Kontoadministrator
Procesejer
Mål: Testkør Gluu – eller start i det små – ved at tage én proces gennem en fuld procesforbedringscyklus: kortlæg den, tilføj instruktioner og opgaver, invitér kolleger, og indsamle deres feedback.
I en Gluu-prøvekonto vil du se en eksempelproces kaldet “Introduce you to Gluu”. Det er den proces, vi anbefaler, at du følger for at teste og forstå alle de vigtigste funktioner. Klik dig gennem hver aktivitet, og gør dig fortrolig med det grundlæggende — på samme måde vil andre snart udforske dine egne processer.
Før du går i gang #
I din gratis prøveperiode har du fuld adgang til alle trinene nedenfor, så du kan prøve hele cyklussen. Hvis du er på en betalt plan, kræver nogle trin en bestemt plan eller tilladelse — hvert trin angiver hvilken, og her er overblikket:
- Kortlæg processer og brug AI-assistenten: tilgængeligt på alle planer (Core, Essential, Advanced).
- Tilføj arbejdsinstruktioner og kommentér på processer: Essential- og Advanced-planer.
- Tilføj opgaver, kør sager og brug mobilapps: Advanced-plan.
- Invitér kolleger: du skal have tilladelsen Manage users (indstilles under Manage account).
1. Opret en konto #
Først skal du oprette en prøvekonto. Når du er logget ind, vil eksempelprocessen “Introduce you to Gluu” guide dig gennem de næste trin.
Du er færdig, når du kan logge ind og åbne eksempelprocessen.
2. Kortlæg en proces #
Tilgængelig på alle abonnementer.
- Opret en ny proces på siden Processer.
- Klik på processen for at kortlægge dens flow, følg derefter guiden, og lad Gluus AI-assistent hjælpe dig med at kortlægge din første proces.
Du er færdig, når din proces har et flow af aktiviteter på tværs af de involverede roller.
3. Tilføj arbejdsinstruktioner #
Plan: Essential eller Advanced.
Ved at følge guiden kan du tilføje arbejdsinstruktioner til hver aktivitet i processen, så de personer, der udfører arbejdet, ved præcis, hvad de skal gøre.
Du er færdig, når dine nøgleaktiviteter har klare instruktioner.
4. Tilføj opgaver #
Plan: Advanced.
Når din proces og instruktioner er sat op, kan du begynde at udføre den med opgaver. Opgaver gør arbejdet konkret og målbart. Gluu understøtter to typer:
- Tilbagevendende, planstyrede opgaver – de kører automatisk for arbejde, der skal ske på bestemte dage eller tidspunkter.
- Sagsbaserede opgaver – de indgår i sager og starter på det rigtige tidspunkt i process flow.
Denne video giver dig et overblik over, hvordan du bruger opgaver:
Læs mere om at udføre processer med opgaver.
Du er færdig, når dine aktiviteter har nogle få opgaver, der gør dem konkrete og målbare – helst både nogle tilbagevendende og nogle sagsbaserede opgaver.
5. Tilføj sagsskabeloner for at køre sager #
Plan: Advanced.
Hvis din proces kun skal køre indimellem og “on demand”, kan du bruge sager til at køre en bestemt sekvens af opgaver på tværs af roller. Sørg for, at du har mindst to aktiviteter med opgaver sat til “start with a case”, og byg derefter skabelonen.
Læs hvordan man kører sager med Gluu, eller se vores webinar om at køre sagsbaserede opgaver.
Du er færdig, når du har en sagsskabelon og har prøvet at starte en prøvesag.
6. Inviter kolleger #
Tilladelse: Manage users.
Når din proces har et flow, instruktioner og opgaver, så inddrag nogle kolleger i din test. Tilføj flere brugere til din konto og giv dem de roller, der indgår i processen. Så er de klar til at begynde at teste den.
Du er færdig, når dine kolleger er inviteret og tildelt deres roller.
7. Udfør opgaver #
Plan: Advanced (opgaver og mobilapps).
Personer med de rette roller kan markere opgaver som “done”, enten på Gluus webplatform eller i Gluus native Android- og iOS-apps. Mobilapps er til at færdiggøre opgaver og sager på farten — du kortlægger og redigerer processer på webben.
Du er færdig, når dine kolleger har gennemført nogle af de opgaver, du har sat op.
8. Kommentér og giv feedback #
Plan: Essential eller Advanced.
Når dine kolleger har prøvet processen, vil de få idéer til forbedringer. Det er det, kommentarfunktionen er til — kommunikation omkring processer. Som sidste trin kan du lave et par ændringer og se, hvordan Gluu får dig til at kommunikere dem tilbage.
Du er færdig, når dine kolleger har testet processen og givet deres feedback som kommentarer.
Godt at vide #
- Du behøver ikke at gennemføre alle otte trin på én gang. Start i det små — kortlæg én proces og tilføj instruktioner — og tilføj derefter opgaver, sager og kolleger løbende.
- En sagsskabelon kræver mindst to aktiviteter med opgaver sat til “start with a case”, før den kan køre.
- Arbejdsinstruktioner, opgaver og sager låses op, når du går op i planer; en prøveperiode giver dig adgang til dem alle, så du kan prøve hele cyklussen.
Tillykke! Nu har du gennemført en procesforbedringscyklus og er godt på vej til at standardisere og forbedre det arbejde, som din proces dækker.
FAQ – Kom godt i gang med Gluu #
I en gratis prøveperiode har du fuld adgang til alle trin. På en betalt plan virker kortlægning af processer på alle planer; arbejdsinstruktioner og kommentarer kræver Essential eller Advanced; og opgaver, sager og mobilapps kræver Advanced.
Opgaver og sager er funktioner i Advanced-planen. På Core eller Essential kan du stadig kortlægge processer og tilføje arbejdsinstruktioner. Opgrader til Advanced for at tilføje opgaver, bygge sagsskabeloner og udføre arbejdet i mobilapps.
At invitere og administrere brugere kræver tilladelsen Manage users, som indstilles under Manage account. En bruger uden den kan stadig tildeles procesroller, men kan ikke tilføje nye personer, så spørg din kontoejer, hvis du har brug for at invitere kolleger.
Det er en eksempelproces, der er inkluderet i alle prøvekonti. Klik dig gennem dens aktiviteter for at se, hvordan arbejdsinstruktioner, opgaver og kommentarer hænger sammen, og brug den derefter som model, når du kortlægger din egen første proces.
Nej. De otte trin afspejler én fuld forbedringscyklus, men du kan starte i det små — kortlæg én proces og tilføj instruktioner — og tilføje opgaver, sager og kolleger senere, efterhånden som dine behov og din plan vokser.
