FALLSTUDIE
SPORT 24: ERP-Migration durch 1.000 dokumentierte Aktivitäten gerettet
Dänemarks größter Sporteinzelhändler hatte bereits versucht, auf ein neues ERP-System zu migrieren. Es scheiterte. Die Post-Mortem-Analyse zeigte eine einzige Ursache auf: Niemand konnte genau beschreiben, wie das Geschäft tatsächlich funktionierte.
Mit 1.500 Mitarbeitenden und einem Jahresumsatz von 1,5 Milliarden DKK konnte SPORT 24 diese Situation nicht ungelöst lassen. Als Microsoft die Unterstützung für sein bestehendes System einstellte, musste der nächste Versuch einer ERP-Migration im Einzelhandel zu Microsoft Dynamics Business Central erfolgreich sein. Diesmal löste das Unternehmen zuerst das Prozessproblem.
Innerhalb von zwei Monaten dokumentierten 25 Mitarbeitende von SPORT 24 mit Gluu 1.000 Aktivitäten in 100 Schlüsselprozessen. Diese Arbeit brach Abteilungssilos auf, deckte Ineffizienzen auf und schuf die Grundlage, die die ERP-Implementierung benötigte.
Die Migration war erfolgreich. Seitdem nutzt SPORT 24 seine Prozessdokumentation, um halbjährliche Cloud-Updates zu verwalten, die internationale Expansion in drei neue Märkte vorzubereiten und die Prozessarbeit vollständig intern und ohne externe Berater zu erledigen.
„Wir raten nicht länger, wie unser Geschäft funktioniert. Jetzt nutzen wir unsere Prozesse und Technologien als Startrampe für Wachstum. Mit Gluu haben wir die Klarheit gewonnen, die wir brauchten, um unserem Geschäft ‚Superkräfte‘ zu verleihen.“
Lars Elsborg
CEO, SPORT 24
Abgebildete Aktivitäten
1.000
Dokumentierte Aktivitäten in 100 Schlüsselprozessen
Von 25 Mitarbeitenden vor dem ERP-Go-Live abgeschlossen
Abgebildete Prozesse
100
Schlüsselprozesse als ERP-Grundlage aufgebaut
End-to-End-Transparenz über Abteilungen hinweg
Zeit für die Abbildung
2
Monate
Von null Dokumentation zu einer vollständigen Prozessgrundlage
Von 25 Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen
Neue Märkte
3
Internationale Expansionsziele für 2025 geplant
Ermöglicht durch das Prozessrahmenwerk von SPORT 24 in Gluu
Die Entscheidung, die das Ergebnis veränderte
SPORT 24 hatte sich jahrelang auf ein älteres ERP-System verlassen. Im Laufe der Zeit hatte es sich zu einem Wirrwarr aus kundenspezifischen Add-ons und Workarounds entwickelt. Als Microsoft das Ende der Unterstützung für dieses System ankündigte, war die Migration nicht länger optional, und das Unternehmen versuchte, zu Microsoft Dynamics Business Central zu wechseln. Das Projekt geriet ins Stocken.
CEO Lars Elsborg schildert offen, was passiert ist: „Wir wurden von der Technologie eingeschränkt, statt von ihr unterstützt. Das vorherige System machte es unglaublich schwierig, neue Initiativen umzusetzen. Und als wir zum ersten Mal versuchten, zu Business Central zu wechseln, stellten wir fest, dass uns einfach die nötige Klarheit fehlte, um erfolgreich zu sein.“
Das Problem war nicht die ERP-Software selbst. Das Kernproblem war die Transparenz. Die Arbeitsabläufe von SPORT 24 waren undokumentiert, in Abteilungssilos getrennt und zwischen den Teams inkonsistent. Ohne klare Prozesse gab es keine zuverlässige Grundlage, auf der das neue System konfiguriert werden konnte. Damit eine ERP-Migration im Einzelhandel erfolgreich ist, muss diese Prozessklarheit an erster Stelle stehen, und SPORT 24 hatte diesen Schritt beim ersten Mal übersprungen.
Wie SPORT 24 Gluu nutzte, um diese Grundlage zu schaffen
Bevor SPORT 24 einen zweiten Versuch einer ERP-Migration im Einzelhandel unternahm, wandte es sich an Gluu. Der Grund für die Wahl war konkret: Im Gegensatz zu vielen Prozessdokumentations-Tools, die technisches Fachwissen erfordern, ist Gluu für Fachanwender konzipiert, sodass die Personen, die die Arbeit tatsächlich erledigen, die Prozesse selbst abbilden und verantworten können.
Die Abbildungsarbeit war systematisch und zeitlich begrenzt. Innerhalb von zwei Monaten dokumentierten 25 Mitarbeitende 1.000 Aktivitäten in 100 Schlüsselprozessen. Während ihrer Arbeit identifizierten sie Lücken, Redundanzen und Möglichkeiten zur Vereinfachung, bevor die ERP-Implementierung begann. Abteilungsübergreifende Arbeitsabläufe, die zuvor in separaten Silos existierten, wurden zu End-to-End-Ansichten verbunden.
Frank K Jensen, Head of IT and Digitalisation bei SPORT 24, beschreibt, was diese Veränderung bedeutete: „Wir hatten früher Prozesse, die fragmentiert und in Silos dokumentiert waren. Jetzt sehen wir sie als vollständige, durchgängige Arbeitsabläufe. Das war ein Wendepunkt für uns.“
Eine Plattform zu haben, auf der Prozesse dokumentiert, verantwortet und für alle zugänglich sind, macht jede Phase einer ERP-Implementierung zuverlässiger, von der anfänglichen Planung bis über den Go-Live hinaus. Wenn Sie sehen möchten, wie das in der Praxis funktioniert, ist die kostenlose Testversion von Gluu ein guter Ausgangspunkt.
