Sammenligning af software til styring af forretningsprocesser

At sammenligne BPM-software er som at sammenligne æbler med appelsiner. Der er flere fælles træk, men de fleste værktøjer har deres egen “smag” og adskiller sig med hensyn til kernemål, tilsigtet brug og filosofi inden for processtyring. I denne artikel sammenligner vi nogle af de mest populære værktøjer med hensyn til funktioner og brugeranmeldelser og udpeger de forskellige karakteristika ved hver enkelt.

Er du ikke sikker på, om du er klar? Er din virksomhed klar til BPM-software? Måske er der stadig nogle skridt, der skal tages internt.

Sådan kommer du i gang

Uanset om du leder efter dit første egentlige business process management-værktøj eller ønsker at udskifte den nuværende løsning, der understøtter dine udviklende forretningsprocesser, er dine muligheder overvældende.
Der findes hundredvis af tilgængelige softwareværktøjer, der kan hjælpe dig med at udføre, dokumentere, analysere og forbedre dine forretningsprocesser. Nogle er udviklet til at understøtte en delmængde af processer – for eksempel til en specifik branche eller forretningsområde (HR, kundeservice osv.) – mens andre kan håndtere alle typer processer og potentielt give et komplet end-to-end overblik over alle processer i din virksomhed.
Der findes ikke én universel bedste BPM-software, da det afhænger af dine specifikke mål, dit systemlandskab samt dine personlige præferencer. Som diskuteret i Valg af den bedste business process management (BPM) software i Gen AI-æraen, er der dog en række kriterier, der skal opfyldes – herunder:

• Faciliter involvering af forretningsbrugere
• Forklar tydeligt standardprocedurer
• Muliggør løbende kommunikation og feedback
• Støt konsekvente operationer
• Indsaml viden til løbende forbedringer
• Integrer med andre systemer til automatisering
• Sørg for solid ledelse
• Udnyt AI-funktioner

Brug af hjemmesider med softwareanmeldelser

I mange organisationer foretages udvælgelse af BPM software og indledende sammenligninger ved hjælp af forskellige websteder til softwareanmeldelser og simpelthen ved at Google eller Co-piloting. I denne sammenligning vil vi bruge den samme tilgang til at sammenligne et udvalg af BPM software fra de bedste leverandører, Appian, Software Gmbh (Aris), Gluu, Kissflow, Nintex og SAP (Signavio). Vi inkluderer også Lucidchart og Microsoft Visio på trods af deres begrænsede processtyringsfunktioner, da de ofte bruges til at tegne forretningsprocesser. Vi er afhængige af funktionsoplysninger og anmeldelser fra Gartner Peer Insights og Gartners anmeldelsesplatforme (Capterra, Getapp og Software Advice).

Selvom anmeldelsessider bestemt er værdifulde, er der nogle iboende udfordringer. For det første er funktionsoplysningerne stort set baseret på leverandørinput, hvilket betyder, at hvorvidt en funktion er tilgængelig eller ej, er noget op til fortolkning. Du skal også være forsigtig med kun at se på én softwarekategori, da meget lignende værktøjer kan kategoriseres forskelligt – f.eks. som procesanalyse- eller workflowstyringssoftware. Men ved at søge efter specifikke funktioner og browse efter værktøjer i relaterede kategorier kan du finde en liste over fantastiske værktøjer, som du bør undersøge mere detaljeret.

Alle udvalgte leverandører leverer top-ydende software til tegning og styring af dine forretningsprocesser, men i sidste ende er vores topvalg som den bedste allround BPM-løsning Gluu, da den er funktionsrig, har de bedste brugeranmeldelser og er yderst operationel med sit fokus på at sikre, at definerede arbejdsprocesser følges. Men afhængigt af dine specifikke behov og præferencer kan en af de andre muligheder være det bedre valg.

Funktionssammenligning

Når man ser på antallet af funktioner, er de seks udvalgte leverandører opdelt i forskellige grupper – 3 leverandører med over eller tæt på 100 funktioner (Kissflow, Nintex og Gluu), 2 leverandører tæt på deres gennemsnit på 60 funktioner (Lucidchart og Visio) og 3 leverandører med 20-30 funktioner (Aris, Appian og Signavio).

Antallet af funktioner bør dog ikke være dit vigtigste kriterium – det er meget vigtigere, at de funktioner, du har brug for, er tilgængelige. Når vi specifikt ser på Core BPM-funktioner (de mest almindelige funktioner i BPM-systemer ifølge GetApp), finder vi, at de værktøjer med færrest funktioner fokuserer på Core BPM-funktionalitet, og mellem 80 % og 100 % betragtes som BPM-funktioner. For de andre værktøjer ligger andelen af Core BPM mellem en tredjedel og halvdelen. Da Lucidchart og Visio har et relativt lavt antal samlede funktioner, leverer de mindre end 50 % af de mest udbredte BPM-funktioner sammenlignet med de 3 mest funktionsrige alternativers 70 %-90 %, hvor Gluu har det største antal Core BPM-funktioner.

