Tilføj og inviter brugere

Mål: Opret en ny bruger, tildel vedkommendes roller, og send adgang til Gluu.

Ved at tilføje brugere får du dine kolleger ind i Gluu, så de kan finde processer, følge arbejdsinstruktioner og deltage i arbejdet. Denne artikel dækker, hvordan du tilføjer en bruger manuelt. Du kan også få folk ind på to andre måder:

• Del en specifik proces — invitér nogen til en enkelt proces uden at oprette fuld adgang.
• Synkronisér med din virksomheds Azure AD — klargør brugere automatisk fra dit katalog.
• Tilføj brugere manuelt som beskrevet nedenfor.

Før du går i gang #

• Plan: Tilgængelig på alle planer — Core, Essential og Advanced.
• Rolle: Du skal have rollen Administrer brugere for at oprette brugere og tildele roller.
• Opsætning: Opret først de organisatoriske roller, du vil tildele, så du kan tilføje dem, når du opsætter hver bruger.

Tilføj brugere #

1. Gå til Brugere i venstre menu.
2. Søg for at tjekke, om brugeren allerede findes.
3. Klik på Ny for at åbne brugerdetaljeskærmen.
4. Indtast personens navn og e-mail, og klik derefter på Opret bruger.

Du er færdig, når den nye bruger vises på din Brugere-liste.

Tildel roller #

Roller forbinder en bruger med processer og sikrer, at hver person ser det, der er relevant for deres arbejde. Tildel roller, mens du opsætter brugeren, eller tilføj dem senere.

1. Åbn brugeren.
2. Søg for at tilføje de roller, personen har.
3. Klik på X ud for en rolle for at fjerne den.

Du er færdig, når brugerens roller står på vedkommendes profil. Brugeren kan nu se alle processer, aktiviteter og arbejdsinstruktioner, der er knyttet til disse roller.

Læs mere om roller i denne artikel.

Tilføj valgfrie oplysninger #

Du kan registrere ekstra oplysninger om en bruger ud over navn og e-mail:

1. Klik på Valgfrie felter under e-mailfeltet.
2. Tilføj en titel (valgfrit).
3. Tilføj et telefonnummer (valgfrit).
4. Tilføj en lokation — et fysisk sted eller en afdeling.

Du er færdig, når de valgfrie felter viser de oplysninger, du har tilføjet. Valgfrie felter understøtter HR og brugeradministration ved at lade dig filtrere og gruppere brugere på tværs af Gluu.

Send adgangsoplysninger #

Når du har tilføjet en bruger, skal du sende personen en e-mail med et link til at oprette en adgangskode. Dette er ikke nødvendigt, hvis du bruger Azure AD single sign-on.

Linket er tidsbegrænset af sikkerhedshensyn. Hvis det udløber, før personen bruger det, kan du når som helst sende et nyt invitationslink fra den samme skærm. Brug den samme mulighed til at hjælpe en bruger, der har mistet adgangen.

Du er færdig, når brugeren har fulgt linket og oprettet en adgangskode. Personen kan nu logge ind i Gluu.

Standardvisningsrettigheder #

Som standard kan alle brugere:

• Søge, læse, se og kommentere på enhver ikke-privat proces, aktiviteter og arbejdsinstruktioner.
• Søge, læse, se og kommentere, hvor de har en rolle, som procesmedlemmer.

For at give bredere adgangsrettigheder kan du bruge tilladelsesgrupper og tilføje brugere til de relevante grupper. Tilladelsesgrupper kræver tilføjelsen Enterprise Sikkerhed.

Tip: For at tilpasse den navigation, en gruppe brugere ser, kan du bruge Profiler (kræver tilføjelsen Virksomhedstilpasning).

Eksempel: onboard en ny medarbejder #

Maria starter i økonomiteamet. I Brugere klikker du på Ny, indtaster hendes navn og e-mail og klikker på Opret bruger. Du åbner Valgfrie felter og tilføjer hendes titel, Financial Controller, og hendes lokation, København. Du tildeler hende rollerne Accounts Payable og Month-end Close, så hun med det samme ser de processer. Til sidst sender du hende adgangsmailen — hun følger linket, opretter en adgangskode og logger ind for at finde sit arbejde klar.

Læs mere: Administrer procesroller og Brug tilladelsesgrupper.

FAQ – Tilføjelse og invitation af brugere i Gluu #

Relateret: Konfiguration af Single sign-on (SSO)