Sådan deler du systematisk procesviden

Viden og knowhow er en del af enhver organisation. Men hvordan systematiserer en organisation det, så det kan bruges af alle hver gang? Vi har talt med Rasmus Steen Malmstrøm, COO hos Gluu konsulentpartner Bülow Management, for at høre om deres erfaringer med at bruge Gluu hos kunder.

Bülow Management hjælper organisationer med forretningsudvikling, såsom systematisering af videndeling “Vi går ind og hjælper organisationen med at bruge sin knowhow og best-practice, så de i endnu højere grad kan sikre en god performance“, som Rasmus udtrykker det.

I denne artikel kan du læse mere om den proces, som Bülow Management gennemgår med kunder for at opnå dette.

Forankring af viden og processer – her gør Gluu en forskel

Rasmus fortæller mig, hvordan de arbejder med udvikling af procedurer, kortlægning af processer, implementering og forankring, så kundernes viden og knowhow bliver eksplicit og brugbar for organisationen. Her er metoden, hvormed klienten indlejrer den “nye” viden og gør den tilgængelig, afgørende.

“Og det er her, Gluu kommer ind i billedet,” Siger Rasmus og fortæller mig om, hvordan Gluu er det kritiske værktøj, når det kommer til at systematisere organisationers brug af viden. Ikke kun når det drejer sig om at gøre knowhow og best practice synlig for alle, men også når det kommer til at få adgang til, vedligeholde og ændre det løbende, efterhånden som det omsættes til praksis, og når ny læring opstår.

“… Hvordan man integrerer den viden og gør den tilgængelig er afgørende.”

Opret et klart billede med et værktøj, der skaber et klart, fælles sprog

“Hvad jeg især synes, at Gluu bidrog til (udviklingsprocessen, red. ), er at skabe et klarere billede af den konkrete gennemførelse, og hvordan den skal ske.”

Rasmus fortæller derefter om vigtigheden af at organisere virksomheden omkring dens bedste praksis og knowhow i begyndelsen af udviklingsprocessen. Og selvom du måske har en god idé om, hvor du skal hen, tilføjer Rasmus, så giver Gluu dig mulighed for at eksemplificere og illustrere, hvor du skal arbejde med din knowhow i fremtiden.

“Det er det, der er så fedt ved Gluu, at have besluttet sig for et værktøj på forhånd, fordi det simpelthen er med til at skabe et klarere sprog om: Hvor skal vi hen? Hvilke konkrete resultater søger du? Det har helt sikkert haft stor betydning og hjulpet vores kunder med at få et klarere billede af, hvad de præcist kan forvente af vores projekt.“

Gør målene tydeligere

Rasmus giver mig et eksempel fra et kick-off arrangement med en mellemstor organisation. Her skulle målet være klart. Og at have visualiseret det på forhånd resulterede i en langt mere detaljeret og specifik tankegang om, hvordan det f.eks. kunne realiseres.

“… og at have Gluu som værktøj er helt klart et afgørende element, når det skal lykkes med implementeringen i dag.”

Det hjalp os med at fokusere på kommunikationen, på klarere roller og på, hvordan vi kunne arbejde med den fremtidige digitalisering af organisationen.

“… Og det var helt sikkert på grund af Gluu.”

Faserne i et typisk kundeengagement

Rasmus fortæller mig om deres typiske kundeengagement, hvor de hjælper organisationen gennem tre faser:

1) Afklaring/kortlægning af den aktuelle tilstand

2) Udvikling af den fremtidige stat

3) Gennemførelse

Afklaring/kortlægning af den aktuelle tilstand

Hvor er virksomheden i dag? Hvilket udgangspunkt har vi? Her taler vi med nøglemedarbejdere. Gennem møder og workshops afklarer vi, hvordan arbejdet foregår i dag. Dette er de værktøjer, vi bruger. Det er de systemer, vi baserer vores forretning på osv.

På den måde hjælper vi organisationen til en højere forståelse af sig selv. Det danner grundlag for det, vi arbejder med i udviklingsfasen. Det gør vi for at prioritere, hvor det er mest muligt at lave forbedringer.

Udvikling af den fremtidige stat

I denne fase beslutter vi, hvad vi skal fokusere på. Herfra udvikler vi systemer, værktøjer og metoder, der fungerer i praksis. Gennem disse aktiviteter kommer vi også tættere på at tale om, hvad vi kan gøre for at forankre dette i deres daglige arbejde i implementeringsfasen.

“Gluu som værktøj giver os mulighed for at eksemplificere og illustrere præcis, på hvilken måde du vil arbejde med din knowhow i fremtiden.”

Implementering

I denne fase bidrager vi til selve træningen. Det kan både være træning i brugen af nye værktøjer, men det kan også være i forhold til forståelsen af de nye principper, de forretningsprocesser der kræves, specialiseret læring i konkrete metoder, eller hvad der ellers er behov for. Dette kan alt sammen være en del af implementeringsprocessen.

I denne fase anvendes Gluu som platform til at opnå ovennævnte.

Vi fokuserer ikke kun på at udnytte de nye systemer og værktøjer, men mere på at udvikle kulturen for den nye måde at arbejde på. Lad os kalde det en forbedringskultur. Her diskuterer vi, hvordan du kan stoppe op og reflektere i hverdagssituationer og spørge – er det godt nok, eller skal vi forbedre det?

“Vis – fortæl ikke”

Tak til Bülow Management og Rasmus Steen Malmstrøm for at give os et indblik i, hvordan de bruger Gluu i deres forskellige faser af deres arbejde.