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Was die zweite Migration brachte und was danach folgte
Die zweite ERP-Migration im Einzelhandel war erfolgreich, wo die erste gescheitert war. Mit dokumentierten, optimierten Prozessen, die bereits auf die Systemstruktur abgebildet waren, richtete SPORT 24 Business Central an der tatsächlichen Arbeitsweise des Unternehmens aus. Die Implementierung, die beim ersten Mal ins Stocken geraten war, wurde reibungslos abgeschlossen.
Über den Go-Live hinaus brachte die in Gluu aufgebaute Prozessklarheit weiterhin in vier Bereichen Ergebnisse.
Prozessoptimierung als fortlaufende Praxis
Da die Prozesse und Standardarbeitsanweisungen von SPORT 24 nun in Gluu dokumentiert sind, nutzt das Team die Plattform, um kontinuierlich Automatisierungsmöglichkeiten und Effizienzsteigerungen zu identifizieren. Frank Jensen erklärt: „Gluu hilft uns, zu erkennen, wo Prozesse optimiert oder automatisiert werden können. Anstatt nur auf Probleme zu reagieren, verbessern wir proaktiv unsere Arbeitsweise.“
Cloud-Updates sicher steuern
Business Central veröffentlicht zweimal jährlich größere Updates. Für die meisten Organisationen führen diese Updates zu Unsicherheit darüber, welche Konfigurationen sich ändern, welche Prozesse ausfallen werden. Für SPORT 24 liegt die Antwort bereits in Gluu. „Mit Gluu können wir jetzt leicht erkennen, welche Prozesse von diesen Updates betroffen sein werden, und proaktiv Anpassungen vornehmen“, erklärt Frank Jensen. Die Prozessdokumentation, die die Migration ermöglichte, ermöglicht nun die fortlaufende ERP-Wartung.
Ein Rahmenwerk für die internationale Expansion
Mit seinem ERP-System und seinen Geschäftsprozessen ist SPORT 24 bereit, 2025 in drei neue internationale Märkte einzutreten. Die Replikation von Abläufen in einem neuen Markt ist nun eine strukturierte Übung und kein Ratespiel mehr. Wie Frank Jensen bemerkt: „Wir haben jetzt eine Struktur, die es einfach macht, unsere Abläufe zu replizieren und zu skalieren. Das ist ein massiver Wettbewerbsvorteil.“
Interne Kompetenz statt externer Abhängigkeit
Eines der bedeutendsten Ergebnisse war eine Veränderung in der Denkweise von SPORT 24 über die Prozessarbeit selbst. „Vor Gluu dachten wir, wir müssten externe Prozessexperten einstellen. Aber das Tool ist so intuitiv, dass wir alles intern verwalten konnten“, fährt der Head of IT and Digitalisation fort. „Jetzt ist Prozessarbeit für uns zur zweiten Natur geworden.“ Das Webinar wie ein großer Einzelhändler Prozesse in seiner ERP-Implementierung nutzt behandelt diesen Ansatz detaillierter.
Kurz gesagt
SPORT 24 hatte versucht, von seinem älteren ERP-System zu Microsoft Dynamics Business Central zu migrieren, und war gescheitert. Die Ursache war nicht die Software: Seine Geschäftsprozesse waren undokumentiert, fragmentiert und abteilungsübergreifend inkonsistent, was bedeutete, dass das neue System keine zuverlässige Grundlage für die Konfiguration hatte.
SPORT 24 wählte Gluu, weil es im Gegensatz zu technischeren BPM-Plattformen die Prozessdokumentation für Fachanwender ohne spezialisierte Unterstützung zugänglich macht. Das bedeutete, dass die 25 Mitarbeitenden, die die Abbildungsarbeit leiteten, direkt in der Plattform arbeiten und in zwei Monaten 1.000 Aktivitäten in 100 Prozessen dokumentieren konnten.
SPORT 24 nutzt Gluu als zentrale Plattform zur Dokumentation, Verwaltung und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Das Team nutzt es, um kontinuierlich Automatisierungs- und Effizienzmöglichkeiten zu identifizieren und die Auswirkungen halbjährlicher Cloud-Updates von Microsoft Dynamics Business Central zu bewerten, bevor sie live gehen.
Die zweite ERP-Migration im Einzelhandel war erfolgreich, wo die erste gescheitert war. Über den Go-Live hinaus verfügt SPORT 24 nun über ein Prozessrahmenwerk, das kontinuierliche Optimierung unterstützt, halbjährliche Cloud-Updates verwaltet und bereit ist, die internationale Expansion in drei neue Märkte zu unterstützen. Die Prozessarbeit wird intern ohne externe Berater erledigt.
Die Erfahrung von SPORT 24 deutet darauf hin, dass dies der Fall ist, insbesondere für Einzelhandelsorganisationen, bei denen die Prozessfragmentierung über Abteilungen oder Standorte hinweg eine zentrale Herausforderung darstellt. Die Möglichkeit für nicht technisches Personal, Prozesse direkt in Gluu zu dokumentieren und zu verantworten, ohne IT-Beteiligung, wurde ausdrücklich als Schlüsselfaktor für den Abschluss des Abbildungsprojekts innerhalb von zwei Monaten genannt.