Arbeitsanweisungen erstellen? Das sagen die Experten
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Wir haben mehrere Branchenexperten gefragt, was genau gute Arbeitsanweisungen ausmacht. Vor allem ein Thema erwies sich für alle Diskussionsteilnehmer als besonders wichtig. Wer genau sollte Arbeitsanweisungen erstellen?
Die Entscheidung, wer Ihre Arbeitsanweisungen schreibt, hat einen großen Einfluss darauf, wie gut sie aufgenommen und wiederholt werden. Aber im Großen und Ganzen waren sich alle unsere Experten einig, dass es wirklich nur eine Rolle gibt, um Ihre Arbeitsanweisungen effektiv zu schreiben. Die Person, die die Arbeit erledigt. Im Folgenden finden Sie einige nützliche Perspektiven, warum Bediener bei der Erstellung von Arbeitsanweisungen bessere Arbeit leisten als das Management, wie Sie auswählen, welcher Ihrer Bediener am besten für die Erstellung von Arbeitsanweisungen geeignet ist, sowie wertvolle Einblicke und Tipps, wie Sie dies selbst tun können.
“Das Erstellen von Arbeitsanweisungen ist eine Aufgabe für die Arbeiter”
“Die einzigen, die Arbeitsanweisungen schreiben können, sind die Leute, die die Arbeit machen. Manager haben in der Regel keine Ahnung, was vor sich geht. Die Aufgabe der Qualitätssicherung besteht darin, das Schreiben zu erleichtern und dann zu prüfen, um sicherzustellen, dass die Arbeitsanweisungen (sobald sie geschrieben, vereinbart und genehmigt sind) befolgt werden.”
– Peter Krafft
“Die Mitarbeiter sollten bei der Erstellung von Arbeitsleitfäden von der Qualitätssicherung unterstützt werden”
In der Regel unterstütze und berate ich bei der Vorbereitung von Arbeitsanweisungen, um sicherzustellen, dass Arbeitsanweisungen genaue, leicht verständliche Schritte enthalten, die so viele Bilder wie nötig enthalten, um die Absicht zu vermitteln. den Anwender über mögliche Sicherheitsbedenken zu informieren und einen angemessenen objektiven Qualitätsnachweis zu erbringen, dass kundenkritische Attribute überwacht und aufgezeichnet werden.
Meine Erleichterung bei der Vorbereitung von Arbeitsanweisungen ermöglicht es mir, meinem Unternehmen einen verkürzten Zeitplan zur Verfügung zu stellen, wodurch das Schreiben, Überprüfen, Kommentieren, Umschreiben, erneute Überprüfen und Wiederholen des Prozesses effektiv entfällt. Es dreht sich alles um Geschwindigkeit und minimale Unterbrechungen, was sich in einem besseren Endergebnis niederschlägt.”
– Craig Wesson
“Unterschiedliche Szenarien erfordern die Auseinandersetzung mit unterschiedlichen Rollen”
“Arbeitsanweisungen müssen die Prozessbediener, Handwerker und/oder Fachleute einbeziehen. Je nach Situation können unterschiedliche Stufen der Moderation bei der Entwicklung der Anweisungen helfen. In meinem Unternehmen neigt die Engineering-Abteilung dazu, ihre eigenen Anweisungen zu schreiben. In der Fertigung schreiben Qualitäts-, Fertigungstechnik- und Produktspezialisten in der Regel die Arbeitsanweisungen, während sie mit dem Personal zusammenarbeiten, das die Vorgänge ausführt.”
– Grauer Warner
“Arbeitsanweisungen sollten von den Experten dieses Prozesses erstellt und gepflegt werden”
“Das Eigentum an der Dokumentation, die in den Händen derjenigen liegt, die die Prozessexperten sind, wird zu einer persönlicheren Akzeptanz führen, um Ihr System auf dem neuesten Stand zu halten. Vor kurzem hatte ich diese Diskussion mit einem Kollegen und es wurde die Frage gestellt: “Wem sollte dieses Dokument gehören, Engineering oder Quality?” Meine Antwort lautete: “Wer ist der Prozessexperte, und wen soll das Dokument regelmäßig überprüfen, um die Aktualität aufrechtzuerhalten?”
