Mål: Kommuniker ændringer, underret de rigtige brugere og opret printbare PDF-versioner af processer og aktiviteter.
Ud over at brugere logger ind og søger eller filtrerer processer, kan du dele en proces eller en specifik aktivitet ved at bruge ‘Del’-funktionen eller oprette en ‘PDF-version’.
Før du går i gang #
- Plan: Deling af en proces og invitation af brugere er tilgængeligt på alle planer. Oprettelse af en PDF-version kræver Advanced-planen.
- Rolle: Alle med adgang til en proces kan bruge Del; tilføjelse af nye brugere eller redaktører kan kræve yderligere tilladelser afhængigt af dine kontoindstillinger.
- Opsætning: Ingen særlig opsætning – åbn en hvilken som helst proces, og klik på Del for at komme i gang.
Del proces #
Gå til processen og klik på ‘Del’ i topmenuen for at åbne delingsmenuen. Her kan du vælge at kopiere elementer til genbrug i andre medier.
Eller du kan åbne ‘Del med team’-guiden, som lader dig sende e-mails til eksisterende eller nye brugere – mens du endda tildeler roller til personer, der endnu ikke er en del af processen.
Del med eksisterende rollemedlemmer #
Du kan vælge, om du vil dele processen med eksisterende teammedlemmer eller kun udvalgte personer:
Du er færdig, når du har valgt eksisterende teammedlemmer eller specifikke personer at dele processen med.
Del med nye rollemedlemmer #
Du kan også tilføje nye brugere til roller i processen (eller redaktører generelt), mens du underretter dem i et enkelt flow:
Dette lader dig søge blandt eksisterende brugere ELLER
du kan tilføje e-mails for eksterne brugere og invitere dem ind i den specifikke proces.
Du er færdig, når nye eller eksisterende brugere er tildelt roller og sat i kø til underretning.
Send e-mails ud #
Det sidste trin opbygger en standard e-mail, der kan redigeres.
Klik på ‘Send e-mails’ for at invitere brugere til at bruge din proces:
Du er færdig, når e-mails er sendt, og inviterede brugere kan få adgang til processen.
PDF-builder #
Med Gluus ‘Advanced’-plan kan du oprette PDF-versioner af processer, der kræver offline brug, f.eks. som backup. For at oprette en PDF kan du bruge PDF-builderen:
- Klik på “PDF-version”.
- Vælg de elementer, du ønsker at inkludere.
- Træk for at arrangere sektionsrækkefølgen.
- Klik på “Print” for at downloade en færdig PDF.
Klik på ‘Avancerede indstillinger’ for at gruppere aktiviteter efter roller (f.eks. til onboarding-materiale), eller for at opdele PDF’en i separate sider, så hver aktivitet har sin egen side. Du kan også inkludere QR-koder for at gøre det nemt at omdirigere folk til den opdaterede online version:
Rapporten viser valgte sektioner og inkluderer tids-/brugerstempler og QR-koder for hurtig adgang.
PDF-eksempel:
Du er færdig, når du har downloadet en PDF med de sektioner, den rækkefølge og de indstillinger, du valgte.
FAQ – Del processer og opret PDF’er #
Deling af en proces og invitation af brugere til den er tilgængeligt på alle planer. Oprettelse af en PDF-version via PDF-builderen kræver Advanced-planen.
Del åbner en menu til at kopiere elementer af en proces til genbrug i andre medier. Del med team er en separat guide, der sender e-mails til eksisterende eller nye brugere og lader dig tildele dem roller i processen som en del af det samme flow.
Ja. I Del med team-guiden kan du søge blandt eksisterende brugere eller tilføje e-mailadresser for eksterne brugere for at invitere dem ind i den specifikke proces for første gang.
Du vælger, hvilke elementer du vil inkludere, og trækker for at arrangere sektionsrækkefølgen. Advanced-indstillinger lader dig gruppere aktiviteter efter rolle – nyttigt til onboardingmateriale – eller opdele PDF’en, så hver aktivitet får sin egen side, og du kan inkludere QR-koder, der linker tilbage til den live onlineversion.
Hver QR-kode i en udskrevet proces eller PDF-proces linker tilbage til den tilsvarende side i den live, altid opdaterede onlineversion – nyttigt, når nogen arbejder ud fra en udskrift, men har brug for at tjekke de aktuelle instruktioner.
En PDF-version er bygget til offline brug, f.eks. som en backupkopi eller en udskrevet reference, når nogen ikke har onlineadgang. Den indeholder tids- og brugerstempler plus QR-koder, så den forbliver sporbar og nem at forbinde tilbage til den live proces.
