Prozesswissen systematisch teilen

Wissen und Know-how gehören zu jeder Organisation. Aber wie systematisiert eine Organisation sie, damit sie jederzeit von allen genutzt werden kann? Wir haben mit Rasmus Steen Malmstrøm, COO beim Gluu-Beratungspartner Bülow Management, gesprochen, um mehr über seine Erfahrungen mit dem Einsatz von Gluu bei Kunden zu erfahren.

Bülow Management unterstützt Organisationen bei der Geschäftsentwicklung, etwa bei der Systematisierung des Wissensaustauschs “Wir gehen hinein und helfen der Organisation, ihr Know-how und ihre Best Practices zu nutzen, damit sie noch mehr für eine gute Performance sorgen kann“, wie Rasmus es ausdrückt.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über den Prozess, den Bülow Management mit Kunden durchläuft, um dies zu erreichen.

Wissen und Prozesse verankern – hier macht Gluu den Unterschied

Rasmus erzählt mir, wie sie mit der Entwicklung von Abläufen, der Abbildung von Prozessen, der Implementierung und der Verankerung arbeiten, um das Wissen und Know-how der Kunden explizit und für die Organisation nutzbar zu machen. Hier ist entscheidend, mit welcher Methode der Kunde das “neue” Wissen einbettet und zugänglich macht.

“Und hier kommt Gluu ins Spiel.” Sagt Rasmus und erzählt mir, dass Gluu das entscheidende Werkzeug ist, wenn es darum geht, die Nutzung von Wissen in Organisationen zu systematisieren. Nicht nur, wenn es darum geht, Know-how und Best Practice für alle sichtbar zu machen, sondern auch, um es in der Praxis und bei neuen Erkenntnissen kontinuierlich abzurufen, zu pflegen und zu verändern.

“… Entscheidend ist, wie man dieses Wissen einbettet und zugänglich macht.”

Schaffen Sie ein klares Bild mit einem Tool, das eine klare, gemeinsame Sprache schafft

“Ich denke besonders, dass Gluu dazu beigetragen hat (der Entwicklungsprozess, rot. ), um ein klareres Bild von der konkreten Umsetzung und der Art und Weise, wie sie geschehen wird, zu schaffen.”

Rasmus spricht dann darüber, wie wichtig es ist, das Unternehmen zu Beginn des Entwicklungsprozesses nach seinen Best Practices und seinem Know-how zu organisieren. Und auch wenn Sie vielleicht eine gute Vorstellung davon haben, wohin Sie gehen, fügt Rasmus hinzu, gibt Ihnen Gluu die Möglichkeit, vorzuleben und zu veranschaulichen, wo Sie in Zukunft mit Ihrem Know-how arbeiten werden.

“Das ist es, was an Gluu so cool ist, dass man sich im Voraus für ein Tool entschieden hat, weil es einfach hilft, eine klarere Sprache darüber zu schaffen: Wohin gehen wir? Welche konkreten Ergebnisse wünschen Sie sich? Es hatte definitiv eine große Bedeutung und hat unseren Kunden geholfen, sich ein klareres Bild davon zu machen, was genau sie von unserem Projekt erwarten können.“

Ziele klarer formulieren

Rasmus gibt mir ein Beispiel aus einer Auftaktveranstaltung mit einem mittelständischen Unternehmen. Hier musste das Ziel klar sein. Und es im Voraus visualisiert zu haben, führte zu einer viel detaillierteren und spezifischeren Denkweise, wie es z.B. realisiert werden könnte.

“… und Gluu als Werkzeug zu haben, ist definitiv ein entscheidendes Element, wenn die Implementierung heute erfolgreich ist.”

Es hat uns geholfen, uns auf die Kommunikation zu konzentrieren, auf klarere Rollen und darauf, wie wir mit der zukünftigen Digitalisierung der Organisation arbeiten können.

“… Und das lag sicherlich an Gluu.”

Die Phasen eines typischen Kundenengagements

Rasmus erzählt mir von ihrem typischen Kundenengagement, bei dem sie das Unternehmen in drei Phasen unterstützen:

1) Klärung/Abbildung des Ist-Zustandes

2) Entwicklung des zukünftigen Zustandes

3) Umsetzung

Klärung/Abbildung des Ist-Zustandes

Wo steht das Unternehmen heute? Welchen Ansatzpunkt haben wir? Hier sprechen wir mit wichtigen Mitarbeitern. In Meetings und Workshops klären wir, wie heute gearbeitet wird. Das sind die Werkzeuge, die wir verwenden. Dies sind die Systeme, auf denen wir unser Geschäft aufbauen usw.

Auf diese Weise verhelfen wir der Organisation zu einem höheren Selbstverständnis. Damit ist die Grundlage für das, womit wir in der Entwicklungsphase arbeiten. Wir tun dies, um Prioritäten zu setzen, wo es am wahrscheinlichsten ist, Verbesserungen vorzunehmen.

Entwicklung des zukünftigen Zustands

In dieser Phase entscheiden wir, worauf wir uns konzentrieren sollen. Von hier aus entwickeln wir Systeme, Werkzeuge und Methoden, die in der Praxis funktionieren. Durch diese Aktivitäten kommen wir auch dem Gespräch näher, was wir tun können, um dies in der Implementierungsphase in ihrer täglichen Arbeit zu verankern.

“Gluu als Werkzeug gibt uns die Möglichkeit, genau zu veranschaulichen und zu veranschaulichen, wie man in Zukunft mit seinem Know-how arbeiten wird.”

Implementierung

In dieser Phase tragen wir zum Training selbst bei. Dabei kann es sich sowohl um Schulungen im Umgang mit neuen Werkzeugen handeln, als auch um das Verständnis der neuen Prinzipien, die erforderlichen Geschäftsprozesse, das spezialisierte Lernen in konkreten Methoden oder was sonst noch benötigt wird. Dies alles kann Teil des Implementierungsprozesses sein.

In dieser Phase wird Gluu als Plattform verwendet, um das oben Genannte zu erreichen.

Wir konzentrieren uns nicht nur auf die Nutzung der neuen Systeme und Tools, sondern vielmehr darauf, die Kultur für die neue Arbeitsweise zu entwickeln. Nennen wir es eine Verbesserungskultur. Hier besprechen wir, wie Sie in Alltagssituationen innehalten und nachdenken und fragen können: Ist das gut genug, oder müssen wir es verbessern?

“Zeigen – nicht erzählen”

Vielen Dank an Bülow Management und Rasmus Steen Malmstrøm, die uns einen Einblick gegeben haben, wie sie Gluu in ihren verschiedenen Phasen ihrer Arbeit einsetzen.