Mål: Opret et klart proceskort med roller, aktiviteter og arbejdsinstruktioner i ét flow.
‘Single page’-editoren lader dig kortlægge en proces og skrive arbejdsinstruktioner uden at skifte skærm. Fortæl Assistenten, hvad du ønsker i diagrammet, og den vil oprette et simpelt aktivitetsflow med en start og en slutning.
Når du er færdig med guiden, åbner du Editoren for at tilføje avanceret notation med BPMN 2.0-elementer.
Før du går i gang #
- Plan: Oprettelse af en proces, tilføjelse af roller og kortlægning af aktivitetsflowet (trin 1–3) er tilgængeligt på alle planer, inklusive Core. Tilføjelse af arbejdsinstruktioner (trin 4) kræver Essential-planen eller højere.
- Rolle: Brugere med tilladelsen Administrer processer kan oprette nye processer i hierarkiet (trin 1). Procesejere og redaktører kan redigere en specifik proces fra trin 2 og frem.
- Præparation: Bliv enige om procesnavnet og resultatet (1–2 sætninger), lav en liste over de involverede roller, og indsaml valgfrit eventuelle procedurer eller links, du ønsker at inkludere.
1. Opret processen #
Klik på pilen ved siden af “Ny proces” og vælg “Proces”.
Vælg processens placering i dit proceshierarki.
Indtast “Procesnavn” og et kort “Resultat”.
Vælg en startproces (eller lad den starte med en hændelse).
Klik på “Opret” for at åbne et tomt diagram (fjern markeringen ved “Gå til proces”, hvis du kun opbygger hierarkiet nu).
Du er færdig, når der åbner et tomt diagram for den nye proces.
2. Tilføj roller (swimlanes) #
Klik på “Definer roller”.
Vælg de foreslåede roller (eller tilføj nye, hvis det er nødvendigt).
Sorter roller efter vigtighed eller aktivitetsvolumen.
Klik på “Næste”.
Du er færdig, når dine roller vises som sorterede swimlanes i diagrammet.
3. Kortlæg flowet med aktiviteter #
Vælg Assistentens foreslåede aktiviteter for hver rolle.
Rediger aktivitetsnavne og resultater, hvis det er nødvendigt.
Sorter aktiviteter i den ønskede rækkefølge ved at trække og slippe op og ned.
Vælg en afsluttende proces (eller afslut med en hændelse).
Klik på “Færdig” for at oprette et udkast til diagram.
(Du kan altid genåbne guiden, hvis du foretrækker den frem for editoren.)
Du er færdig, når du har et udkast til et diagram med en start, dine aktiviteter i rækkefølge og en slutning.
4. Tilføj arbejdsinstruktioner #
Kræver Essential-planen eller højere.
Du kan springe dette trin over, hvis du ikke ønsker at tilføje arbejdsinstruktioner. At kombinere procestegninger og arbejdsinstruktioner kan dog hjælpe dig med at gøre diagrammer meget enklere, da specifik how-to information vil være tilgængelig inde i aktiviteten som arbejdsinstruktioner.
Klik på en aktivitet for at åbne dens detaljer. Tilføj instruktioner på en af tre måder:
- Manuel — Skriv fra bunden med værktøjslinjen.
- Omskriv og berig — Tilføj noter og visuelle elementer, klik på Gluu Assistant-ikonet, og vælg derefter “Omskriv instruktionstekst”. Kræver Essential-planen eller højere.
- Automatiseret — Klik på Gluu Assistant-ikonet for forslag til “Hvorfor” og “Hvordan”. Kræver Essential-planen eller højere.
Gentag, indtil alle aktiviteter bliver blå — aktiviteter med arbejdsinstruktioner vises som blå i diagrammet, hvilket indikerer, at de har indhold klar til brugere.
Du er færdig, når alle de aktiviteter, du vil dokumentere, er blevet blå.
5. Gem som kladde #
Slå “Redigeringstilstand” fra for at gemme dit arbejde som et udkast. Processen er endnu ikke udgivet — den er kun synlig for dig og eventuelle redaktører, du inviterer til at samarbejde.
Hver gang du udgiver, oprettes der en ny version, som du kan se eller gendanne senere.
Du er færdig, når redigeringstilstand er slået fra, og processen er gemt som en kladde.
6. Næste trin #
Lær hvordan du udgiver og vedligeholder en proces.
TIP! Du kan bruge en proces-skabelon til at guide brugere i jeres virksomhedsstandard for proceskortlægning. Gå til Kontoindstillinger → Generelt for at vælge skabelonprocessen — den vises automatisk, hver gang en Bruger opretter en ny proces.
Videoguide #
Det hele er præsenteret i denne korte guide:
FAQ – Kortlæg en proces #
Ja. Oprettelse af en proces, tilføjelse af roller og kortlægning af aktivitetsflowet (trin 1–3) er tilgængeligt på alle abonnementer, inklusive Core. Tilføjelse af arbejdsinstruktioner til aktiviteter (trin 4) kræver Essential-planen eller højere — brugere på Core-abonnementet vil ikke se editoren til arbejdsinstruktioner.
Når du slår Redigeringstilstand fra, gemmes dit arbejde som et udkast. Et udkast er kun synligt for dig og eventuelle redaktører, du har inviteret — det er endnu ikke tilgængeligt for almindelige brugere. Udgivelse gør processen aktiv og opretter et versionsstyret øjebliksbillede. Udgivelse er beskrevet i artiklen Udgiv og vedligehold en proces.
Aktiviteter med arbejdsinstruktioner bliver blå i procesdiagrammet. En aktivitet uden en arbejdsinstruktion forbliver grå. Når alle aktiviteter er blå, har hvert trin i din proces dokumenterede instruktioner, hvilket gør kortet til en komplet guide for forretningsbrugere.
Ja. Gluu Assistant kan foreslå indhold til “Hvorfor” og “Hvordan” for enhver aktivitet og kan også omskrive eksisterende noter og visuelle elementer til en formateret arbejdsinstruktion. Denne funktion kræver Essential-planen eller højere. Klik på Assistent-ikonet på aktivitetssiden for at komme i gang.
Ja. Guiden opretter et udkast til et diagram, som du når som helst kan åbne i den fulde proceseditor ved at slå Redigeringstilstand til. Editoren giver dig adgang til alle værktøjslinjens muligheder, figurtyper, connector-indstillinger og BPMN 2.0-notation. Du kan også genåbne guiden inde fra editoren, hvis du foretrækker den brugerflade.
En proces-skabelon er en eksisterende proces, som automatisk vises for brugere som en startreference, hver gang de opretter en ny proces. Den hjælper teams med at følge en ensartet struktur. For at sætte den op skal du gå til Kontoindstillinger → Generelt og vælge den proces, du vil bruge som skabelon.
