Sådan vælger du software til opgavestyring
Anslået læsetid: 35 Minutter
Der er ingen tvivl om, at opgavestyring kan forenkle og hjælpe os med at undgå dumme fejl. En af de ting, der afholder os fra at bruge opgavestyring oftere, er den tid det tager at lave lister, dele dem og administrere dem. Dette handler om, hvordan man vælger den rigtige tjekliste-software til jobbet.
Indholdsfortegnelse
Leder du efter noget andet? Se disse relaterede links:
Tjeklister kan bruges både til indkøb af dagligvarer og til udarbejdelse af din virksomheds årsrapport. Tjeklister kan være meget værdifulde til at gøre det, der er komplekst, lettere at udføre. De værktøjer, du skal bruge til de to opgaver, er selvfølgelig meget forskellige. I det første tilfælde får du kun brug for blyant og papir. I det andet får du brug for software til opgavestyring. Hvornår går du så fra papir til software? Og hvilken software eller app bruger du, når du går fra enkel til avanceret opgavestyring? Denne artikel dækker fire situationer og angiver den software til opgavestyring, der passer til hver af dem.
De fire opgavetyper
Valg af software til opgavestyring drejer sig stort set om, hvor kompliceret opgaverne er, om de skal gøres gentagne gange, og antallet af personer, der skal samarbejde for at færdiggøre opgaven. Her er de fire vigtigste opgavetyper:
- Enkle opgaver, der gøres en gang
- Enkle opgaver, der gentages
- Komplicerede opgaver, der kræver samarbejde
- Komplicerede opgaver, der kræver samarbejde og som gentages.
1. Enkle opgaver, der udføres en gang
For engangsopgaver, du gør alene, er det nemt at vælge et værktøj: Skriv bare den Post-It eller en indkøbsliste. Andre skriver ting i kalenderen (Outlook og Google har indbyggede huskelister).
Dette er den type tjekliste, vi alle kender til. Den afholder os fra at glemme nogle ting, når vi køber ind, eller huske ting, der skal gøres i dagens løb. Der er ingen grund til at gøre det mere kompliceret. Hvis du hellere vil bruge din mobil i stedet for et stykke papir, er Workflowy alletiders gratis tjekliste app.
Workflowy
+ Godt at holde styr på dine personlige opgaver. Hvis du vil huske din indkøbsliste, din pakkeliste, ideer, dagens gøremål osv. Bare tilføj en opgave og en dato.
+ Enkel at bruge.
– Ingen prioritetsrangeringer eller mærkning.
– Planlægning af gentagne opgaver er ikke tilgængelig.
Hvad sker der så, når disse enkle opgaver skal gentages?
2. Enkle opgaver, der gentages
Når opgavestyring bør gentages, er papir ikke længere praktisk. Hvem gider at skrive den samme indkøbsliste hver uge? Det er her, Todoist kan være et praktisk valg af software til opgavestyring:
Todoist
+ Du kan samarbejde om små projekter med etiketter og prioriteter.
+ Det sporer dit aktivitetsniveau og giver dig “karmapoint”, så du kan holde dig væk fra sofaen.
+ Opgaver kan gentages ved at tilføje f.eks. “Hver fredag kl. 8.00”.
– Det er uklart, hvad du skal skrive her, og hvad du skal skrive i dit projektstyringsværktøj.
– Ikke egnet til at tilføje instruktioner.
Hvad så med opgaver, der er så komplicerede, at de kræver instrukser og dialog?
3. Komplicerede opgaver, der kræver samarbejde
De opgaver, der falder under denne kategori er næsten altid små projekter. Når opgaven kræver instruktioner og dialog, hvilke er så de enkleste tjeklistesoftwareværktøjer, der understøtter dette?
Har din virksomhed allerede et enkelt projektstyringssystem? I så fald ville jeg bruge det. Hvis dit system er beregnet til større projekter, er det værd at overveje Asana, Trello eller Microsoft To Do.
Det her er forresten ikke en sammenligning mellem projektstyringssystemer – Jeg ser udelukkende på funktioner til oprettelse og formidling af opgavestyring. Men nu er det jo lige sådan, at projektstyringsværktøjer er beregnet til kompliceret samarbejde.
Asana
+ Alletiders instrumentbræt og dokumentering af fremskridt.
+ God mailintegrering.
+ Du kan følge opgaverne.
+ Svært at samarbejde med folk udefra (Du er nødt til at bruge et nyt workspace).
