KUNDECASE
Vækstrejse: Hvordan Gluus processer sikrer kvalitet og kundefokus
Vækst er én ting. At sikre, at det ikke går ud over kvalitet og kundefokus, krævede en ny tilgang og et nyt værktøj til styring af byggeprocessen hos den danske entreprenør CJ A/S.
“I dag kan vi følge alle vores projekter fra tilbud til levering – alle processer, aktiviteter og dokumenter er blevet standardiseret, så alle medarbejdere arbejder på en ensartet måde. ” Læs sagen
Hans Jørgen Ebbesen,
Adm. Direktør, CJ A/S
Om Contractor CJ A/S
CJ A/S, der blev grundlagt i 2011, er vokset til en stærk og innovativ byggevirksomhed med ekspertise inden for bolig- og erhvervsbyggeri, industriservice, brændstofanlæg og anlægsarbejde. Med et team på over 160 fagfolk har de gennemført næsten 400 projekter af forskellig størrelse. Deres succes er forankret i stærke værdier og samarbejdsrelationer, både inden for teamet og med eksterne partnere. CJ er ejet af nøglemedarbejdere og ledes af en erfaren bestyrelse. Deres urokkelige engagement i ansvarlighed, integritet og innovation har konsekvent ført til imponerende resultater og kundetilfredshed.
Situation – CJ var på udkig efter en måde at sikre, at alle arbejdede i overensstemmelse med en fælles og opdateret“best practice” i alle afdelinger. Det bør omfatte en tilgang til løbende optimering af end-to-end-processer med kunden i fokus.
Problem – Det er svært at drive store byggeprojekter godt. Planlægning, koordinering og forståelse af kundens behov er nøglen til at undgå, at de mange interaktioner mellem de mange forskellige roller, der er involveret i et byggeprojekt, fører til kostbare fejl.
Et centralt problem er, at budgetoverskridelser som regel falder tilbage på byggefirmaerne – eller også fører de til dyre og tidskrævende voldgiftssager.
Alle disse problemer opstod allerede hos CJ, før virksomheden begyndte at vokse hurtigt. CJ oplevede derefter en kraftig stigning i efterspørgslen, og denne vækst risikerede at forstærke problemerne, da nye medarbejdere indførte deres egne arbejdsmetoder baseret på deres tidligere erfaringer i blandingen.
Topledelsen frygtede en udvanding af den “CJ-måde at arbejde på”, som havde skabt den oprindelige succes.
Løsning – Gluus byggerådgivningspartner Refine Consulting stod i spidsen for projektet. Det startede med at få topledelsen helt på linje og engageret omkring en enkelt, standardiseret tilgang til arbejdet.
Ambitionen var at kortlægge og digitalisere alle centrale end-to-end-processer gennem de normale byggeprojektfaser: Tilbud, design, planlægning og udførelse.
Gluu blev valgt som det kollaborative processtyringsværktøj, der skulle understøtte indsatsen lige fra den første kortlægning til opgaveudførelsen på byggepladserne.
Implementering – Refine Consulting startede med at afholde en række workshops hos CJ. Målet var at identificere de kritiske processer og kaste lys over eventuelle mangler i de eksisterende arbejdsmetoder.
Alle processer, arbejdsinstruktioner og dokumentation blev gennemgået og valideret af udvalgte medarbejdere. Løbende forbedringsarrangementer gav alle involverede mulighed for at bringe deres egne erfaringer til bordet – for at sikre, at CJ’s best practice ikke udelod vigtige indsigter.
Baseret på denne agile tilgang er de blevet forfinet til det niveau, der bruges i produktionen i dag.
Resultater – Siden implementeringen af Gluu i 2019 er CJ mere end fordoblet i størrelse. CJ har nu…
- Fuld kontrol over alle byggestyringsprocesser.
- Kontinuerlig procesforbedring gennem medarbejderfeedback.
- Effektiv styring af byggeprocessen, der sikrer fokus på kundens behov – uden budgetoverskridelser.
