Mål: Kommuniker ændringer, underret de rigtige brugere og opret printbare PDF-versioner af processer og aktiviteter.
Udover at brugerne logger ind og søger efter eller filtrerer processer, kan I dele en proces eller en bestemt aktivitet med funktionen ‘Del’ eller oprette en ‘PDF-version’.
Før I går i gang #
- Plan: Deling af en proces og invitation af brugere er tilgængelige på alle planer. Oprettelse af en PDF-version kræver Advanced-planen.
- Rolle: Alle med adgang til en proces kan bruge Del; tilføjelse af nye brugere eller redaktører kan kræve yderligere tilladelser afhængigt af jeres kontoindstillinger.
- Opsætning: Ingen særlig opsætning: åbn en hvilken som helst proces, og klik på Del for at komme i gang.
Del proces #
Gå til processen og klik på ‘Del’ i topmenuen for at åbne delingsmenuen. Her kan I vælge at kopiere elementer til genbrug i andre medier.
Eller I kan åbne ‘Del med team’-guiden, som lader jer sende e-mails til eksisterende eller nye brugere og samtidig tildele roller til personer, der endnu ikke er en del af processen.
Del med eksisterende rollemedlemmer #
I kan vælge, om I vil dele processen med eksisterende teammedlemmer eller kun udvalgte personer:
I er færdige, når I har valgt eksisterende teammedlemmer eller specifikke personer at dele processen med.
Del med nye rollemedlemmer #
I kan også tilføje nye brugere til roller i processen (eller redaktører generelt), mens I underretter dem i ét flow:
Her kan I søge blandt eksisterende brugere.
Eller I kan tilføje e-mailadresser for eksterne brugere og invitere dem ind i den specifikke proces.
I er færdige, når nye eller eksisterende brugere er tildelt roller og sat i kø til underretning.
Send e-mails ud #
Det sidste trin opretter en standardmail, som I kan redigere.
Klik på ‘Send e-mails’ for at invitere brugere til at bruge jeres proces:
I er færdige, når e-mails er sendt, og inviterede brugere kan få adgang til processen.
PDF-builder #
Med Gluus Advanced-plan kan I oprette PDF-versioner af processer, der skal bruges offline, f.eks. som backup. I opretter en PDF med PDF-builderen:
- Klik på “PDF-version”.
- Vælg de elementer, I vil medtage.
- Træk for at ændre rækkefølgen af sektionerne.
- Klik på “Print” for at downloade en færdig PDF.
Klik på ‘Avancerede indstillinger’ for at gruppere aktiviteter efter roller (f.eks. til onboarding-materiale), eller for at opdele PDF’en i separate sider, så hver aktivitet har sin egen side. I kan også medtage QR-koder, så det er nemt at føre folk videre til den opdaterede onlineversion:
Rapporten viser valgte sektioner og inkluderer tids- og brugerstempler og QR-koder for hurtig adgang.
PDF-eksempel:
I er færdige, når I har downloadet en PDF med de sektioner, den rækkefølge og de indstillinger, I valgte.
FAQ: Del processer og opret PDF’er #
Deling af en proces og invitation af brugere til den er tilgængelige på alle planer. Oprettelse af en PDF-version via PDF-builderen kræver Advanced-planen.
Del åbner en menu til at kopiere elementer af en proces til genbrug i andre medier. Del med team er en separat guide, der sender e-mails til eksisterende eller nye brugere og lader jer tildele dem roller i processen som en del af det samme flow.
Ja. I Del med team-guiden kan I søge blandt eksisterende brugere eller tilføje e-mailadresser for eksterne brugere for at invitere dem ind i den specifikke proces for første gang.
I vælger, hvilke elementer I vil inkludere, og trækker for at arrangere sektionsrækkefølgen. Avancerede indstillinger lader jer gruppere aktiviteter efter rolle (nyttigt til onboardingmateriale) eller opdele PDF’en, så hver aktivitet får sin egen side. I kan også medtage QR-koder, der linker tilbage til den aktuelle onlineversion.
Hver QR-kode i en udskrevet proces eller en PDF linker tilbage til den tilsvarende side i den altid opdaterede onlineversion. Det er nyttigt, når nogen arbejder ud fra en udskrift, men har brug for at tjekke de aktuelle instruktioner.
En PDF-version er bygget til offline brug, f.eks. som en backupkopi eller en udskrevet reference, når nogen ikke har onlineadgang. Den indeholder tids- og brugerstempler plus QR-koder, så den forbliver sporbar og nem at knytte tilbage til den aktuelle proces.
