4 Mythen über Aufgaben-Checklisten
Eine Aufgaben-Checkliste ist ein einfaches, aber wirkungsvolles Werkzeug, das uns hilft, uns an Aufgaben zu erinnern. Sie werden überall verwendet, aber sie werden nicht gerade geliebt. Dieser Artikel versucht, vier Mythen über Checklisten zu entlarven. Lesen Sie es, um zu sehen, wie Sie von der Verwendung von Checklisten an viel mehr Stellen profitieren können, als Sie denken.
Aufgaben-Checklisten helfen uns, das anzuwenden, was wir bereits wissen
Warum brauchen wir überhaupt eine Aufgaben-Checkliste? In seinem Buch “The Checklist Manifesto” teilt Atula Gawande unser Versagen in zwei Kategorien ein:
- Unwissenheit. Wir scheitern an Dingen, die wir noch nicht wissen. Es gibt Krankheiten, von denen wir nicht wissen, wie wir sie heilen können, und Produkte, die wir nicht herstellen können. Wir arbeiten daran und das ist in Ordnung.
- Unfähigkeit. Wir scheitern, weil wir das Wissen, das wir haben, nicht nutzen. In diesen Fällen haben wir das Wissen, aber wir wenden es nicht richtig an.
Vor hundert Jahren sind wir größtenteils an Unwissenheit gescheitert. Heute scheitern wir weitgehend an Unfähigkeit. Das Wissen ist da, aber wir versäumen es einfach, es richtig anzuwenden. Der Grund dafür ist, dass unser Leben extrem komplex geworden ist. So viel Wissen zu verdauen und so wenig Zeit. Es ist verständlich, aber es hilft unseren Kollegen, Patienten, Passagieren oder Mitarbeitern nicht.
“Der Umfang und die Komplexität dessen, was wir wissen, übersteigt unsere individuelle Fähigkeit, seine Vorteile korrekt, sicher oder zuverlässig zu liefern.”
Hier können uns Aufgaben-Checklisten helfen, denn sie geben uns die Möglichkeit, das, was wir als Gruppe wissen, auf eine bestimmte Arbeitssituation zu übertragen.
Warum werden sie also nicht häufiger genutzt? Hier halten uns vier Mythen zurück.
Mythos #1: “Ich bin der Experte, also mache ich es jedes Mal richtig.”
Eine Studie in Krankenhäusern zeigte, dass ein durchschnittlicher Patient 178 Einzelmaßnahmen pro Tag benötigt, die von der Verabreichung eines Medikaments bis hin zu komplexeren Eingriffen reichen. Nur 1 % der Fälle führten zu einem Fehler. 1% hört sich vielleicht nicht nach viel an, aber es sind durchschnittlich zwei Fehler pro Tag bei jedem Patienten! Dennoch gilt der Chefarzt in vielen Krankenhäusern als Halbgott mit großem Wissen und Autorität. Doch “Irren ist menschlich”, selbst für die am besten ausgebildeten unter uns. Atul Gawande drückt es so aus:
“Studien haben gezeigt, dass mindestens 30 Prozent der Patienten mit Schlaganfall von ihren Ärzten unvollständig oder unangemessen versorgt werden. Die richtigen Schritte zu machen, erweist sich als brutal schwierig, selbst wenn man sie kennt.”
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Mythos #2: “Mein Arbeitsbereich ändert sich ständig, daher funktionieren Checklisten nicht.”
Manager in der Dienstleistungsbranche sagen mir oft, dass sich ihr Bereich zu sehr verändert, als dass Aufgaben-Checklisten sinnvoll wären. Dazu sage ich, dass Ihre Checkliste lediglich Ihre aktuelle Best Practice darstellen sollte. Es kann aktualisiert werden, wenn Sie lernen und sich an neue Aufgaben erinnern, die Sie aufnehmen möchten.
Ein Beratungsunternehmen, das regelmäßig neue Kunden an Bord holt. Aufgaben, Menschen und Arbeitsstile variieren von Kunde zu Kunde. Viele Aufgaben bleiben gleich:
- Die Berater müssen sich auf ein Kickoff-Meeting vorbereiten,
- Sie müssen es vermeiden, nach Informationen zu fragen, die sie bereits haben, und
- sie müssen Protokolle schreiben und
- Sie müssen sie danach schnell an den Kunden senden.