For at forstå, hvordan værktøjerne adskiller sig i funktionalitet og primært fokus, er det relevant at udforske funktionerne ud over Core BPM og de unikke funktioner, der ikke deles med nogen af de alternativer, der sammenlignes i denne artikel.

• Kissflow
  • Unikke funktioner (63): Eksempler inkluderer Dashboard, Projektstyring, Statussporing, @omtaler og Agile Metoder. Disse funktioner understøtter teamsamarbejde og tilsyn med igangværende arbejde.
  • Fokus & Differentiering: Kissflow leverer et omfattende digitalt arbejdspladsmiljø med omfattende muligheder for projekt- og teamstyring, der inkorporerer understøttelse af agile tilgange og brugercentrerede værktøjer. Dets brede vifte af funktioner positionerer det som en alsidig no-code/low-code platform, der giver organisationer mulighed for at udvide processtyringsprincipper på tværs af forskellige forretningsfunktioner, herunder human resources og projektstyring.
• Nintex
  • Unikke funktioner (37): Dette sæt inkluderer Indholdsstyring, Arkivering & Opbevaring, Assisteret Automatisering, Godkendelse og Batchbehandling. Det inkorporerer også muligheder som f.eks. Optisk Tegngenkendelse og Digital Signatur.
  • Fokus & Differentiering: Nintex er konfigureret til automatisering i virksomhedsklassen og overholdelse af lovgivningen. Det tilbyder betydelig understøttelse af dokumenthåndtering, sikkerhedsprotokoller og procesautomatisering, herunder robotprocesautomatisering (RPA). Denne konfiguration gør det velegnet til industrier med strenge lovkrav og til styring af komplekse workflows med højt volumen.
• Gluu (Gluu)
  • Unikke funktioner (30): Dette inkluderer Opgaveplanlægning, Realtidsrapportering, Tildelingsstyring, Korrigerende og Forebyggende Handlinger (CAPA), ISO Standardstyring og Operationel Risikostyring.
  • Fokus & Differentiering: Gluu er designet til procesorkestrering og udførelse med stærk vægt på operationel governance, overholdelse og kvalitetsstyring. Dets unikke funktioner letter koordineringen af opgaver, automatiseringen af tildelinger og sikrer gennemsigtig kommunikation på tværs af workflows. Dette positionerer Gluu som en platform for organisationer, der sigter mod at operationalisere deres processer med præcision, agilitet og overholdelse af industristandarder.
• Lucidchart
  • Unikke funktioner (22): Eksempler er Brainstorming, Chat/Beskeder, Kommunikationsstyring, Komponentbibliotek og Tilpasning. Yderligere muligheder inkluderer Gantt/Tidslinjevisning, Mockup-oprettelse, Projektplanlægning og UI Prototyping.
  • Fokus & Differentiering: Lucidchart leverer kollaborative og kreative designmuligheder, der understøtter realtidskommunikation og idéudvikling. Det integrerer værktøjer til agile planlægning og visuel prototyping. Dette positionerer Lucidchart som en platform til visuel planlægning og interaktivt design, der giver teams mulighed for at udvikle og kommunikere ideer gennem visuelle repræsentationer.
• Visio
  • Unikke funktioner (8): Disse inkluderer Farvekoder/Ikoner, Datastyring, Hierarkisk Kortlægning, Idéudvikling og Korteksport. Det understøtter også Relationel Visning, Visuel Opdagelse og Visuel Workflowstyring.
  • Fokus & Differentiering: Visio understreger visuel strukturering og kortlægning, der understøtter oprettelsen af detaljerede visuelle repræsentationer og hierarkisk organisering af information. Dets funktioner henvender sig til brugere, der har brug for specialiserede værktøjer til diagramtunge workflows og konceptuel planlægning. Dette positionerer Visio som en dedikeret løsning til professionel diagramtegning og visualisering.
• Appian, SAP Signavio og ARIS
  • Disse tre værktøjer viser ingen unikke funktioner i denne sammenligning.
  • Appian fungerer som en low-code applikationsudviklingsplatform med robust indlejret BPM, der er velegnet til at bygge komplekse applikationer i virksomhedsklassen. SAP Signavio fokuserer på proces excellence og intelligens på virksomhedsniveau og leverer værktøjer til procesmining og analyse, der er særligt velegnede til organisationer med SAP-systemer. ARIS er anerkendt som en platform til styring af virksomhedsarkitektur, detaljeret forretningsprocesanalyse og omfattende proces governance, der bruges af organisationer til at styre deres overordnede forretnings- og IT-landskab.

Kundeanmeldelser

Den bedste måde at undersøge kvaliteten af software på er at teste den direkte. Desværre tillader tidsbegrænsninger sjældent at afprøve mere end et par alternativer. Men med flere seriøse anmeldelsessider tilgængelige er et væld af information let tilgængeligt.

I betragtning af at vi sammenligner nogle af de bedste tilgængelige alternativer, er det ingen overraskelse, at alle leverandører generelt modtager positiv feedback. Et nærmere kig på vurderingerne afslører dog nogle forskelle.

