8 wichtige Zutaten für eine schnelle Prozessfindung

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Sie navigieren durch die Komplexität der Geschäftsabläufe? “Schnelle Prozessfindung” ist Ihr Kompass. Eine Prozesshierarchie legt die kritischen Prozesse fest, minimiert Ineffizienzen und schützt das Wissen des Unternehmens. Es ist nicht nur ein Hilfsmittel, es ist ein Wendepunkt. Tauchen Sie ein in die 8 wichtigsten Zutaten für die Erstellung dieses unschätzbaren Leitfadens.

Prozesshierarchien stellen alle Ihre kritischen Geschäftsprozesse visuell dar. Stellen Sie sich einen als architektonischen Entwurf für ein Haus vor. Anstelle von Balken und Sparren zeigt eine Prozesshierarchie die Prozesse, die Ihr Unternehmen aufrecht erhalten.

Sie können auch als Ergänzung zu Ihrem Organigramm gesehen werden. Das Organigramm zeigt, wie Abteilungen und Rollen zusammenhängen, während die Prozesshierarchie zeigt, wie Aktivitäten zusammenhängen und wie sie die Ergebnisse liefern, die zum Erreichen der Ziele Ihres Unternehmens erforderlich sind.

Ja, aber warum sollte mich das interessieren? Du fragst dich vielleicht.

Durch die Erfassung Ihrer Prozesse geben Sie Ihren Mitarbeitern eine gemeinsame Sprache und ein klares Verständnis ihrer Verantwortlichkeiten. Sie bilden die kleinen Dinge ab, wie beispielsweise, wie eine Rezeptionistin einen Anruf entgegennehmen sollte oder wie man eine Zahlungsverzugsanweisung sendet, auf die ganz großen und wichtigen Dinge wie die Einstellung eines neuen Abteilungsleiters. Sie ermöglichen es Ihnen auch, die Prozesse in Ihrem Unternehmen kontinuierlich zu messen und inkrementell zu verbessern, um Verschwendung zu reduzieren und die Effektivität zu erhöhen. Einen zu haben ist wirklich ein Kinderspiel.

Was benötige ich, um zu meinen kritischen Geschäftsprozessen zu gelangen?

Richtig, Sie sind also bereit für die Herausforderung. Gut, dass Gluu Ihnen mit acht wichtigen Zutaten für den Aufbau einer brauchbaren Prozesshierarchie zur Seite steht.

1. Kaffee

Um es gleich vorweg zu nehmen: Prozesshierarchien sind nicht sexy. Wenn Sie der Typ sind, der sich für sie begeistert, schämen Sie sich nicht; Wir verstehen dich – wir sind uns ähnlich. Aber für die große Mehrheit der Menschheit, einschließlich vieler Ihrer Kollegen, löst die Erwähnung kaum mehr als leichte Fälle von Narkolepsie aus. Seien Sie freundlich, halten Sie einen Kaffee bereit, bevor Sie das Thema ansprechen. Sie wollen nicht, dass Ihre Kollegen so vorgehen:

2. Das Nicken

Bewaffnet mit Kaffee und einer schillernden Reihe von wertschöpfenden Begründungen wenden Sie sich an die Geschäftsleitung und holen Sie sich deren Zustimmung und Unterstützung für ein Projekt, um eine Prozesshierarchie zu schaffen. Das ist absolut notwendig. Ohne das Nicken wirst du nirgendwo schnell hinkommen.

3. Ein Whiteboard

Finden Sie Ihren besten Moderator, ziehen Sie die Geschäftsleitung in einen halbtägigen Offsite-Workshop und erstellen Sie eine Karte Ihrer Wertschöpfungskette. Alle Prozesse, die Sie als Unternehmen von Anfang bis Ende durchführen. Diese erste Skizze bildet die Grundlage für den weiteren Projektverlauf. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, sehen Sie sich unsere Ideen für kollaborative Prozessworkshops an.

4. Teleskopische Sicht

Zoomen Sie hinein und schärfen Sie den Fokus zuerst auf die wichtigsten Prozesse für Ihr Unternehmen. Finden Sie die 10 bis 30 Prozesse, die wirklich wichtig sind. Sie sind diejenigen, die verhindern, dass die Räder abfallen. Wenn Ihre Vision zu früh zu breit ist und Sie versuchen, jeden einzelnen Geschäftsprozess festzunageln, verzetteln Sie sich in den Details und verlieren das Wesentliche aus den Augen.

5. Ein altes Rad

Die Abbildung einer Prozesshierarchie kann zeitaufwändig sein. Erleichtern Sie sich also das Leben so weit wie möglich, modellieren Sie Ihre Prozesshierarchie auf Standards und Frameworks, die Sie bereits haben. Es gibt keinen Grund, das Rad neu zu erfinden. Sprechen Sie mit Ihren IT-Mitarbeitern – sie haben vielleicht etwas Ähnliches getan, um sich auf eine Systemimplementierung vorzubereiten.

6. Macher und Macher

Sie haben die kritischen Prozesse im Unternehmen erkannt und abgebildet. Als nächstes müssen Sie die Verantwortung für jeden dieser Punkte bestimmten Teammitgliedern zuweisen. Einige dieser Personen werden offensichtlich sein, wie z. B. Abteilungsleiter in einem großen Unternehmen, aber in einigen Fällen werden sie es nicht sein, und Sie müssen untersuchen, wer die wahren Macher sind.

7. Werkzeuge

Sobald Sie sich um alles oben Genannte gekümmert haben, ist es an der Zeit, sich mit den Details zu befassen. Dazu benötigen Sie ein Format und Werkzeuge, mit denen Sie Ihre Prozesshierarchie visuell abbilden und gestalten können. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, dass unabhängig davon, welches Format oder Tool Sie verwenden, es gemeinsam nutzbar und unternehmensweit einfach zusammenzuarbeiten sein muss. Sind Sie an einem Tool interessiert, das dies vereinfacht?

Testen Sie die Software von Gluu für das Management von Geschäftsprozessen. Wenn die Prozesshierarchie in einem Raum verbleibt und von einem oder zwei Assistenten bewacht wird, wird sie den Weg unzähliger anderer Prozesshierarchien gehen und tot und begraben enden.

8. Hierarchie des Captain-Prozesses

Jetzt ist es an der Zeit, das Projekt auf das gesamte Unternehmen auszuweiten. Dafür brauchen Sie eine außergewöhnliche Person, die Ihnen den Weg weist. Entscheiden Sie sich für einen Projektmanager mit Supertalent und einem umfassenden Verständnis des Geschäfts und jemandem, der sowohl in der Vorstandsetage als auch in der Fertigung mit den Menschen sprechen kann.

Weitere Informationen zu Prozesshierarchien

Es gäbe noch viel mehr über Prozesshierarchien zu sagen, z. B. warum so wenige Unternehmen sie überhaupt haben. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Leitfaden zum Erstellen einer Geschäftsprozesshierarchie.

Schlussfolgerungen

Im komplizierten Tanz der Geschäftsabläufe steht das Verständnis und die Optimierung unserer Prozesse an erster Stelle. Die 8 hervorgehobenen Hauptbestandteile dienen nicht nur als Grundlage für eine schnelle Prozessfindung, sondern unterstreichen auch die Vitalität einer gut strukturierten Prozesshierarchie. Wenn Sie als Führungskraft diese wesentlichen Punkte erkennen, ebnen Sie den Weg für optimierte Abläufe, minimierte Ineffizienzen und eine stärkere, widerstandsfähigere Organisation. Die Übernahme dieser Prinzipien ist nicht nur ein strategischer, sondern auch ein transformativer Schritt.

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