– Todd Hanlin
Beispiele für Merkmale von Arbeitsanweisungen
Erstellen von Arbeitsanweisungen und SOPs
Fügen Sie Text, Bilder, Videos, Links und Dateien zu jeder Aktivität in jedem Prozess hinzu. Auf diese Weise können Sie zeigen, warum und wie die Arbeit erledigt wird.
Verwandeln Sie Anleitungen in wiederverwendbare Komponenten
Markieren Sie eine Inhaltsauswahl, um sie in eine Komponente umzuwandeln, die von anderen wiederverwendet werden kann.
“Effektive Arbeitsanleitungen werden von dem Team erstellt, das an dieser Arbeit beteiligt ist”
“Eine effektive Arbeitsanweisung kann nur von dem Team erstellt werden, das an der Arbeit beteiligt ist. Ihre Erfahrungen mit den Erfolgen und Misserfolgen tragen zu einer effektiven und praxisnahen Arbeitsanweisung bei.”
– Rishard Fallil
“Betreiber sollten Arbeitsleitfäden mit Bewertungen von Stakeholdern schreiben”
“Was ich in der Vergangenheit getan habe, ist, all jene zu versammeln, die die Anweisung tatsächlich anwenden werden. Beginnen Sie mit einem einfachen Flussdiagramm und durchlaufen Sie den Prozess auf einer sehr hohen Ebene mit Eingaben der Bediener. Wenn Sie Text erstellen, können die Flussdiagrammaktivitäten Ihre Abschnitte sein. Geben Sie unter jedem Abschnitt die Details an. Wenn Sie glauben, dass Sie es haben, versammeln Sie die Führung (diejenigen, die verantwortlich sind, wenn die Person, die die Anweisung verwendet, versagt) und besprechen Sie es mit ihnen. Möglicherweise gibt es einige wichtige Informationen, die nicht jedem bekannt sind. Ich habe festgestellt, dass Sie nach 2-3 Iterationen mit den “Betreibern” und weiteren 1-2 mit den Stakeholdern zur Genehmigung bereit sein sollten.”
– Mark Christy
“Durch das Erstellen von Arbeitsanweisungen erhalten Sie Verantwortung für Ihren Prozess”
“Es gibt unterschiedliche Grade der Beteiligung – ich habe mit vielen Unternehmen gesprochen, bei denen es gleichbedeutend damit ist, dass die Leute unterschreiben, dass sie die Anweisungen gelesen haben. Dies führt oft dazu, dass gebildete Menschen das Geschriebene in Frage stellen und “beweisen wollen, dass es falsch ist”. Der Vorteil der Erleichterung und der Möglichkeit, dass Menschen ihre eigenen Arbeitsanweisungen selbst schreiben, besteht darin, dass es zu einer Frage der Integrität wird, ob sie befolgt werden oder nicht. “Wenn ich nicht tue, was ich gesagt habe, dann habe ich ein Integritätsproblem” – das ist schwer zu bewältigen – selbst für den gelegentlichen Unruhestifter.”
– Søren Pommer
“Entwerfen Sie einen ersten Entwurf mit einem einzelnen Mitarbeiter und sehen Sie, wie der Rest auf diese Dokumentation reagiert.”
Was ich als effektiv empfunden habe, ist, mit einer Person zusammenzuarbeiten und einen ersten Entwurf eines Arbeitsanweisungsdokuments zu verfassen, das auf der Ansicht dieser Person basiert, wie es gemacht werden sollte. Sobald ich ihre Zustimmung habe, dass das, was geschrieben steht, korrekt ist, dann gehe und besuche andere Leute, die die gleiche Arbeit in den anderen Schichtmannschaften machen, und frage nach ihren Kommentaren zu dem, was geschrieben wurde. Es kommt sehr selten vor, dass alle mit dem ersten Entwurf einverstanden sind.
Wenn eine Person einen Unterschied erwähnt, frage ich nach den Gründen, warum sie anderer Meinung ist. Wenn ihre Gründe relevant erscheinen, dann gehe ich hin und überprüfe die Details dessen, was sie gesagt haben. Auf der Grundlage dieser Eingaben werden Änderungen am Entwurf des Dokuments vorgenommen, und ich gehe zurück zu der ersten Person, mit der ich zusammengearbeitet habe, um ihre Ansichten zu den Änderungen zu erfahren. Es kommt selten vor, dass sie gegensätzliche Ansichten ohne nachzudenken völlig verwerfen. Manchmal antworteten sie: “Nun, das habe ich nie gewusst. Ich glaube, ich habe es die ganze Zeit falsch gemacht. Ich werde mich ändern, um die Dinge in Zukunft so zu machen.” Irgendwann machten all diese verschiedenen Menschen, die sich noch nie getroffen hatten, die Dinge auf die gleiche Weise, und in vielen Fällen profitierte der Kunde von den Verbesserungen und es wurden weniger Fehler während des Herstellungsprozesses gemacht.
