Hyppigt stillede spørgsmål

Du kan få adgang til din Gluu-konto på følgende måder:

• Via moderne webbrowsere.
• Via Android- eller Apple-apps – f.eks. ved at scanne en QR-kode med enheden.
• Via en desktop-app.
• Via Gluus Microsoft Teams-app.

Det betyder, at forretningsbrugere kan få adgang til relevante data, uanset om de befinder sig på kontoret, hjemme, på fabriksgulvet eller på farten.

Ja, med Gluu kan du tilføje din virksomheds Azure tenant ID, og så er du klar til, at alle brugere i dit domæne kan logge ind. Du kan også indstille specifikke AD-grupper, som har tilladelse til at logge på, hvis du vil begrænse adgangen. Alt dette gøres nemt af din administrator i ‘Kontoindstillinger’. Du kan læse mere i vores Help Center.

Gluu understøtter Single Sign On (SSO) via Microsoft eller Google.

Når brugerne f.eks. logger ind via Microsoft, klikker de bare på Microsoft-knappen og bliver automatisk godkendt i forhold til din organisations brugerliste. Vi kan også give specifikke Microsoft AD grupper inden for virksomheden adgang til Gluu, så hvis medarbejdere skifter job, så kan de ikke automatisk tilgå Gluu. Dette gør det også muligt for jer at have integrationsindstillinger som f.eks. SharePoint. Læs mere om at tilføje jeres virksomheds Azure AD i vores Help Center..

Ja. Gluu har implementeret og følger et ISO 27 001-baseret ledelsessystem for informationssikkerhed. Gluu værdsætter informationssikkerhedsstyring højt og gør sit yderste for at beskytte vores kunders data inden for Gluus eget økosystem af indbyrdes forbundne IT-tjenester.

Gluu er forpligtet til at beskytte sikkerheden af sine forretningsoplysninger i tilfælde af hændelser og uønskede begivenheder og følger og overholder principperne i vores ledelsessystem for informationssikkerhed (ISMS), der er i overensstemmelse med ISO/IEC 27 001:2022. ISMS er endnu ikke officielt certificeret, men Gluu stræber efter at være fuldt ud ISO 27 001-kompatibel.

På nuværende tidspunkt har Gluu indført følgende dokumenter og kontrolmekanismer i henhold til kravene i ISO/IEC 27 001:2022:

• Politik for informationssikkerhed (ISMS)
• Erklæring om anvendelighed (SoA)
• Risikoregister og behandlingsplan
• Politik for personoplysninger
• Politik for acceptabel brug
• Politik for adgangskontrol
• Politik for opbevaring af dokumenter
• Politik for sikkerhedskopiering
• Politik for informationsklassificering

Ovenstående implementeres, opdateres og styres ved hjælp af Gluus eget system til styring af forretningsprocesser.

Efter anmodning kan ISMS-politikken fremsendes digitalt og formelt indføres af Gluus ISO 27 001-ansvarlige.

Ja. Gluu er designet til både forretningsbrugere og processpecialister.

Forretningsbrugere har brug for enkle diagrammer, der er lette at læse uden forudgående viden. Derfor tilbyder as default en kortlægning af de grundlæggende niveauer i BPMN 2.0 – Swimlanes, Activities, Gateways og Events.

På den anden side kan processpecialister have brug for den fulde BPMN 2.0-notation til avanceret brug. Det er derfor, du kan aktivere BPMN 2.0 som valgfrit eller påkrævet, når du kortlægger processer. Dette inkluderer den fulde notationsramme med mere end 55 figurer. Du kan læse mere her: Sådan kortlægger du dine processer med BPMN 2.0 | Gluu Help Center

Ja, auditører siger, at korrekt brug af Gluu kan bringe jer 85-90% af vejen mod en ISO 9001 certificering. Årsagen er, at du kan bruge Gluu til at konfigurere og køre et komplet, integreret styringssystem.

Ja, APQC®-rammen (American Production and Quality Control) er understøttet. Det betyder, at du kan genskabe de fire niveauer i din valgte industristandard i Gluus proceshierarki. Du kan endda importere APQC-processer fra Cross-Industry Framework direkte til Gluu.

Ja. Processer, der er kompatible med den seneste version af Microsoft Visio, og som er gemt i BPMN-format, kan importeres til Gluu.

Ja. Faktisk er APQC® på tværs af brancher indbygget i Gluu, så du hurtigt kan beslutte, hvilke kategorier, grupper, processer og aktiviteter du vil tilføje.

Ja. I Gluu kan du eksportere dine processer via .svg, som kan importeres i Microsoft Visio og andre systemer.

Det er virkelig vigtigt, at software ikke kræver meget af virksomheder eller slutbrugere. Derfor kræver Gluu ikke andet end en moderne webbrowser eller en Android- eller Apple-enhed for at få adgang. Du går simpelthen bare ind på Gluu og logger på med din virksomheds egne Microsoft-legitimationsoplysninger.

