Det grundlæggende om Gluu Assistenten (AI)

Mål: Fremskynde procesarbejde med indbygget, prompt-fri AI – opret eller omskriv arbejdsinstruktioner, foreslå opgaver, berig roller, oversæt indhold og kontroller adgang i admin.

Gluu Assistenten er din proces-copilot. Den bruger afprøvede, indbyggede prompts, der kombinerer best practices med dine kontodata – så De ikke behøver at skrive prompts. Den nyeste generation tilføjer avancerede funktioner og admin-kontroller, samtidig med at De bevarer kontrollen over indhold og versionsstyring.

Tilgængelighed i planer: Gluu Assistant er tilgængelig i alle planer. De enkelte funktioner varierer: prompts til arbejdsinstruktioner kræver Essential-planen eller højere; opgavegenerering og kompetenceforslag kræver Advanced-planen eller det relevante add-on (se hvert afsnit nedenfor).

Sådan starter du den #

1. Klik på Gluu Assistenten i nederste højre hjørne på enhver side.
2. Gennemgå forslagene til den pågældende side (kontekstbevidst).
3. Vælg et forslag og følg trinene på skærmen.

Hvad den kan gøre #

Assistant indeholder indbyggede prompts, der gør det muligt at udføre følgende opgaver med få klik:

• Tilføj manglende kategorier og grupper i dit proceshierarki.
• Opret eller berig roller (formål, ansvar, kompetencer).
• Udarbejd og omskriv arbejdsinstruktioner (Hvorfor/Hvordan) til Deres skabelon. Kræver Essential-planen eller højere.
• Foreslå handlingsorienterede opgaver baseret på instruktionens indhold. Kræver Advanced-planen.
• Oversæt instruktioner under hensyntagen til Deres kontosprog. Kræver Lokalisering-add-on.

Opret en ny arbejdsinstruktion #

Kræver Essential-planen eller højere.

1. Åbn den relevante aktivitetsside.
2. Klik på Gluu Assistenten.
3. Vælg “Foreslå instruktionstekst”.
4. Gennemgå det foreslåede Hvorfor/Hvordan og kontekst.
5. Klik på “Tilføj” for at indsætte instruktionen.
6. Rediger detaljer efter behov (du bevarer kontrollen).

Læs mere: Opret en arbejdsinstruktion

Omskriv en eksisterende arbejdsinstruktion #

Kræver Essential-planen eller højere.

1. Åbn aktiviteten med en eksisterende instruktion.
2. Klik på Gluu Assistenten.
3. Vælg “Omskriv instruktionstekst”.
4. Gennemgå hvordan dine noter, medier og links er blevet blandet.
5. Klik på “Anvend” for at erstatte eller opdatere instruktionen.

Generer opgaver fra en instruktion #

Kræver Advanced-planen.

1. Åbn aktivitetsinstruktionen.
2. Klik på Gluu Assistenten.
3. Vælg “Foreslå opgaver”.
4. Gennemgå opgaveforslag udledt af instruktionen.
5. Vælg de opgaver, du vil tilføje.
6. Klik på “Tilføj” for at oprette opgaverne til sagsudførelse.

Oversæt instruktioner (kontosprog-bevidst) #

Kræver Lokalisering-add-on. Kontakt Gluu support for at aktivere det på Deres konto.

1. Åbn aktivitetsinstruktionen.
2. Klik på Gluu Assistenten.
3. Vælg “Oversæt”, og vælg et sprog.
4. Gennemgå oversættelsen.
5. Gem, så brugere med det sprog automatisk ser det.

Versionsstyring og godkendelser gælder stadig. Læs mere: Oversæt processer og arbejdsinstruktioner

Tilføj eller berig en rolle #

1. Åbn Roller og vælg eller opret en rolle.
2. Klik på Gluu Assistenten.
3. Vælg “Beskriv rollens formål”.
4. Gennemgå og tilføj det foreslåede formål.
5. Vælg “Foreslå ansvarsområder”.
6. Gennemgå og tilføj ansvarsområder.
7. Vælg “Foreslå kompetencer”. Kræver HR Modul-add-on.
8. Vælg relevante kompetencer fra din kontoliste.
9. Indstil kompetenceniveauer efter behov.
10. Gem rollen.

Administrer Gluu Assistenten (admins) #

Administratorer kan konfigurere, hvordan AI opfører sig, og hvem der kan bruge hvilke prompts. De skal have tilladelsen Administrer konto for at få adgang til AI-adminpanelet.

1. Gå til “Administrer konto”.
2. Klik på “AI assistant” for at åbne AI-kontrolpanelet.
3. Slå individuelle prompts til/fra for at vise eller skjule dem.
4. Klik på tandhjulet for at aktivere prompts for specifikke tilladelsesgrupper.
5. Gennemgå prompt-beskrivelserne og enterprise-vilkårene for OpenAI.

Indstil skabeloner for arbejdsinstruktioner (admins) #

1. Klik på “Activity Instruction Rules”.
2. Rediger strukturen (f.eks. Hvorfor ≤100-150 tegn, Hvordan-trin) og hjælpetekst.
3. Gem for at anvende skabelonen på fremtidigt AI-output.
4. Brug omskrivningsmuligheden til at tilpasse eksisterende instruktioner uden at miste indhold.

Datasikkerhed #

Gluu Assistant bruger OpenAI’s LLM under Enterprise Privacy, hvilket betyder, at Deres data ikke bruges til at træne modeller. Undgå at tilføje meget følsomme personoplysninger i instruktioner. Deres virksomheds regler for versionsstyring, godkendelser og ejerskab gælder for alt AI-assisteret indhold.

Videoindtroduktion #

Tips:

• Brug Assistant som en tjekliste til at få idéer og komme hurtigere i gang.
• Standardisér med instruktionsskabeloner for ensartethed på tværs af Deres konto.
• Kortlæg opgaver ud fra instruktioner for målbar udførelse.
• Administrér prompts efter tilladelsesgruppe for at bevare kontrollen over, hvem der kan bruge hvilke funktioner.

FAQ – Gluu Assistant #