Sådan uddelegeres arbejde effektivt
Effektiv arbejdsdelegering er en meget overset ledelsesevne. Hvis du ikke kan uddelegere arbejde godt, kan du ikke skalere din tid. I stedet vil du gradvist blive bundet op i driften og ikke være i stand til at udvikle forretningen. Dette indlæg har tips om mere effektiv delegering af arbejde.
Jeg har set nogle ledere, der anså deres medarbejdere for at være ude af stand til at tage ansvar selv for små rutineopgaver. Disse ledere følte, at personalet undlod at modtage og handle på selv enkle instruktioner. Som følge heraf undlod de at producere kvalitetsarbejde gennem effektiv arbejdsdelegation. Nogle endte med at arbejde under tankegangen om, at…
“Hvis du vil have noget gjort, så skal du gøre det selv.”
Kontrolfreakens motto
Nogle er kontrolfreaks, der tilbringer deres dage begravet i detaljer og savner helikopterudsigten. Andre ledere ender med at fyre folk meget ofte og bruger deres tid i en løbende reorganisering. Men hvis du ikke kan uddelegere effektivt, kan du ikke skalere dit arbejde.
Den normale måde at arbejde på uddelegering fører til brandbekæmpelse
I den virkelige verden vil økonomichefen dog alt for ofte kun kende til fakturering på et generelt niveau. Specifikationerne for, hvordan det gøres, kan have forladt virksomheden med den tidligere medarbejder. Eller viden kan kun eksistere som stiltiende viden med et andet medlem af holdet. Han vil derfor fortælle den nye medarbejder, hvad lidt han ved, og overlade det til det nye teammedlem at finde ud af. Hvis det nye teammedlem er meget dygtigt, vil hun designe en god proces. Hun vil nu vide, hvordan man uddelegerer fakturering effektivt.
Udfordringen er, at hvis hun er procesdesigner snarere end eksekverer, så kan hun være overkvalificeret til bogholderijobbet og hurtigt begynde at lede efter noget andet. Økonomichefen kan endda føle sig truet af sin kompetence.
På den anden side, hvis den nye medarbejder er mindre dygtig, kan hun føle sig fortabt og usikker. Det betyder, at hun ikke kan få fakturaerne ud til tiden. Økonomichefen og andre kolleger skal derefter bruge meget tid på brandslukning med hende – for ikke at nævne at håndtere konsekvenserne af fejl og vrede kunder. På dette tidspunkt kan hun betragtes som inkompetent (selvom hun er fuldt ud i stand til at udføre en veldefineret proces.
Effektiv arbejdsdelegering er en tovejsindsats
Hvad de fleste glemmer er, at effektiv arbejdsdelegering er en samarbejdsindsats.
Faktisk skal den uddelegerende leder forberede sig, før han er klar til at uddelegere. Lad os tage eksemplet med en økonomichef, der ønsker at delegere faktureringen af projekter til et nyt teammedlem. Denne leder skal være i stand til at besvare følgende spørgsmål, før han delegerer:
- Hvorfor adskiller denne faktureringsproces sig fra normal fakturering?
- Hvad er de resultater, vi leder efter?
- Hvad sker der, hvis disse resultater ikke opnås?
- Hvem arbejder ellers med dette, og hvor bidrager det nye teammedlem?
- Hvad er vores nuværende proces for dette?
- Er den proces kun i mit sind, eller er det faktisk den måde, den gøres på?
- Hvor er vores faktureringspolitikker og retningslinjer (hvis vi har nogen)?
- Hvilke systemer bruger vi, og hvordan fungerer de?
- Hvem kan hjælpe med dette, når jeg ikke er der?
I den ideelle verden har økonomichefen et perfekt overblik og en klar, moden og velkørende proces. Hun vil derefter overvåge det nye teammedlem for at oprette den første faktura – gradvist lade ham overtage helt. På denne måde fungerer uddelegering næsten som en lærlingeuddannelse – mesteren underviser lærlingen. Den nye medarbejder vil hurtigt komme op i fart og også betragte sin nye leder som meget dygtig.
Du skal først kunne udføre arbejdet selv, før du kan uddelegere det
Så hvad kan vi konkludere af dette? De fleste økonomichefer ønsker ikke at bruge deres tid på fakturering. Dette er grunden til, at nogle aldrig gider at forstå, hvordan det fungerer i detaljer. Når de ikke ved, hvordan det fungerer, kan de ikke besvare de grundlæggende spørgsmål, der kræves for effektiv delegering. Det ironiske er, at de som følge heraf indirekte ender med at bruge mere tid på fakturering – ved at slukke brande.
Invester lidt tid i forretningsprocesser og gør det lettere at uddelegere arbejdet
I virkeligheden behandler folk mange regelmæssige aktiviteter, som burde udvikle sig til forretningsprocesser, som personafhængige ad hoc-aktiviteter. Med denne tankegang er det uundgåeligt, at lederens tid gradvist bliver opslugt af driften.
Så for at konkludere, er det bedre at investere lidt tid på forhånd og spare meget senere. Som denne graf viser, høster du typisk et positivt afkast, når du har gennemført aktiviteten fire gange.
(og nu er det tid for mig at sige, at det er det, Gluus forretningsprocesplatform kan hjælpe dig med – blandt andet.)
Ofte stillede spørgsmål
Lad os se nærmere på de specifikke opgaver, du bør overveje at uddelegere. Begynd med de administrative opgaver, som kan tage meget af din tid, og overdrag dem til en executive assistent. De består i at planlægge møder, styre din kalender og håndtere den daglige korrespondance. Dernæst kan du overveje at uddelegere dataorienterede opgaver som indtastning af data eller administrative rapporter. Disse opgaver kan være tidskrævende, men de bidrager måske ikke direkte til dine strategiske mål. Derudover kan du tildele opgaver som administration af sociale medier og vedligeholdelse af hjemmesiden til henholdsvis dit marketing- og IT-team. Husk, at målet er at spare din tid og energi til opgaver, hvor dit strategiske input eller dine færdigheder er mest uundværlige.
Lad os nu dykke ned i de udfordringer eller risici, der er forbundet med uddelegering, og finde effektive metoder til at håndtere dem. En typisk udfordring er, at teammedlemmerne stritter imod, fordi de måske føler sig bebyrdede eller dårligt forberedte på de ekstra opgaver. Du kan tackle dette ved at sikre, at de får tilstrækkelig træning og støtte, og ved at gøre en seriøs indsats for at tildele opgaver baseret på individuelle færdigheder. En potentiel risiko kan være den forringede kvalitet af arbejdet. Men du kan kontrollere det ved at opmuntre til åben kommunikation, opstille utvetydige forventninger og etablere et system til at overvåge fremskridt og give feedback.
Frekvensen eller tidsplanen for gennemgang og justering af arbejdsdelegering har ikke et svar, der passer til alle. Det afhænger virkelig af dynamikken i dit team, opgavernes art og din organisations overordnede arbejdsgang. Men du bør generelt gennemgå den mindst en gang i kvartalet. Denne gennemgang giver dig mulighed for at evaluere opgaveudførelsen og foretage eventuelle nødvendige justeringer. Ud over denne kvartalsvise gennemgang bør du også holde en åben kommunikationslinje med dit team og foretage justeringer efter behov. Overgangsperioder som projektafslutning eller -start, præstationsevalueringer eller større operationelle ændringer er også ideelle tidspunkter til at gennemgå din delegeringsstrategi.