Fügen Sie diese Kontrollpunkte in der richtigen Reihenfolge hinzu, stellen Sie sicher, dass sie befolgt werden, und die Kunden profitieren sofort von einer Erfahrung mit weniger Fehlern und Ärgernissen.
Mythos #3: “Checklisten machen mir weniger Spaß.”
Eine Checkliste fokussiert und leitet unser Handeln. Das ist der Punkt. Das bedeutet weniger Nachdenken und mehr Tun. Manche Menschen befürchten, dass ihre Arbeit dadurch weniger Spaß macht. Tatsächlich ist das Gegenteil der Fall.
Die Verwendung einer Checkliste macht Ihre Arbeit zwar repetitiver und weniger intuitiv, spart Ihnen aber sowohl Zeit als auch geistige Energie. Wenn Sie es beim ersten Mal richtig machen, müssen Sie nicht noch mehr Zeit damit verbringen, Fehler oder mentale Energie zu korrigieren, indem Sie sich bei Ihrem Chef oder Kunden entschuldigen. Stattdessen sparen Sie Zeit und fühlen sich wohler, wenn Sie richtig arbeiten. Das setzt Ihre Zeit und mentalen Ressourcen für andere Dinge frei. Mit anderen Worten, der Anteil Ihrer Zeit, der für mühsame Routineaufgaben aufgewendet wird, kann reduziert werden, sodass Ihr Arbeitstag insgesamt mehr Spaß macht.
Denken Sie an den Kellner, der sich nicht an all die kleinen Details erinnern muss, die für die Eröffnung des Cafés erforderlich sind. Stattdessen kann er seine Zeit damit verbringen, die ersten Gäste zu bedienen (obwohl sie vielleicht nicht viel Spaß machen…)
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Mythos #4: “Das ist nicht wichtig genug für eine Checkliste.”
“Alles, was es wert ist, getan zu werden, ist es wert, gut gemacht zu werden”, wie das Sprichwort sagt. Warum haben wir also nicht mehr Checklisten? Der Grund kann der Aufwand sein, der für die Erstellung und Freigabe erforderlich ist, um sie zu erstellen und zu teilen. Sie müssen kollaborativ sein, damit mehr Menschen zusammenarbeiten und ihre Fachgebiete rund um komplexe Verfahren kombinieren können. Papier ist dafür nicht gut.
Es gibt keine Entschuldigung für das Scheitern, wenn man weiß, wie man es richtig macht
Es gibt also wirklich keine Entschuldigung für das Scheitern, wenn wir wissen, wie wir es besser machen können. Mit Checklisten können wir die Werkzeuge schaffen, die die Misserfolgsraten senken und uns helfen, mit der Komplexität des modernen Lebens umzugehen. Eine einfache Checkliste ist ein Anfang und besser als gar keine Checkliste.
In meinem nächsten Blogbeitrag werde ich einige Erkenntnisse über die Verwendung von Checklisten in komplexen Prozessen teilen. Schauen Sie sich in der Zwischenzeit an, wie Checklisten Fehler in der Operation reduziert haben:
Weitere Ressourcen zu Checklisten:
- Erfahren Sie, wie Sie die richtige Checklisten-Software für sich auswählen.
- Die Bedeutung von Checklisten für das Onboarding von Mitarbeitern.
Fragen und Antworten
Sie können Checklisten in Ihre Geschäftsabläufe einbauen, indem Sie regelmäßige Aufgaben festlegen, die überwacht werden müssen. Teilen Sie sie in einfache Schritte auf und setzen Sie Prioritäten. Beziehen Sie Ihr Team in die Erstellung des Plans ein, entwickeln Sie Verantwortlichkeiten und überprüfen Sie ihn regelmäßig auf Aktualisierungen.
Branchen wie das Gesundheitswesen, die Luftfahrt und das Bauwesen können von Checklisten sehr profitieren. Rollen wie Projektmanager und Qualitätskontrolleure finden Checklisten ebenfalls hilfreich, um alle notwendigen Aufgaben zu überwachen.
Herausforderungen bei der Umsetzung von Checklisten können durch mangelnde Beteiligung des Teams und mangelnde Verantwortlichkeit entstehen. Um diese Hindernisse zu überwinden, bedarf es einer angemessenen Schulung, einer regelmäßigen Überprüfung und eines ermutigenden Feedbacks.