Gluu og ARIS skiller sig ud og deler topplaceringen i samlede vurderinger og er særligt stærke inden for både brugervenlighed og funktionalitet. Gluu udmærker sig yderligere med højere karakterer for kundesupport og værdi for pengene.

Det næste niveau inkluderer Signavio, Lucidchart og Visio, som alle har lignende samlede vurderinger, men deres individuelle styrker varierer. Signavio opfattes ofte som stærk inden for kundesupport. Visio og Lucidchart er begge vurderet mere positivt for deres funktionalitet, og Lucidchart opfattes også som at tilbyde bedre værdi for pengene. Nintex præsenterer en konsistent profil på tværs af sine underkategorier af Brugervenlighed, Kundesupport, Værdi for Pengene og Funktionalitet.

Endelig har vi Kissflow og Appian, som deler de laveste samlede vurderinger i denne gruppe. Når vi dykker ned i deres specifikationer, ses Kissflow generelt som lettere at bruge. Omvendt har Appian tendens til at blive opfattet som at tilbyde bedre værdi for pengene.

De nøjagtige undervurderinger og mere detaljerede analyser kan findes i en-til-en-sammenligningerne.

Prissammenligning

Sammenligning af priserne for de forskellige BPM-alternativer er udfordrende. Vi har allerede diskuteret forskellene i funktioner, hvilket naturligvis er en ekstremt vigtig parameter, da det kan være nødvendigt eller ikke nødvendigt at bruge yderligere værktøjer til at udføre end-to-end forretningsprocesstyring.

Gør direkte sammenligning endnu vanskeligere er, at leverandørerne bruger forskellige prismodeller – fast pris, brugerbaseret, niveaudelt, tilføjelses- eller funktionsspecifik prisfastsættelse betyder, at du skal vurdere din nuværende status samt din forventede brugsprojektory for nøjagtigt at sammenligne en løsning med en anden. Derudover kan prisfastsættelsen afhænge af din licensaftale for anden software – og selvfølgelig er nogle leverandører mere åbne for tilpasset prisfastsættelse og forhandlinger end andre.

• Microsoft Visio: Abonnementsbaseret, pr. bruger pr. måned prisfastsættelse, der spænder fra at være inkluderet i Microsoft 365 (grundlæggende) til €13,62 pr. bruger pr. måned (Advanced).
• Gluu: Abonnementsbaseret, niveaudelt pr. plads pr. måned prisfastsættelse, der spænder fra €2 (Core) til €8 (Advanced), med rabatter afhængigt af antallet af brugere. Flere tilføjelser tilgængelige i henhold til virksomhedens prisfastsættelse.
• Kissflow: Abonnementsbaseret med Basic-plan til €1.320 pr. måned (inkluderer 50 brugere); Enterprise-plan kræver et tilpasset tilbud, der bruger en brugerbaseret model med transaktionsniveauer.
• Appian: Abonnementsbaseret niveaudelt pr. bruger, pr. måned (Standard, Advanced, Premium) prisfastsættelse – kræver tilpasset tilbud.
• Signavio: Abonnementsmodel med tilpasset prisfastsættelse afhængigt af antallet af brugere og nødvendige funktioner.
• ARIS: Abonnementsbaseret niveaudelt pr. bruger pr. måned prisfastsættelse. Inkluderer Basic (€125) og Advanced (€250) niveauer; plus et Enterprise-niveau, der kræver et tilpasset tilbud.
• Lucidchart: Abonnementsbaseret niveaudelt pr. bruger prisfastsættelse inklusive Gratis (€0,00), Individuel (starter så lavt som €7,92 pr. måned) og Team (starter så lavt som €8,80 pr. bruger pr. måned); Enterprise-niveau kræver et tilpasset tilbud med potentielle bundling-rabatter.
• Nintex: Prisoplysninger er ikke tilgængelige fra en dedikeret prisside på sin egen hjemmeside, hvilket tyder på, at det kræver et tilpasset tilbud.

Konklusioner

Verdenen af BPM software tilbyder forskellige løsninger, hver med forskellige styrker. Mens mange værktøjer deler Core funktioner, varierer deres primære fokusområder. Gluu skiller sig konsekvent ud for sine robuste muligheder inden for procesorkestrering, operationel governance og effektiv daglig aktivitetsstyring. Det er et ideelt valg for organisationer, der prioriterer end-to-end procesovervågning, stærkt brugerengagement og løbende forbedringer i live-drift.

I sidste ende stemmer den bedste BPM software overens med dine specifikke organisatoriske behov. Uanset om du har brug for Advanced applikationsudvikling (som Appian), dyb procesanalyse (som ARIS eller SAP Signavio), dokumentcentrerede workflows (som Nintex) eller ren diagramtegning (som Lucidchart eller Visio), findes der forskellige muligheder. Men hvis dit mål er at drive operationel excellence, sikre procesoverholdelse og styrke dit team gennem struktureret procesudførelse og kommunikation, tilbyder Gluu en unik omfattende og højt vurderet løsning designet til din daglige operationelle succes.

Hyppigt stillede spørgsmål