– Mobilappen er ikke på niveau med sine konkurrenter.
– For svært at finde tjeklisterne mellem alt det andet.
Trello
+ Kanban-type brugerflade gør det let at se fremskridt med opgaverne.
+ Inviter team medlemmer udefra og opret offentlige fora.
+ Hver enkelt historie kan have en tjekliste.
– Kort/opgaver er begrænset til et forum eller projekt.
Microsoft To Do
+ Fokuseret på opgaver.
+ Du kan også dele lister med kolleger, venner eller familie.
+ Microsoft-integrationer.
+ Stor support.
– Ingen prioritetsrangeringer.
– Planlægning af at gøre er mulig, men ikke dens stærkeste funktion.
– Ikke godt for store hold, mere til individuel opgavesporing.
Hvis du var vant til Wunderlist, vær ikke ked af det. Microsoft købte Wunderlist i 2015, og selvom appen nu lukkes ned, ligner Microsoft To Do meget Wunderlist.
Start gratis prøve
Tilmeld dig en 30-dages prøveperiode.
Der kræves intet kreditkort.
Så hvilken af de tre skal du vælge? Hvis vi kun taler om tjeklister, synes jeg Microsoft To Do er det enkleste værktøj til dette scenario.
Men hvad sker der, når vi taler om komplekse opgaver, der kan gentages?
4. Komplicerede opgaver, der kræver samarbejde og som gentages
I mit tidligere oplæg “4 myter om tjeklister” henviste jeg til bogen “The Checklist Manifesto” og til, hvordan vi laver dumme fejl, fordi vi ikke anvender den viden, vi har, rigtigt.
De fleste af de eksempler, Atul Gawande bruger, er om komplicerede opgaver, der kræver samarbejde i en bestemt rækkefølge – og hvor man skal lære fra hver gentagelse. At føre kompleks viden ud i livet er indbegrebet af opgavestyring. Så vi kan ikke bare undgå denne kompleksitet, hvis vi ønsker at høste de virkelige fordele ved opgavestyring.
Gentagelse skaber nytænkning
Der findes eksempler på komplicerede opgaver, der skal gentages, overalt: den daglige rutine i en restaurant, på et hospital eller på en byggeplads. I alle disse tilfælde er gentagelserne nøglen. For at illustrere dette, skal du forestille dig, at hver enkelt arbejdsdag på en restaurant, på en operationsstue, eller på en byggeplads skulle gøres af nye mennesker. Hvis opgaver ikke var knyttet til, hvad der skete dagen før, hvad ville der så ske? Hver enkelt opgave ville blive gjort forskelligt, og der ville ske masser af fejl. For medarbejderen ville situationen være ny, så det ville være svært at bebrejde vedkommende. Men kunden ville forvente, at indlæringen fra alle de foregående dage ville finde anvendelse i hans tilfælde.
“Gentagelse skaber omdømme og omdømme skaber kunder.” Elizabeth Arden
Mange komplicerede opgaver behandles som projekter, selv om de ikke er det. Lad os lige hurtigt vende tilbage til definitionen for projekt:
“Et projekt er en midlertidig indsats for at skabet et unikt produkt, en unik tjeneste eller et unikt resultat.”
The Project management Institute
Hvor mange opgaver er virkelig unikke under denne definition?
- At bygge et hus?
- At udføre en operation?
- At onboarde en kunde?
- At levere en løsning (som vi har leveret før)?
Sagen er, at mange komplicerede opgaver behandles som projekter, selvom de i virkeligheden er processer, der består af opgaver, der gentages. Hvis du behandler opgaver, der gentages, som projekter, organiserer du det ikke på en måde, hvor man lærer fra den ene gang til den næste. Du får ikke værdien af gentagelsen. Hvis hvert enkelt tilfælde betragtes som unikt og udføres af forskellige personer, vil de ikke lære, og det er uundgåeligt, at de vil begå fejl. Det er derfor, gentagelse skaber nytænkning med hensyn til opgavestyring som et værktøj for praktisk anvendelse af viden.
Det betyder, at hvis vi bruger projektstyringsværktøjer som software til opgavestyring, får vi ikke lejlighed til at lære fra gentagelse. For avanceret opgavestyring skal vi bruge software til opgavestyring, der er noget helt andet end de mere enkle scenarier, jeg talte om tidligere.
