Wie Sie neue COVID-19-Vorfälle in nur einem halben Tag digital verwalten können

Haben Sie einen klaren und kontrollierbaren Prozess für den Umgang mit positiven COVID-19-Fällen an Ihrem Arbeitsplatz? Wenn nicht, dann kann Ihnen dieser Artikel helfen, es zu bekommen. Es wird Ihnen helfen, neue Fälle sicherer und mit weniger Auswirkungen auf die Arbeit zu verwalten.

Da die COVID-19-Fallzahlen steigen, stehen immer mehr Manager vor der Frage, wie sie mit neuen Fällen umgehen und gleichzeitig Störungen minimieren können. Es geht darum, schnell zu handeln. COVID-19-Fälle werden daher meist als Ad-hoc-Fälle behandelt. Was dazu führen kann, dass Schlechte Dokumentation darüber, was wirklich passiert ist. Wenn etwas geht falsch und es gibt keine ausreichende Dokumentation, dann Es gibt keine Spur, die beweist, dass jeder Fall korrekt behandelt wurde. Weitermehr, um dabei zu sein Die sichere Seite: Viele Manager entscheiden sich für das Versenden Home ganze Abteilungen, wenn sich jemand ansteckt. Dies kann unnötig kostspielig sein, wenn Nur die engen Kontaktpersonen der infizierten Person müssen nach Hause geschickt und getestet werden. Was wäre, wenn Sie jedes Mal einen wasserdichten digitalen Prozess durchführen könnten? die eine genaue Spur von Aktivitäten hinterlassen würde? Du kann tatsächlich.

Innerhalb weniger Stunden können Sie Ihren eigenen digitalen Prozess zum Laufen bringen. Dies kann Ihrer Organisation helfen, sicherzustellen, dass…

• Jeder kennt seine Rolle und weiß, was zu tun ist – in der richtigen Reihenfolge.
• Jeder Fall wird in Übereinstimmung mit Ihrem Prozess behandelt.
• Sie haben einen automatischen Bericht zur Analyse Ihres Aufwands.

Geschätzter Zeitaufwand: 1-2 Stunden

Bilden Sie Ihren COVID-19-Prozess ab

Zunächst müssen Sie Ihren Prozessablauf abbilden. Im Wesentlichen ist ein neuer COVID-19-Fall “nur” ein weiterer Vorfall und ähnelt in seiner Art einem Arbeitsplatz Unfall oder eine IT-Sicherheitsverletzung. Das bedeutet, dass Sie können Sie Ihren aktuellen Incident-Management-Prozess wiederverwenden.

Kurz gesagt, beim Incident Management geht es darum, die unmittelbaren Auswirkungen zu minimieren und dann sicherzustellen, dass es nicht noch einmal passiert.

Ein Beispiel von Gluu

Nachfolgend sehen Sie einen typischen Incident-Management-Prozess, den wir auch für COVID-19-Vorfälle verwenden können (tseineÜbrigens ist als Vorlage frei verfügbar, wenn Sie Erstellen Sie ein Gluu-Konto.)

Wenn Sie mehr über die Meldung von Vorfällen erfahren möchten, lesen Sie unseren Artikel “So richten Sie die Meldung von Vorfällen ein”.

Geschätzter Zeitaufwand: 2 Stunden

Fügen Sie Ihrem Prozess COVID-19-spezifische Anweisungen und Aufgaben hinzu

Als nächstes müssen Sie sicherstellen, dass COVID-19-spezifische Anweisungen enthalten sind:

Als Nächstes möchten Sie vielleicht einige Aufgaben hinzufügen, die Ihren Prozessablauf für die Personen, die dies tun werden, messbar und greifbar machen . Auf diese Weise können Sie alle Aktivitäten in Ihrem COVID-19-Prozess durchlaufen und fügen Sie die Aufgaben hinzu, die wichtig sind :

Geschätzter Zeitaufwand: 1 Stunde

Erstellen Sie jetzt einen Fallablauf für COVID-19-Vorfälle

Sobald Ihre Prozesslandkarte basierend auf der Art und Weise, wie Sie sie ausführen möchten, fertig ist, haben Sie Anweisungen für jede Aktivität und Aufgaben, die messen, ob der Standard eingehalten wird, und es ist an der Zeit, eine “Fallvorlage” zu erstellen. Eine Fallvorlage ist eine Variation Ihres Incident-Prozesses, die speziell für COVID-19-Fälle funktionieren kann. Auf diese Weise können solche Vorfälle ihre eigenen Aufgaben und ihre eigene Logik haben, wann sie beginnen.

Sie tun dies, indem Sie jede Aktivität in die richtige Reihenfolge bringen, Aufgaben neu anordnen und einige als “Kritisch” festlegen. Bei kritischen Aufgaben können Sie andere Aufgaben erst starten, wenn diese erledigt sind. Das bedeutet, dass alles in der richtigen Reihenfolge passiert.

In diesem Beispiel habe ich den folgenden Flow erstellt:

Geschätzter Zeitaufwand: 1 Stunde

Führen Sie Ihren COVID-19-Prozess durch

Jetzt können Sie Ihren Prozess testen. In unserem Beispiel umfasst das Management eines COVID-19-Vorfalls drei Rollen: einen regulären Mitarbeiter (eigentlich jeden im Unternehmen), einen Manager und möglicherweise einen Spezialisten (wenn Sie z. B. einen Health & Safety Manager haben).

Sie müssen diesen Rollen einige Kollegen hinzufügen , um sie zu testen.

Kontrollieren Sie jeden Fall

Wenn Personen neue Fälle starten, können Sie den Status der einzelnen Fälle verfolgen:

Und wenn Sie einen Bericht über den Fall erstellen müssen, können Sie schnell einen Bericht mit einem genauen Status jedes Falls drucken:

Umgang mit Änderungen und neuen Richtlinien

Wenn Sie Kennen Sie die Richtlinien, die die Gesundheitsbehörden vorgeben, ändern sich häufig. Was tun Sie also, wenn Sie Ihren Prozess ändern müssen? Dann gehen Sie einfach zurück, um Ihren Flow zu bearbeiten, neue Aufgaben und Anweisungen hinzuzufügen und Ihre Organisation zu informieren. Dies kann in Echtzeit und in wenigen Minuten erfolgen.

Warum nicht Versucht es selbst? Erstellen Sie einfach eine kostenlose 14-tägige Testversion und verwenden Sie die mitgelieferte Incident-Management-Vorlage, um Ihre eigene zu erstellen.