Normalt kan alle med bare et grundlæggende niveau af IT-viden (svarende til at arbejde med Office 365) arbejde med Gluu efter en kort introduktion på 15 minutter. Vi anbefaler en “train-the-trainer”-model, hvor Gluu træner dit kerneteam og dine procesejere. De introducerer derefter dine slutbrugere til, hvordan de finder og bruger processer, sager og opgaver, og stiller spørgsmål og giver feedback.

Gluu leveres fra Amsterdam og Dublin. Det er også her, primære data og backup-data opbevares. Det betyder, at ingen data overføres til tredjepartslande (som krævet af GDPR).
Du kan læse mere om Microsofts Data Residency i Azure her.

Gluu bruger primært Microsoft til at levere vores tjenester. En komplet liste over vores “autoriserede underbehandlere” af data findes i vores fælles databehandleraftale.

Nej, vi kræver eller opfordrer ikke til at indtaste følsomme data på platformen. Du kan dog vælge at tilføje denne type oplysninger, og hvis du ønsker det, tilbyder vi avancerede løsninger til kryptering mod et ekstra gebyr.

For at overholde GDPR-reglerne skal Gluu som dataansvarlig slette personoplysninger, når det ikke længere er nødvendigt at behandle oplysningerne for at opfylde formålene med behandlingen.

Pligten til at slette gælder for:

• Medarbejderes og ansøgeres personoplysninger, der behandles som led i rekruttering, eksisterende ansættelsesforhold og afsluttede ansættelsesforhold.
• Brugere (medarbejdere) på kundens konti.

Oplysninger slettes på følgende måder:

1. Brugere af Gluu-applikationer – Kommentarer og data anonymiseres automatisk, når kunden sletter brugere på sin Gluu-konto.
2. Rekrutteringsoplysninger (jobansøgere) – inden for seks måneder efter modtagelse af oplysningerne.

Medarbejderoplysninger – inden for fem år efter, at personen har forladt Gluu.

Gluu tilbyder support via følgende kanaler:

• Online, selvbetjent hjælpecenter med mere end 100 artikler.
• YouTube-kanal med instruktionsvideoer.
• Support via e-mail.
• Chat-support inde fra applikationen.

Tilpassede supportmodeller og serviceniveauer tilbydes til kunder, der bruger vores Enterprise Services.

Gluus supporttid er kl. 8-22 CET med hurtigste svar mellem kl. 9-18. Alle supporthenvendelser håndteres af erfarne medarbejdere.

Medianen for første svartid er 10 minutter, mens medianen for tid til afslutning er omkring 3 timer.

Gluu garanterer, at oppetiden for tjenesten ikke er mindre end 99,5 % målt over et år (12 på hinanden følgende måneder). Målingen af oppetid udføres af en ekstern tjenesteudbyder, og rapporter sendes til kunder efter anmodning.

Gluu har en åben REST-baseret web API. Den tilgås via en token. Det betyder, at I kan oprette forbindelse til alle oplysninger på jeres Gluu konto fra andre forretningssystemer. Du kan læse mere i Help Center.

Ja, Gluu integrerer med SharePoint 365 på to måder:

1. Ved at linke fra kommentarer og arbejdsinstruktioner til filer i bestemte SharePoint-sites. På denne måde kan I stadig beholde alle jeres skabeloner og filer i SharePoint.
2. Ved at oprette mapper og kopiere skabeloner automatisk fra Gluu til SharePoint. Med denne integration vil Gluu gemme kopier af fotos, filer og afsluttede opgaver i den rigtige mappe i SharePoint. Læsmere her.

Gluus åbne, token-baserede REST API gør det nemt at integrere med næsten alle webapplikationer. Både ‘post’- og ‘get’-metoder understøttes, så du kan sende Gluu-data til dine andre applikationer eller få tredjepartsdata ind i Gluu.

Al adgang er krypteret og tilgængelig via slutpunkter, der bruger OpenAPI 2-standarden (OAS). Slutpunkterne kan gennemses af dine interne og eksterne udviklere ved hjælp af Swagger.

Du kan læse mere om Gluus API i vores Help Center.

Vi har bygget native integrationer til applikationer som Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, PowerBI, PowerAutomate og Power Apps.

Ja, det er relevant, når I ved, hvilke aktiviteter der kræver hyppig interaktion med SalesForce. I kan herefter få vist en formular fra SalesForce i Gluu, så I bare kan udfylde felterne uden at skulle tilgå SalesForce.

Gluu understøtter i øjeblikket engelsk, tysk, dansk og grønlandsk (Grønlands Selvstyre er kunde hos os).

Enterprise-kunder kan anmode om flere sprog. Bare spørg din Gluu-repræsentant.