Her er nogle eksempler på funktioner, du skal overveje, når du vælger den rette tjeklistesoftware til dine behov:
Når du skal vælge den rigtige tjeklistesoftware til dine specifikke behov, er det vigtigt at overveje forskellige funktioner, der kan forbedre din tjeklistehåndtering. Nedenfor har vi skitseret nogle af de vigtigste funktioner, du skal huske på i din udvælgelsesproces. Lad os se nærmere på to eksempler på nøglefunktioner nedenfor:
Se opgavestatus
Opgavelogdokumenter viser, om opgaver udføres til tiden, for sent eller ikke udføres.
Kalendere med delte opgaver
Filtrer for at oprette brugerdefinerede opgavekalendere til roller, afdelinger eller standarder.
Ni succesfaktorer for tjeklistesoftware
Så hvis opgavestyring ikke går ud på at huske enkeltstående opgaver men om at holde fast i det, vi har lært, hvad skal vores software til opgavestyring kunne gøre?
1. Opgaver skal udføres ved at knytte dem til roller ikke enkeltpersoner.
Hvis en restaurant siger, at Peter skal gøre dette hver dag, så vil succesen blive knyttet til Peter, og gæsterne vil lide under det, når han ikke er der. Så det drejer sig om, hvad tjeneren som rolle skal gøre.
2. Visuelle arbejdsinstrukser skal være tæt på opgaverne.
Når man er midt i en kompliceret opgave, der kræver vejledning og instrukser, skal de være ved hånden nøjagtigt, når opgaven skal gøres. For eksempel bliver vedligeholdelsen af den avancerede kaffemaskine i en restaurant ikke gjort, hvis tjeneren ikke aner, hvordan den fungerer. Værktøjer og instrukser er anerledes for hver enkelt opgave, så dette gør det endnu mere kompliceret.
3. Opgavens rækkefølge bør være åbenlys.
Hvis tjeneren har en bestemt rækkefølge for at åbne restauranten, skal disse opgaver vises i denne rækkefølge. Og hvis tjenere først skal gøre deres opgaver færdige, før værtinden kan byde kunderne velkommen, skal dette også være åbenlyst.
4. Opgaver skal kunne gentages automatisk.
Når først du opstiller en opgave, bør det kunne gentages automatisk i en periode efter dit valg. Du bør også kunne afbryde opgaver i stedet for at være tvunget til at slette dem (og deres historik).
5. Opgaver skal kunne ses på det rette tidspunkt.
Hvis kokken skal tjekke kvaliteten på de nye varer hver morgen, bør opgaver kun dukke op og forældes på dette tidspunkt.
Start gratis prøve
Tilmeld dig en 30-dages prøveperiode.
Der kræves intet kreditkort.
6. Det skal være klart, hvem der gør hvad.
Hvis kokken foretager en del af kvalitetskontrollen og køkkenassistenten gør resten, skal opgaver og instrukser være klart opdelt.
7. Opgavens udførelse skal være gennemsigtig.
Historikken skal dokumenteres, både for rapporteringens og indlæringens skyld. For eksempel skal restaurantchefen kunne se hvor stor en procentdel af opgaverne, der ikke bliver gjort til tiden – efter rolle og område.
8. Det skal være nemt at dokumentere indlæring.
Når ideer og problemer kommer på bane, skal de dokumenteres i forhold til opgaven, så de kan tages op senere. Kun på den måde kan opgavestyring forbedres, når flere mennesker arbejder med dem.
9. Alt skal være sammenhængende og nemt at ændre.
Dette kan altsammen gøres med en kalender og via mail. Men du ville få brug for en person, der ikke havde andet at lave end at koordinere hver eneste komplicerede opgave. Det koster for meget i administration, så dit værktøj skal have styr på, at roller, medarbejdere, opgaver og indlæring synkroniseres automatisk.
Anbefaling: Når du vælger tjeklistesoftware til din organisation, skal du prioritere løsninger, der stemmer overens med de ni succesfaktorer, der er nævnt ovenfor. Det vil være med til at sikre, at dit tjeklistehåndteringssystem er effektivt, gennemsigtigt og kan tilpasses til dine specifikke behov, hvilket i sidste ende fører til forbedret opgaveudførelse og organisatorisk performance.
Gluu som software til opgavestyring
+ Fokus på opgaver som del af processer.
+ Let at føje instruktioner til opgaver.
+ Opgaver kan knyttes til roller.
– Opgaver gentages kun af kalenderen (endnu ikke hændelsesstyret).
