Sådan uddelegeres arbejde effektivt

Effektiv arbejdsdelegering er en meget overset ledelsesevne. Hvis du ikke kan uddelegere arbejde godt, kan du ikke skalere din tid. I stedet vil du gradvist blive bundet op i driften og ikke være i stand til at udvikle forretningen. Dette indlæg har tips om mere effektiv delegering af arbejde.

Jeg har set nogle ledere, der anså deres medarbejdere for at være ude af stand til at tage ansvar selv for små rutineopgaver. Disse ledere følte, at personalet undlod at modtage og handle på selv enkle instruktioner. Som følge heraf undlod de at producere kvalitetsarbejde gennem effektiv arbejdsdelegation. Nogle endte med at arbejde under tankegangen om, at…

“Hvis du vil have noget gjort, så skal du gøre det selv.”

Kontrolfreakens motto

Nogle er kontrolfreaks, der tilbringer deres dage begravet i detaljer og savner helikopterudsigten. Andre ledere ender med at fyre folk meget ofte og bruger deres tid i en løbende reorganisering. Men hvis du ikke kan uddelegere effektivt, kan du ikke skalere dit arbejde.

Den normale måde at arbejde på uddelegering fører til brandbekæmpelse

I den virkelige verden vil økonomichefen dog alt for ofte kun kende til fakturering på et generelt niveau. Specifikationerne for, hvordan det gøres, kan have forladt virksomheden med den tidligere medarbejder. Eller viden kan kun eksistere som stiltiende viden med et andet medlem af holdet. Han vil derfor fortælle den nye medarbejder, hvad lidt han ved, og overlade det til det nye teammedlem at finde ud af. Hvis det nye teammedlem er meget dygtigt, vil hun designe en god proces. Hun vil nu vide, hvordan man uddelegerer fakturering effektivt.

Udfordringen er, at hvis hun er procesdesigner snarere end eksekverer, så kan hun være overkvalificeret til bogholderijobbet og hurtigt begynde at lede efter noget andet. Økonomichefen kan endda føle sig truet af sin kompetence.

På den anden side, hvis den nye medarbejder er mindre dygtig, kan hun føle sig fortabt og usikker. Det betyder, at hun ikke kan få fakturaerne ud til tiden. Økonomichefen og andre kolleger skal derefter bruge meget tid på brandslukning med hende – for ikke at nævne at håndtere konsekvenserne af fejl og vrede kunder. På dette tidspunkt kan hun betragtes som inkompetent (selvom hun er fuldt ud i stand til at udføre en veldefineret proces.

Effektiv arbejdsdelegering er en tovejsindsats

Hvad de fleste glemmer er, at effektiv arbejdsdelegering er en samarbejdsindsats.

Faktisk skal den uddelegerende leder forberede sig, før han er klar til at uddelegere. Lad os tage eksemplet med en økonomichef, der ønsker at delegere faktureringen af projekter til et nyt teammedlem. Denne leder skal være i stand til at besvare følgende spørgsmål, før han delegerer:

• Hvorfor adskiller denne faktureringsproces sig fra normal fakturering?
• Hvad er de resultater, vi leder efter?
• Hvad sker der, hvis disse resultater ikke opnås?
• Hvem arbejder ellers med dette, og hvor bidrager det nye teammedlem?
• Hvad er vores nuværende proces for dette?
• Er den proces kun i mit sind, eller er det faktisk den måde, den gøres på?
• Hvor er vores faktureringspolitikker og retningslinjer (hvis vi har nogen)?
• Hvilke systemer bruger vi, og hvordan fungerer de?
• Hvem kan hjælpe med dette, når jeg ikke er der?

I den ideelle verden har økonomichefen et perfekt overblik og en klar, moden og velkørende proces. Hun vil derefter overvåge det nye teammedlem for at oprette den første faktura – gradvist lade ham overtage helt. På denne måde fungerer uddelegering næsten som en lærlingeuddannelse – mesteren underviser lærlingen. Den nye medarbejder vil hurtigt komme op i fart og også betragte sin nye leder som meget dygtig.

Du skal først kunne udføre arbejdet selv, før du kan uddelegere det

Så hvad kan vi konkludere af dette? De fleste økonomichefer ønsker ikke at bruge deres tid på fakturering. Dette er grunden til, at nogle aldrig gider at forstå, hvordan det fungerer i detaljer. Når de ikke ved, hvordan det fungerer, kan de ikke besvare de grundlæggende spørgsmål, der kræves for effektiv delegering. Det ironiske er, at de som følge heraf indirekte ender med at bruge mere tid på fakturering – ved at slukke brande.

Invester lidt tid i forretningsprocesser og gør det lettere at uddelegere arbejdet

Mange regelmæssige aktiviteter, der burde være modne forretningsprocesser, behandles faktisk som menneskeafhængige, ad hoc-aktiviteter. Med denne tankegang er operationer bundet til gradvist at forbruge hele lederens tid.

Så for at opsummere er en bedre tilgang at investere lidt tid på forhånd og spare meget senere. Typisk får du et positivt afkast, når aktiviteten kun er gennemført fire gange, som denne graf illustrerer:

(og nu er det tid for mig at sige, at det er det, Gluus forretningsprocesplatform kan hjælpe dig med – blandt andet.)