“Ziel ist es, dass Ihre Bediener die Verantwortung für diese Prozesse übernehmen”
“Was mich wirklich gefreut hat, war, als eines Tages ein Super-Quality-Guru von weit oben im Unternehmen kam, um unsere Systeme usw. zu überprüfen, und er die Bediener nach den Arbeitsanweisungen fragte, die sie im Regal hatten: “Wem gehören diese? Und woher kamen diese?” Die Betreiber antworteten: “Sie gehören uns und wir haben sie geschrieben.”
Die anfängliche Herangehensweise und die Unternehmenskultur werden einen großen Einfluss auf den Erfolg dieser Art von Projekten haben. Wenn es eingeführt wird, nicht so sehr wie ein Dekret, sondern eher ein “Wir brauchen Ihre Hilfe, um dies zu tun, und das ist der Grund, warum wir es tun müssen”, macht einen großen Unterschied. Wenn es so weit kommt, dass die Qualitätssicherung nur noch das erleichtert, was sie tun wollen, dann hat man wirklich etwas erreicht.”
– John Mercer (englisch)
Sind Sie davon überzeugt, dass Arbeitsanleitungen oder Anweisungen von ihren Bedienern kuratiert werden sollten? Schauen Sie sich unseren Leitfaden zu Arbeitsanweisungen an, der Ihnen hilft, Ihre Arbeitsanweisungen effizient zu planen, umzusetzen und zu iterieren.
Alle Antworten wurden für die Zwecke dieses Artikels bearbeitet. Dieser Artikel wurde erstmals am 15. Oktober 2015 veröffentlicht und am 14. Juli 2023 aktualisiert
Fragen und Antworten
Zur Erstellung effektiver Arbeitsanweisungen kann eine Kombination aus verschiedenen Tools und Software verwendet werden. Dazu gehören oft Diagrammwerkzeuge wie Microsoft Visio zur Erstellung detaillierter Flussdiagramme und Software zur Dokumentenerstellung wie Microsoft Word oder Google Docs zur Erstellung des Textteils der Anweisungen. Ein fortschrittlicherer Ansatz kann die Verwendung einer speziellen Software für die Erstellung von Anleitungen wie StepShot sein, mit der Sie nicht nur umfassende Anleitungen erstellen, sondern auch den Prozess automatisieren können. Auch Tools zur Videoerstellung wie Screencast können für die Erstellung videobasierter Anleitungen für komplexere Aufgaben verwendet werden.
Die Häufigkeit, mit der Arbeitsanweisungen aktualisiert oder überarbeitet werden sollten, hängt im Allgemeinen von mehreren Faktoren ab, darunter die Art der Arbeit, Industriestandards und Änderungen im Arbeitsablauf selbst. In der Regel sollte ein Unternehmen die Arbeitsanweisungen jedoch mindestens einmal im Jahr überprüfen. Änderungen in der Technologie, Prozessverbesserungen oder die Einführung neuer Maschinen oder Software können eine noch häufigere Überprüfung der Arbeitsanweisungen erforderlich machen. Es ist wichtig, dass diese Anweisungen aktuell und relevant bleiben, damit die Mitarbeiter ihre Arbeit effizient und sicher ausführen können.
Natürlich sind effektive Arbeitsanweisungen klar, leicht verständlich und enthalten die notwendigen Details, wie z.B. Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Bedienung eines Softwareprogramms mit Screenshots. Umgekehrt sind unwirksame Anweisungen in der Regel zweideutig, übermäßig technisch und lassen entscheidende Details vermissen. Wenn Sie beispielsweise komplexe Maschinen zusammenbauen, ohne Diagramme oder klare Anweisungen zu geben, kann dies zu Fehlern und Pannen führen. Der Übergang von ineffektiven zu effektiven Anweisungen verbessert die Effizienz, Produktivität und Sicherheit am Arbeitsplatz.
