalten.
   • Reagieren Sie auf Feedback, indem Sie auf der Grundlage von Vorschlägen Anpassungen vornehmen oder Bedenken umgehend ausräumen.
8. Kultur der kontinuierlichen Verbesserung:
   • Verankern Sie eine Kultur, die kontinuierliche Verbesserung als fortlaufende Praxis und nicht als einmaliges Projekt betrachtet.
   • Fördern Sie eine Denkweise, die Veränderungen, Experimente und das Lernen aus Erfolgen und Misserfolgen begrüßt.
9. Klare Rollen und Verantwortlichkeiten:
   • Legen Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten klar fest, um sicherzustellen, dass jeder weiß, wie er in den Verbesserungsprozess eingebunden ist.
   • Geben Sie Hinweise darauf, wie die Rolle der einzelnen Personen zur Erreichung der Gesamtziele beiträgt.
10. Geschichten erzählen und Erfolge teilen:
    • Teilen Sie Erfolgsgeschichten und Fallstudien von Prozessverbesserungsmaßnahmen innerhalb der Organisation.
    • Heben Sie die positiven Auswirkungen, Vorteile und Ergebnisse hervor, die durch diese Initiativen erzielt wurden, um andere zu inspirieren.

Durch die Umsetzung dieser Strategien können Unternehmen ein Umfeld schaffen, in dem sich die Mitarbeiter motiviert, befähigt und engagiert fühlen, zu einer kontinuierlichen Prozessverbesserung beizutragen.

Im Folgenden zeige ich Ihnen ein Beispiel für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess, der alle Bereiche des Wandels umfasst:

5 Tipps zur Prozessverbesserung

Die Prozessverbesserung als Unternehmen zu meistern, erfordert einen strategischen Ansatz und die Konzentration auf die wichtigsten Erfolgsfaktoren. Hier sind fünf entscheidende Faktoren, die zum Erfolg dieses Unterfangens beitragen:

1. Engagement und Unterstützung durch die Führung:
   • Schlüsselaspekt: Aktive Beteiligung und sichtbare Unterstützung durch die oberste Führungsebene sind entscheidend.
   • Wirkung: Wenn Führungskräfte sich für die Prozessverbesserung einsetzen, geben sie den Ton für die Organisation an, zeigen ihre Bedeutung auf und fördern eine Kultur, die kontinuierliche Verbesserungen schätzt.
2. Mitarbeiterengagement und Empowerment:
   • Hauptaspekt: Mitarbeiter auf allen Ebenen einbinden, ihre Beteiligung fördern und sie befähigen, ihren Beitrag zu leisten.
   • Wirkung: Mitarbeiter, die sich wertgeschätzt und befähigt fühlen, sind eher bereit, sich aktiv zu beteiligen, wertvolle Erkenntnisse zu liefern und die erfolgreiche Umsetzung voranzutreiben.
3. Klare Ziele und Zielvorgaben:
   • Hauptaspekt: Die Festlegung spezifischer, messbarer und erreichbarer Ziele, die mit der Gesamtstrategie des Unternehmens im Einklang stehen.
   • Auswirkungen: Klare Ziele geben die Richtung vor, fokussieren die Bemühungen und helfen dabei, den Fortschritt zu messen, um sicherzustellen, dass die Initiativen zur Prozessverbesserung mit den allgemeinen Unternehmenszielen übereinstimmen.
4. Robuste Prozesse und Tools:
   • Schlüsselaspekt: Gut definierte Methoden, Werkzeuge und Ressourcen, die Initiativen zur Prozessverbesserung erleichtern.
   • Auswirkungen: Die Ausstattung der Teams mit effektiven Tools und standardisierten Prozessen rationalisiert die Arbeit, ermöglicht eine datengestützte Entscheidungsfindung und sorgt für eine einheitliche Vorgehensweise im gesamten Unternehmen.
5. Kontinuierliches Lernen und Anpassungsfähigkeit:
   • Schlüsselaspekt: Pflege einer Kultur des kontinuierlichen Lernens, der Anpassungsfähigkeit und der Offenheit für Veränderungen.
   • Auswirkungen: Unternehmen, die aus Erfolgen und Misserfolgen lernen, sich an neue Umstände anpassen und Innovationen fördern, sind besser in der Lage, Prozessverbesserungen langfristig aufrechtzuerhalten.

Diese Faktoren spielen zusammen und verstärken sich gegenseitig und bilden die Grundlage für erfolgreiche Initiativen zur Prozessverbesserung. Wenn Unternehmen diesen kritischen Erfolgsfaktoren Priorität einräumen, schaffen sie ein Umfeld, das der Prozessverbesserung und der Förderung dauerhafter positiver Veränderungen förderlich ist.

Schlussfolgerungen

Mastering process improvement is not merely a goal but a journey that requires a holistic and strategic approach. By placing a strong emphasis on leadership commitment, actively engaging employees, setting clear goals, implementing robust processes, and fostering a culture of continuous learning, organizations can navigate this journey with confidence. These five key factors serve as the cornerstones of sustained success, ultimately leading to enhanced efficiency, innovation, and competitiveness in today’s dynamic business landscape. Embracing these principles will empower organizations to evolve, adapt, and thrive in an ever-changing world. Start by selecting the right tools for process management with our BPM Software Selection Guide.

Fragen und Antworten