Gluu

FALLSTUDIE

Die Lean-Service-Reise von Bisnode mit Gluu

Für die 70 Mitarbeitenden von Bisnode in Aarhus und Kopenhagen erleichtert Gluu die Arbeitsteilung untereinander. Lesen Sie die Ansichten der Lean-Service-Spezialisten darüber, wie die Gluu-Plattform bei Bisnode einen Mehrwert schafft.

Marianne Mølgaard arbeitet mit Prozessoptimierung und Lean Service in der dänischen Tochtergesellschaft des Daten- und Analyseunternehmens Bisnode. Nach nur zwei Stunden anfänglicher Einführung in die Gluu-Plattform hat sie seitdem die Abteilungsleiter des Unternehmens in der Erstellung von Prozessen und Arbeitsanweisungen im Rahmen ihrer Lean Service Journey geschult.

Heute werden 140 Geschäftsprozesse in Gluu zum Leben erweckt, und Marianne Mølgaard sagt, dass dies dazu beigetragen hat, eine gemeinsame Sprache für die Arbeit in den dänischen Niederlassungen von Bisnode zu schaffen.

“Das gemeinsame Format macht es einfacher, füreinander zu übernehmen und sich einen Überblick über die abteilungsübergreifenden Prozesse zu verschaffen.”

Der neue und weitaus partizipativere Ansatz für die Arbeit mit Prozessen in Bisnode hat auch die Aufmerksamkeit von Kollegen im Ausland gefunden, wo Bisnode Niederlassungen in 17 europäischen Ländern hat. Es besteht ein großes Verständnis dafür, dass die Prozesse die Mitarbeiter einbeziehen müssen, bevor sie einen Mehrwert schaffen können.

Der erste Schritt auf dem Weg zu Lean

Der Ausgangspunkt für die Lean-Service-Reise von Bisnode Dänemark begann vor zwei Jahren im Zusammenhang mit der Zusammenlegung von Abteilungen und der dringenden Notwendigkeit, einen Überblick über mehrere hundert verschiedene Arbeitsprozesse zu schaffen. Wie in vielen anderen Unternehmen bestand die Herausforderung darin, dass einige Prozesse sichtbar waren, andere versteckt waren und alle in unterschiedlichen Formaten lagen und an verschiedenen Orten gespeichert waren.

Daher machte sich Bisnode auf die Suche nach einem Tool, das bei der Organisation helfen und die Beschreibungen vereinfachen könnte. Das Ziel? Eine gemeinsame und aktualisierte Best Practice in jedem Geschäftsbereich des Unternehmens. Insgesamt bedürfe es eines gemeinsamen Überblicks in einem gemeinsamen Format. Die Übersicht soll eine Grundlage bieten, um Synergien zu finden und das Geschäft über Prozessverbesserungsinstrumente wie 5S und A3 zu optimieren.

Es war wichtig, ein Prozesswerkzeug zu wählen, das der Lean-Philosophie treu bleibt, indem es die tägliche Einbindung aller Mitarbeiter ermöglicht und die Prozesse nicht statisch macht.

Gluu wurde für den Job ausgewählt, und nach einem Vormittag des Lernens waren Marianne und vier weitere Power-User bereit, sich auf die Gluu-Plattform zu begeben.

Im nächsten Schritt ging es darum, einen Überblick über alle kritischen Abläufe des Unternehmens zu schaffen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Diese Liste half bei der Priorisierung, mit welchen Prozessen Bisnode begonnen hat. Von hier aus begannen Marianne und ihre Kollegen, zusammen mit den Abteilungsleitern, Prozesse abzubilden. Nachdem der erste Prozess in jeder Abteilung abgebildet war, gingen die Abteilungsleiter selbstständig vor.

Greifbare Ergebnisse in den Sommerferien

Während der Sommerferien 2015 begann Bisnode, die Ergebnisse der Arbeiten in Gluu zu sehen. Plötzlich war es für die Mitarbeiter einfacher, die Aufgaben der anderen zu übernehmen, wenn die Feiertage eine Abwesenheit erforderten.