- Korrekt sagsstyring sikrer, at alle medarbejdere er klar over, hvor i byggestyringsprocessen de befinder sig, og hvad der forventes af kunden.
CJ’s CEO udtrykker det på denne måde:
“I Gluu kan vi – gennem hele processen – se, om aktiviteterne er blevet udført, og hvor vi arbejder. Vi kan også se, hvem der er ansvarlig for de specifikke aktiviteter. På den måde kan vi hjælpe hinanden med at få tingene gjort i den rigtige rækkefølge og til tiden.”
Hans Jørgen Ebbesen, CEO, CJ A/S
Mere end 100 nye medarbejdere har oplevet et fælles udgangspunkt med standardprocesser og et fælles overblik over projektporteføljen.
Før Gluu var der en risiko for, at hver ny medarbejder ville arbejde på sin egen måde. Nu forklarer Hans Jørgen, at…
” De forbedringsforslag, der konstant kommer fra vores medarbejdere, bliver alle rapporteret digitalt, samlet op af procesejere, og nogle bliver indarbejdet i vores ledelsessystem.”
Med digitale workflows i Gluu kan nye medarbejderes erfaringer integreres i eksisterende processer, hvilket sikrer, at CJ altid arbejder efter branchens bedste praksis.
Fremtiden – Erfaringerne fra byggepladserne betyder, at CJ nu planlægger at inkludere salgsarbejde, sundhed og sikkerhed, udstyrsstyring og andre områder i Gluu. Planen er at få Gluu ind i alle hjørner af CJ’s produktion.
METODEN
At få alle med fra standardprocesser til udførelse
Gluu er designet omkring en gennemprøvet metode til at nå frem til en ægte “procesdrevet” virksomhed. I CJ’s tilfælde blev indsatsen ledet af Refine Consulting og startede med at kortlægge “standardprocesser”, der repræsenterede virksomhedens bedste praksis. Disse blev så til “delte processer”, da de inviterede til medarbejderfeedback og forbedring. Endelig blev der tilføjet opgaver, og processer udføres ikke med Gluu for at skabe reelle, håndgribelige resultater i form af lavere risiko og højere produktivitet.
Erfaringer, som andre kan bruge
CJ har kun været i stand til at anvende den nye produktionsstyringsproces på nye projekter, da eksisterende projekter allerede var underlagt den eksisterende kontrakt og styring.
Indtil videre har budprocessen gennemgået flere forbedringscyklusser, end udførelsesprocessen har. Det fulde billede af forbedringerne i produktionen vil derfor først stå klart på et senere tidspunkt.
Værdien har været størst i store projekter, hvor opgaver skifter hænder flere gange. Det var her, de plejede at se flest fejl og forsinkelser.
Fordelene for de store projekter er tydelige på flere områder:
- Fra et kundeperspektiv kan CJ nu guide kunden ind i en kollaborativ projekttankegang fra dag ét. En af grundene er, at kundens aktiviteter – og forventninger – bliver meget tydelige. Alle kundekontaktpunkter er tydelige. CJ kan sige præcis, hvad der skal ske, og hvilke handlinger samt værktøjer, der vil understøtte det daglige arbejde mellem dem og kunderne.
- Der er et optimeringspotentiale bare i at få et overblik over processen. Overblikket hjælper med at undgå unødvendige skift mellem medarbejdere internt, som samtidig skal kunne afløse hinanden på projekter, når omstændighederne kræver det.
- Styring af byggeprocessen og udførelse af opgaver via Gluu giver endnu et optimeringspotentiale: ingen mister overblikket, og al relevant og kritisk dokumentation følger hele processen. Enhver kan i løbet af projektet fortælle kunden præcis, hvad status er, og hvad der skal ske fremover.
I de mindre projekter har det primært været bedre overblik og mere effektiv byggestyring, enklere IT og lettere dokumentation, der har givet værdi til projekterne. Endelig udvikles en grundlæggende forbedringskultur i tæt samspil med Bülows ledelse. Her bidrager alle virksomhedens medarbejdere til forbedringsforslag direkte i Gluu, som vil være med til at forbedre virksomhedens processer fremadrettet.