Med Gluu kan du oversætte og lokalisere udvalgt indhold på en målrettet måde. Det betyder, at hvis du f.eks. har produktion i et andet land, så kan du vælge at oversætte specifikke arbejdsinstruktioner til arbejdere i det pågældende land, mens du beholder resten på dit hovedsprog.

Denne Enterprise-funktion giver følgende fordele:

• Oversæt udvalgte processer og/eller arbejdsinstruktioner til sprog, der bruges på f.eks. kontorer og produktionsanlæg i andre lande.
• Brugerne vil kun se det oversatte indhold, hvis oversættelsessproget er valgt, og hvis processen eller dens arbejdsinstruktion er oversat. Du behøver altså ikke at oversætte alt indhold, men kan fokusere på de relevante processer.
• Oprethold dokumentation på et hovedsprog, mens du nemt kan lave 1-til-1-oversættelser til lokale målgrupper.
• Overvåg, om der er foretaget ændringer i mastersproget, som ikke afspejles i oversættelsen.

Du kan læse mere om lokalisering i vores Help Center.

Kort sagt er Gluus Pro-licenser til alle redaktører og skabere af processer, arbejdsinstruktioner og cases, hvor Basic-licenser er til alle andre brugere. Så hvis du har brug for at læse instruktioner og udføre arbejde, skal du bare have en Basic-licens. Du kan se en detaljeret sammenligning af funktioner på vores prisside.

Ja. Gluu er bygget på den indsigt, at man skal engagere forretningsbrugere for at opnå fremragende processer. Det kræver, at alle er i stand til at tilpasse deres adgang til information og stille spørgsmål eller give feedback.

Ja, vores ‘Enterprise Service’-kunder kan kvalificere sig til mængderabatter. Rabatter gives fra 51 Pro- eller 101 Basic-brugere og opefter.

Virksomhedens navn: Gluu ApS

Momsregistreringsnummer: DK33886349

Faktura-valutaer: USD / EUR / DKK

Land: Danmark

Telefonnummer: +4572302070

Virksomhedens adresse: Højbro Plads 10. København K

Bankens navn: Danske Bank

Bankkonto: DK7330000010971896

SWIFT-kode: DABADKKK

Gluu gemmer alle handlinger af brugere som hændelser. Det betyder, at der oprettes nye versioner af indhold, hver gang der gemmes noget. Der er fem måder at se dette på:

1. Få vist ‘Proceshistorik’.
2. Vis diagramversioner.
3. Få vist og gendan aktivitetsversioner.
4. Få adgang til API’en.
5. Få vist revisionssporet.

Et revisionsspor (også kaldet Audit log) er en sikkerhedsrelevant kronologisk post, et sæt poster og/eller en destination og en kilde til poster, der indeholder dokumentation for rækkefølgen af de aktiviteter, der har påvirket en bestemt handling, procedure eller hændelse.

Gluu gemmer alle handlinger af brugere som hændelser. Med Gluus revisionsspor kan admin brugere se alle aktiviteterne på jeres konto – og sortere efter tid eller emne.

Gluu udgiver nye funktioner og forbedringer ca. 8-10 gange om året. Hver udgivelse gennemgår en grundig testproces.

Gluu giver Enterprise-kunder mulighed for at teste med en kopi af deres egne data for at sikre, at der ikke er nogen utilsigtede konsekvenser.

Ja, hvis Enterprise-kunders test viser problemer, sætter Gluu udgivelsen på pause, indtil eventuelle fejl eller designproblemer er løst.

Gluu hostes og leveres fra Microsofts europæiske datacentre i Amsterdam og Dublin. Det betyder, at alle data lagres i EU (sikrer overholdelse af GDPR).

Alle dine data sikkerhedskopieres løbende via Microsofts Azure-tjenester. Det betyder et backup hver 3-5 minutter. Dette opbevares løbende i 35 dage.

Nej, det er ikke muligt. Vi tilbyder dog muligheden for at hoste Gluu på jeres egen Azure-tenant. Dette er vores såkaldte “Private tenant”-mulighed, hvor Gluu administreres i jeres egen Azure-instans med mulighed for at teste og godkende nye udgivelser og have fuld kontrol.

Denne mulighed er tilgængelig som tilvalg via vores Enterprise-aftale.

Når du tegner processer og opretter arbejdsinstruktioner, sikkerhedskopieres dit arbejde hele tiden lokalt i din browser. Resultatet er, at selv hvis din internetforbindelse er tabt, så vil dit arbejde stadig være muligt at gemme til Gluus servere, når din forbindelse er genoprettet.

Ja, vi har kunder, der kører mere end 1.000 processer i Gluu. Disse kan forbindes dynamisk, og aktiviteter kan genbruges på tværs, så I slipper for redundans og ekstraarbejde.