“Es hätten auch zwei Mitarbeiter sein können, die die neuen Kunden innerhalb eines Geschäftsbereichs geschaffen haben. Aber wenn der eine krank war und der andere in den Sommerferien, gab es vielleicht niemanden, der die Kunden schaffen konnte, und das ist nicht in Ordnung. Jetzt können wir in Gluu gehen und es herausfinden. Wir haben es viel genutzt – vor allem in den Sommerferien.”

Marianne Mølgaard fährt fort:

“Jetzt gibt es keine Ausreden mehr, andere Aufgaben nicht übernehmen zu können. Es ist immer in Gluu dokumentiert.”

140 Prozesse jetzt in Gluu sichtbar

Bisher konzentrierte sich Bisnode auf Customer-Care-Prozesse. Alle Kundenkontaktpunkte standen im Fokus.

Die Plattform wird am häufigsten verwendet, wenn Sie eine Aufgabe erstellen müssen, aber nicht wissen, wie. Das Team hat Gluu auch für das Prozessdesign verwendet. Der Vorteil ist, dass alle Partner in einem Prozess sind. Sie werden kontinuierlich angepasst und das Team vernetzt sich mit anderen Tools. Zb. Der Einsatz eines Preisrechners wird auf diese Weise dokumentiert.

Die nächste Station auf dem Weg zum Lean Service

Gluu sei noch nicht voll ausgelastet, betont Marianne Mølgaard. Der nächste Schritt besteht darin, die IT-Betriebsprozesse zu adressieren und auf der Plattform zum Leben zu erwecken. Und Bisnode hat gerade NN Market Data in Aarhus übernommen, so dass es viele Prozesse gibt, die kombiniert werden müssen, um die besten Praktiken zu finden. Dies geschieht durch die Zusammenarbeit in Gluu.

Gleichzeitig arbeiten Marianne und ihre Prozessbegleiter weiter daran, die Prozesse von Bisnode noch lebendiger zu gestalten und in das tägliche Leben aller 70 Mitarbeiter in Dänemark zu integrieren. Unter anderem mit Hilfe von Gluus neues Checklisten-Feature, in dem es möglich ist, Daten täglich, wöchentlich und monatlich laufen zu lassen. Aus diesem Grund ist Marianne der Meinung, dass Gluu ideal ist, um sicherzustellen, dass die Datenausführung jedes Mal korrekt ausgeführt wird.

Längerfristig gehört zu den Ambitionen von Bisnode auch eine ISO-Zertifizierung. Und mit der umfangreichen Abbildung und Dokumentation kritischer Prozesse haben Marianne und ihre Kollegen bereits einen großen Schritt getan.

Das Gerücht, dass Prozessarbeit einfach sein kann, verbreitet sich über die Grenze

Bisnode Dänemark hat kürzlich seine Arbeit und die Vorteile von Gluu anderen Ländern der Bisnode-Gruppe vorgestellt. Marianne Mølgaard sagt, dass die anderen Büros sehr an den Prozessabläufen in Dänemark interessiert sind. Vor allem die Tatsache, dass es so einfach ist, auf der gesamten Gluu-Plattform an Prozessen zu arbeiten und zusammenzuarbeiten.

“Es ist wichtig, dass nicht nur ein Spezialist damit arbeiten kann, sondern dass jeder damit arbeiten kann. Ich nehme mir nur 15 Minuten Zeit, um einem Kollegen Gluu vorzustellen – es ist absolut fantastisch. Ich bin nur dabei, wenn sie ihren ersten Prozess erstellen.”


Lean Service bei Bisnode

Bisnode hat seinen Hauptsitz in Stockholm und bietet Geschäftsinformationen über lokale Tochtergesellschaften in 17 europäischen Ländern an. Der Konzern beschäftigt 2.500 Mitarbeiter.