Gluu

GUIDE TIL PROCESSUCCES (6/8)

Tegn processerne

Nu hvor du har det grundlæggende på plads, er det tid til at begynde at tegne procesdiagrammer. Procesejeren er den rigtige person til at samle de mennesker, der ved, hvordan arbejdet udføres i hvert område.

Trin til procesforbedringer

  1. Få succes med din procesforbedringsplan
  2. Vælg procesværktøj
  3. Opret proceshierarki og procesplan
  4. Udpeg, nominér og uddan procesejere
  5. Præsentér for kollegerne
  6. Tegn processerne
  7. Stabilisér jeres processer
  8. Fasthold procesfokus

Dette kapitel er primært en vejledning til procesejere. Vi antager, at I har uddannet jeres procesejere, så de nu har en grundlæggende forståelse af, hvordan I tegner et procesdiagram og laver en arbejdsinstruktion. Nu er det tid for dem at komme igang.

Start med at tegne processerne, som de udføres idag – ‘As-is’ som det kaldes.

Det er vigtigt, at I starter med at kortlægge procesforløb, som de er i dag – ikke som I ønsker, de skal være. Dette er den bedste måde til hurtigt at lave procesdiagrammer, som jeres kolleger kan genkende og udføre. Dette kaldes jeres ‘as-is’ processer.

Tip!

Vidste du, at du med 10 procesejere og én procesworkshop om ugen så kan I tegne alle jeres kritiske processer på én måned?

TRIN 6.1

Tegn jeres processer sammen

Hvis du leder efter et mere praktisk og visuelt eksempel på, hvordan du går til proceskortlægning, mens du holder dem enkle, så tjek vores video nedenfor:

På det første møde er det nyttigt også at involvere en erfaren konsulent fra den centrale arbejdsgruppe eller en ekstern konsulent til at støtte procesejeren og hjælpe med forberedelse og evaluering.

  1. Inviter mindst én repræsentant for hver rolle (som er en del af processen) til en to-timers workshop.
  2. Under denne workshop kan du lave procesdiagrammer direkte i Gluu.

Det er vigtigt at understrege, at opgaven er at lave procesdiagrammer, som deltagerne tror, det aktuelt udføres. Du vil forstå, hvordan arbejdet er gjort – ikke hvordan du ønsker , at det skal gøres.

Illustration af procesforbedringscyklus

Sådan kan redaktører hjælpe procesejeren

I Gluu er det kun den tildelte procesejer og redaktører, der kan redigere en proces. Formelt er procesejeren ansvarlig, men denne rolle gives ofte til medarbejdere, der:

Hvor en procesejer kan være god til at skabe procesforståelse, facilitere og lave forbedringer, er han eller hun måske ikke god til at huske at vedligeholde processen, mens du lærer. Det er her, redaktører kan hjælpe.

Vi anbefaler, at den travle procesejer udpeger 1-2 redaktører, når procesworkshoppen lukkes. Den ideelle editor ser sådan ud:

Redaktørens opgave er at opfange og registrere alle ændringer i arbejdsinstruktioner og processer og derefter opdatere Gluu.

Eksempel på en succesfuld procesejer

Tip!

En fabrik har et dagligt ledelsesmøde i produktionsområdet. Dette ledes af procesejeren. Nu og da identificerer gruppen nødvendige justeringer af processen og arbejdsinstruktionerne. Disse gøres derefter direkte i Gluu via en tablet, der betjenes af koncernens yngste medarbejder, Simone. Simone bruger kommentarfunktionen til at opsummere baggrunden for ændringen. Således sikrer Simone som redaktør koblingen mellem det daglige ledelsesmøde og processen som helhed.

Eksempel på en workshop til udarbejdelse af procesdiagrammer

Inviter til et møde (i et lokale med projektor og internetadgang), og gør derefter:

  1. Log ind på dit processamarbejdsværktøj.
  2. Vælg det rigtige procesdiagram i hierarkiet, og åbn det i redigeringstilstand.
  3. Gør proceskortlægning lettere for gruppen, så du opretter et diagram, der viser det overordnede ansvar.
  4. Klik på en aktivitet og vis, hvordan hver deltager kan tilføje tekst, links, billeder, video, filer og kommentarer til hver aktivitet i processen.
  5. Bed alle om at tilføje deres ideer, kommentarer og spørgsmål – mens procesejeren gennemgår det tilsigtede output for hver aktivitet.
  6. Giv deltagerne 5-10 minutter til at svare og mærke hinandens ideer, før du går videre til næste aktivitet.
  7. Giv deltagerne en hjemmeopgave for at tilføje de dokumenter, skabeloner og links, de bruger til hver aktivitet. Høst nyttige værktøjer til at forfine og dele med alle.
  8. Afslut med at identificere den næste mulighed for at udføre processen. Dette skal give så mange af gruppemedlemmerne som muligt en chance for at teste processen i et rigtigt miljø.

Med denne samarbejdstilgang er deltagerne mere tilbøjelige til at tage reelt ejerskab over deres procesdiagrammer.

Tip!

In this phase, Gluu’s compliance dashboard is useful for monitoring progress by a process. If a process is rarely modified or commented on, then there is a need to follow up on whether or not the process owner fulfils his new role.

Referencer:

Tjekliste

Næste kapitel

Dette var kapitel seks, kapitel syv dækker, hvordan du stabiliserer dine processer. Vi har også inkluderet nogle tjeklister og eksempler for bedre at demonstrere, hvordan man bedst griber løbende forbedringer an.