Tilføj og inviter brugere

Mål: Opret en ny bruger, tildel vedkommendes roller, og send adgang til Gluu.

Ved at tilføje brugere får I jeres kolleger ind i Gluu, så de kan finde processer, følge arbejdsinstruktioner og deltage i arbejdet. Denne artikel dækker, hvordan I tilføjer en bruger manuelt. I kan også få folk ind på to andre måder:

• Del en specifik proces: invitér nogen til en enkelt proces uden at oprette fuld adgang.
• Synkronisér med jeres virksomheds Azure AD: opret brugere automatisk fra jeres katalog.
• Tilføj brugere manuelt som beskrevet nedenfor.

Før I går i gang #

• Plan: Tilgængelig på alle planer: Core, Essential og Advanced.
• Rolle: I skal have rollen Administrer brugere for at oprette brugere og tildele roller.
• Opsætning: Opret først de organisatoriske roller, I vil tildele, så I kan tilføje dem, når I opsætter hver bruger.

Tilføj brugere #

1. Gå til Brugere i venstre menu.
2. Søg for at tjekke, om brugeren allerede findes.
3. Klik på Ny for at åbne brugerdetaljeskærmen.
4. Indtast personens navn og e-mail, og klik derefter på Opret bruger.

I er færdige, når den nye bruger vises på jeres Brugere-liste.

Tildel roller #

Roller forbinder en bruger med processer og sikrer, at hver person ser det, der er relevant for deres arbejde. Tildel roller, mens I opsætter brugeren, eller tilføj dem senere.

1. Åbn brugeren.
2. Søg for at tilføje de roller, personen har.
3. Klik på X ud for en rolle for at fjerne den.

I er færdige, når brugerens roller står på vedkommendes profil. Brugeren kan nu se alle processer, aktiviteter og arbejdsinstruktioner, der er knyttet til disse roller.

Læs mere om roller i denne artikel.

Tilføj valgfrie oplysninger #

I kan registrere ekstra oplysninger om en bruger ud over navn og e-mail:

1. Klik på Valgfrie felter under e-mailfeltet.
2. Tilføj en titel (valgfrit).
3. Tilføj et telefonnummer (valgfrit).
4. Tilføj en lokation (et fysisk sted eller en afdeling).

I er færdige, når de valgfrie felter viser de oplysninger, I har tilføjet. Valgfrie felter understøtter HR og brugeradministration ved at lade jer filtrere og gruppere brugere på tværs af Gluu.

Send adgangsoplysninger #

Når I har tilføjet en bruger, skal I sende personen en e-mail med et link til at oprette en adgangskode. Det er ikke nødvendigt, hvis I bruger Azure AD single sign-on.

Linket er tidsbegrænset af sikkerhedshensyn. Hvis det udløber, før personen bruger det, kan I når som helst sende et nyt invitationslink fra den samme skærm. Brug den samme mulighed til at hjælpe en bruger, der har mistet adgangen.

I er færdige, når brugeren har fulgt linket og oprettet en adgangskode. Personen kan nu logge ind i Gluu.

Standardvisningsrettigheder #

Som standard kan alle brugere:

• Søge efter, læse, se og kommentere alle ikke-private processer, aktiviteter og arbejdsinstruktioner.
• Søge efter, læse, se og kommentere de steder, hvor de har en rolle som procesmedlemmer.

For at give bredere adgangsrettigheder kan I bruge tilladelsesgrupper og tilføje brugere til de relevante grupper. Tilladelsesgrupper kræver tilføjelsen Enterprise Sikkerhed.

Tip: For at tilpasse den navigation, en gruppe brugere ser, kan I bruge Profiler (kræver tilføjelsen Virksomhedstilpasning).

Eksempel: onboard en ny medarbejder #

Maria starter i økonomiteamet. I Brugere klikker I på Ny, indtaster hendes navn og e-mail og klikker på Opret bruger. I åbner Valgfrie felter og tilføjer hendes titel, Financial Controller, og hendes lokation, København. I tildeler hende rollerne Accounts Payable og Month-end Close, så hun med det samme ser de processer. Til sidst sender I hende adgangsmailen. Hun følger linket, opretter en adgangskode og logger ind, og så venter hendes arbejde allerede på hende.

Læs mere: Administrer procesroller og Brug tilladelsesgrupper.

FAQ: Tilføjelse og invitation af brugere i Gluu #

Relateret: Konfiguration af Single sign-on (SSO)