GUIDE TIL PROCESSUCCES (7/8)

Stabilisér jeres processer

Når en proces er kortlagt, skal den bruges. Mødet med virkeligheden gør tavs viden eksplicit, så processen kan gøres lettere at forstå. På dette stadium udføres hver proces som kortlagt og dokumenteret. Revisioner foretages derefter indtil dokumentation og virkelighed matcher for at stabilisere dine processer.

---

Trin til procesforbedring

1. Introduktion til procesforbedring
2. Forbered jeres procesværktøj
3. Opret et proceshierarki og en procesplan
4. Udpeg, nominér og uddan procesejere
5. Præsentér processerne til kollegaerne
6. Gennemgå og kortlæg jeres processer
7. Stabilisér jeres processer
8. Fasthold procesfokus

---

Sådan sikrer I, at proceskortet passer til virkeligheden

Det handler om at finde muligheder for at prøve processen i praksis. Brug af processen betyder, at medarbejdere med de rette roller gør brug af proceskort, arbejdsinstruktioner og eventuelle opgaver for at fuldføre processen. De følger deres egen opskrift, så at sige.

Sådan stabiliserer I jeres processer:

1. Find ud af, hvornår processen skal udføres igen.
2. Udfør processen ved at følge flow og arbejdsinstruktioner i detaljer. Notér alle problemer og ideer ved hjælp af kommentarfunktionen i Gluu.
3. Gennemgå en kollegas observationer og markér, om du er enig eller uenig.
4. Efter hver 3-4 proceskørsler skal I opdatere jeres proces og arbejdsinstruktioner, så de afspejler jeres læring.
5. Forsøg at udføre jeres processer nøjagtigt som dokumenteret. På dette tidspunkt vil kun undtagelser resultere i nye kommentarer.
6. Jeres proces er nu ved at blive stabil.
7. Lad nye eller uindviede kolleger udføre processen for at teste, om instruktionerne er klare.

I denne fase vil I foretage en række forbedringer – dette sker næsten automatisk. Hovedformålet med dette trin er dog at stabilisere processen ved at tilpasse dokumentation og praksis.

Eksempel på, hvordan I stabiliserer jeres processer

Account Managers beskriver hvordan et “kundemøde” afholdes. Den kommende uge gør de hver især en dyd ud af at følge flowet og instruktionerne, når de skal holde kundemøder. Procesejerne overvejer procesrevisioner før og efter hvert møde. De ser også deres kollegas kommentarer og markerer, hvad de er enige eller uenige i.

Procesejeren filtrerer kommentarerne og inkorporerer de fire administratorernes input i procesrevisionen. De fortsætter på denne måde, indtil der ikke længere er behov for redigering. Så er processen stabil.

Udfør processer efter arbejdsinstruktionerne hver gang. Det er, når folk tror, at de kan noget udenad, at de begynder at glemme vigtige opgaver og kontroller.

Tjekliste til at stabilisere processer

• Udfør processen fejlfrit tre gange (intet behov for justering).
• Medarbejdere fra hver rolle i processen kan bekræfte, at den nu afspejler virkeligheden.

Hvorfor lave løbende forbedringer af processen?

Når processen er stabil, kan du begynde at foretage mere dybtgående forbedringer. Nu handler det om at eliminere overflødige aktiviteter og automatisere, hvor I kan.

Sådan forbedrer I jeres processer over tid

Jeres tidligere proceskørsler vil højst sandsynligt have givet jer en liste over mulige forbedringer. I kan nu begynde at implementere dem, der ikke kræver yderligere analyse. Når I har høstet disse “lavthængende frugter”, så kan en struktureret procesforbedringsworkshop hjælpe jer med at gå dybere.

Sådan afholder I en procesforbedringsworkshop:

Procesejeren gennemgår hver aktivitet i processen, mens deltagerne kommenterer direkte i Gluu. For hver aktivitet er det nødvendigt at overveje trin eller opgaver, der er:

1. Rodet, problematisk eller svært.
2. Muligt at automatisere.
3. Skabere af output (til systemet, næste aktivitet osv.) – bidrager aktiviteten direkte til resultatet?
4. Let at måle.
5. Derefter bruger deltagerne 5 til 10 minutter på at læse, besvare og tilføje labels til hinandens kommentarer.
6. Procesejeren opsummerer derefter resultaterne og kan give aktiviteten en bestemt farve, hvis den kræver flere forbedringer.
7. Løs de vigtigste problemer med en A3-skabelon.

Workshop 4 – Procesforbedringer

Output	I oplever resultatet af observationer og input, når cirklen er sluttet, og forbedringer, samt behovet for korrektioner, identificeres.
Deltagere	Alle, der har arbejdet med processen, samt andre interessenter.
Dagsorden	– Gennemgang af kommentarer, ideer mv. – Identifikation af forbedringsmuligheder. – Evaluering.

Eksempel på en procesforbedringsworkshop

En produktionsvirksomhed bruger 5S, PDCA (Plan-Do-Check-Act) og A3 til procesforbedringer. Medarbejdere introducerer problemer, problemer og ideer til aktiviteter, når de udføres. De mere erfarne medarbejdere sætter etiketter på vigtige observationer.

Sortér observationer efter vigtighed på månedlige forbedringsmøder, der er initieret af procesejeren. Dette hjælper teamet med at vælge dybtgående ved hjælp af “root cause analyse”. Forbedringerne herefter fører til justeringer af procesforløb og arbejdsinstruktioner.

Således giver processerne et overblik, og Lean-værktøjer bruges til at gå i dybden med problemløsning.

Tjekliste til procesforbedringer

• Udfyldt én A3-skabelon pr. udgave.
• Prioriteret forbedringsliste.
• Proces- og arbejdsinstruktioner ændret.

Referencer:

• Brug af opgaver og tjeklister i Gluu
• Brug af formularer i Gluu

Dette er det næstsidste kapitel i vores komplette guide til processucces! Du er der næsten. Vores sidste kapitel undersøger fastholdelse af procesfokus. Du lærer, hvordan du fastholder udviklingen af virksomhedens processer over tid.