Ja, Gluu udfører regelmæssige vurderinger af sikkerhedssårbarheder ved hjælp af akkrediterede tredjepartsværktøjer. Rapporterne er tilgængelige for kunderne efter behov.

Ja, Gluu udfører regelmæssige penetrationstests ved hjælp af akkrediterede tredjeparts sikkerhedseksperter, der udfører white-hat hacker-lignende angreb.

Al kommunikation med servere er som standard krypteret ved hjælp af industristandard SSL (256-bit kryptering, 2048-bit validering af rod- og domænekontrol). Det sikrer, at al trafik mellem dig og Gluu er sikker under transporten. I modsætning til e-mail-baseret kommunikation, hvor det meste flyder ubeskyttet over internettet, er din kommunikation med Gluu fuldstændig beskyttet.

Dine data i Gluu er krypteret med ‘Transparent Data Encryption‘ til Azure SQL via Microsoft.

Gluu er udviklet med en event sourcing-arkitektur. Det betyder, at alle brugerhandlinger spores og gemmes som hændelser og er tilgængelige i din kontos revisionsspor.

“Begivenheder er uforanderlige. Fordi begivenheder sker i fortiden, kan de ikke ændres eller fortrydes. Men efterfølgende begivenheder kan ændre eller ophæve effekten af tidligere begivenheder. For eksempel er “reservationen blev annulleret” en begivenhed, der ændrer resultatet af en tidligere reservationsbegivenhed.”

Kilde: Microsoft

Gluu har testet processer til datagendannelse. En simpel gendannelse af data kan derfor gennemføres inden for to timer, hvor en fuld gendannelse (også når konfigurationsdata er gået tabt) kan gennemføres inden for en arbejdsdag.

En moderne og udbredt tech stack er virkelig vigtig. Derfor er Gluu bygget på Microsoft Azure, .NET, Angular og Node.js.

Gluu leveres som en multitenant-løsning. Det sikrer høj skalerbarhed og fokus, da alle vores kunder er “i samme båd”, hvilket betyder, at ethvert problem, der identificeres for én kunde, vil blive løst for alle. Mens funktionaliteten deles, sikrer vi, at alle data er adskilt efter konto. Det betyder, at dine data opbevares adskilt fra andres.

Gluu lader dig tildele adgangsrettigheder på to måder:

• Procesbaserede tilladelser: Du kan tildele brugere rettigheder til fuldt ud at administrere og redigere specifikke processer.
• Tilladelsesgrupper: Du kan tildele brugere rollebaseret adgangskontrol til specifikke generelle funktioner.

Du kan læse mere om adgangskontrol og rettigheder i vores Help Center.

Gluu tilbyder flere muligheder for adgangskontrol. Du kan enten tilbyde adgang efter proces eller efter rolle. Den første mulighed er nyttig, hvis du vil give en forretningsbruger mulighed for fuldt ud at eje og arbejde med udvalgte processer. Den anden mulighed er nyttig til at oprette brugerdefinerede “tilladelsesgrupper” og tildele brugere eller grupper af brugere til disse. På den måde kan du f.eks. oprette administratorroller osv.

Du kan læse mere om adgangskontrol og rettigheder i vores Help Center.

Styring af forretningsprocesser, der ikke involverer løbende kommunikation med slutbrugerne, har kun begrænset værdi. Derfor tilbyder Gluu følgende måder at kommunikere med dine slutbrugere på:

1. Notifikationsmails, der opsummerer relevant aktivitet.
2. Skift kommunikation, når en proces ændres.
3. Godkendelsesmeddelelser, når en person skal godkende en ændring.
4. Kommenter og brug @ til at underrette bestemte personer.
5. Brugerdefinerede dashboards til indsamling af oplysninger om enkeltpersoner eller grupper.
6. Deling af specifikke processer, mens du inviterer brugere.
7. Notifikationer til udvalgte Teams-kanaler.

Du kan læse mere om kommunikation med Gluu i vores Help Center.

Vi tilbyder en integration til jeres virksomheds Active Directory Services (ADS) samt Active Directory Federation Services. Dette vil sikre, at nye medarbejdere automatisk vil blive tilføjet til Gluu platformen. Også medarbejdere, der er fjernet fra jeres AD vil automatisk blive deaktiveret inde Gluu.

Du kan vælge de processer, som denne specifikke person ejer, og derefter masseredigere for at angive ny ejer.

Ja. Vi kan sagtens involvere og træne dine foretrukne konsulenter. Det kræver blot, at de har erfaring med business process management generelt og/eller facilitering.

Vi tilbyder implementeringssupport og løbende værktøjssupport via vores Customer Success-program. Hvis du har brug for branchespecifik support til at skabe best-practice-processer, anbefaler vi vores erfarne konsulentpartnere.