Når det gælder processer, som folk arbejder sammen om at gøre færdige, har du brug for enkle process værktøjer som Gluu. Det er både proces software og software til opgavestyring. Jeg har lavet en hurtig sammenligning baseret på succesfaktorerne:
| Succesfaktor |
Workflowy |
Todoist |
Asana |
Trello |
Microsoft To-Do |
Gluu (Gluu) |
| Opgaver skal gøres efter roller | – | – | – | – | – | ✔ |
| Visuelle arbejdsinstrukser skal være tæt på opgaverne | ✔ | – | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Opgavens rækkefølge skal være åbenlys | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Opgaver skal kunne gentages automatisk | – | ✔ | – | – | – | ✔ |
| Opgaver skal dukke op – og udløbe – på det rigtige tidspunkt | ✔ | ✔ | – | – | – | ✔ |
| Det skal være klart, hvilken rolle gør hvad | – | – | – | – | – | ✔ |
| Opgavens udførelse skal være transparent over tid | – | – | – | – | – | ✔ |
| Det skal være nemt at dokumentere indlæring | – | – | – | – | – | ✔ |
| Alt skal være sammenhængende og nemt at ændre | – | – | – | – | – | ✔ |
Det er vigtigt, jeg er helt åben her:Du er på Gluu bloggen, så jeg er selvfølgelig en smule forudindtaget. For at være retfærdig, vil jeg gøre det helt klart, at det kun er i det sidste scenarie, Gluu vinder. Og hvis du leder efter et værktøj til projektstyring, er alle de ovenstående værktøjer meget mere egnede.
“Omfanget og kompleksiteten af det, vi ved, har overskredet vores individuelle evne til at levere fordelene af den korrekt, sikkert og pålideligt.” Atul Gawande
Dette er vanskeligt at opnå. Ikke fordi vi ikke har viden, men fordi det er for vanskeligt at bruge den korrekt i alle tilfælde. Det kræver den rette software til opgavestyring.
Så hvis vi virkelig ikke ønsker at fejle på grund af uduelighed, er vi nødt til at tage kompleksiteten til os ved hjælp af software. På den måde, vil der i morgen være flere af os, der kan gøre, hvad blot nogle få af os kan gøre i dag. Og gøre det rigtigt. på rette måde og på rette tid Med den mindst mulige indsats. Dette er netop derfor, vi oprettede Gluu .
Konklusioner
At vælge den rigtige tjeklistesoftware er en afgørende beslutning, der afhænger af kompleksiteten af dine opgaver, behovet for gentagelser og kravene til samarbejde. Denne artikel har skitseret fire hovedtyper af opgaver og anbefalet tjeklistesoftware til hvert scenarie. Det understreger vigtigheden af at vælge software, der passer til dine specifikke behov, uanset om det er til enkle engangsopgaver eller komplekse, gentagelige processer. De ni succesfaktorer for tjeklistesoftware er også blevet fremhævet, og de understreger betydningen af rollebaseret opgavestyring, klare arbejdsinstruktioner, opgavegennemsigtighed og nem tilpasning. I sidste ende kan den rigtige tjeklistesoftware hjælpe organisationer med at udnytte gentagelsens kraft og sikre, at viden anvendes korrekt og pålideligt i alle tilfælde, hvilket minimerer risikoen for fejl og ineffektivitet.
Start gratis prøve
Tilmeld dig en 30-dages prøveperiode.
Der kræves intet kreditkort.
Hyppigt stillede spørgsmål
Når du vælger tjeklistesoftware, skal du overveje kompleksiteten af dine opgaver, behovet for gentagelse af opgaver, krav til samarbejde, klarhed i opgavesekvenser og evnen til at indsamle og anvende erfaringer. Det er vigtigt at vælge software, der passer til dine specifikke behov og understøtter rollebaseret opgavestyring.
Til enkle, enkeltstående opgaver kan det være tilstrækkeligt at bruge pen og papir eller digitale notatværktøjer som Workflowy. Tjeklistesoftware bliver mere kritisk, når opgaver kan gentages eller kræver samarbejde og klare arbejdsinstruktioner.
Tjeklistesoftware som Gluu er værdifuldt til komplekse, gentagelige opgaver, fordi det sikrer gennemsigtighed i opgaverne, nem rollebaseret opgavetildeling, automatisk gentagelse af opgaver og evnen til at opsamle erfaringer. Det forenkler samarbejde og processtyring, hvilket gør det lettere at anvende viden konsekvent og pålideligt.
Dette indlæg blev oprindeligt offentliggjort den 16. december 2016 og revideret den 15. december 2020.
