Wie Sie die beste Software für Standardarbeitsanweisungen (SOP) auswählen

Es ist schwer, die richtige SOP-Software für ein Unternehmen zu finden. Einige Tools sind in ihrem Anwendungsbereich zu eng gefasst, um Ihre Arbeitsweise zu verändern. Andere laufen Gefahr, zu isolierten Inseln in Ihrer bestehenden Anwendungslandschaft zu werden. Dieser Leitfaden enthält die 5 wichtigsten Kriterien für die Auswahl einer SOP-Software, mit der Sie Ihre SOPs in die Praxis umsetzen können.

Der Zweck dieses Leitfadens ist es, Ihnen eine Einführung in die Auswahl von SOP-Software zu geben und Ihnen dabei zu helfen, zu erkennen, was für Sie wichtig ist. Mit diesem Leitfaden als Hintergrund können Sie eine Suche starten und eine lange Liste von Software erstellen, die Sie sich näher ansehen sollten. Die Listen der Softwareanbieter sind nicht in diesem Handbuch enthalten. Ich habe mich entschlossen, dies aufzunehmen:

Was ist SOP-Software?

SOP-Software (Standard Operating Procedure) ist ein Werkzeug zur Erstellung, Verwaltung und Dokumentation von standardisierten Verfahren* in einem Unternehmen. Es dient dazu, konsistente, konforme und qualitätsorientierte Prozesse in verschiedenen Abteilungen zu gewährleisten.

SOP-Software spielt eine entscheidende Rolle bei der Rationalisierung von Abläufen, der Verbesserung der Mitarbeiterschulung und der Einhaltung von Vorschriften. Es passt in ein Unternehmen, indem es ein zentrales Repository für Standardverfahren bereitstellt, das einfachen Zugriff, Revisionskontrolle und Audits ermöglicht. Software für Standardarbeitsanweisungen hilft Unternehmen dabei, Effizienz, Konsistenz und Sicherheit in ihren täglichen Abläufen aufrechtzuerhalten und gleichzeitig die Branchenvorschriften und Best Practices einzuhalten.

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Unterscheidet sich das von einer Software für Arbeitsanweisungen?

Obwohl sich sowohl SOP-Software als auch Arbeitsanweisungssoftware mit der Dokumentation von Verfahren und Anweisungen befassen, dienen sie unterschiedlichen Zwecken und erfüllen unterschiedliche Bedürfnisse innerhalb eines Unternehmens. SOP-Software konzentriert sich auf umfassendere Verfahren, während Arbeitsanweisungssoftware spezifischer und aufgabenorientierter ist.

Wie unterscheidet sie sich von BPM-Software?

Nachdem wir nun die Unterschiede zwischen SOP- und Arbeitsanweisungssoftware geklärt haben, fragen Sie sich vielleicht, worin der Unterschied zu Business Process Management (BPM)-Software besteht? Dies sind die wichtigsten Unterschiede

• Granularität: SOP-Software befasst sich mit spezifischen, detaillierten Anweisungen für Aufgaben, die eine einzelne Person ausführt, während BPM-Software sich mit Prozessen auf hoher Ebene befasst, die mehrere Schritte, Mitarbeiterrollen, Abteilungen und Systeme umfassen.
• Automatisierung: BPM-Software umfasst häufig Funktionen zur Workflow-Automatisierung, um Prozesse zu rationalisieren und durchzusetzen, während sich SOP-Software hauptsächlich auf die Dokumentation konzentriert.
• Umfang der Kontrolle: SOP-Software wird in der Regel von den Teams verwaltet, die für die jeweiligen Verfahren zuständig sind, während BPM-Software eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit und Governance erfordern kann.
• Komplexität: BPM-Software eignet sich besser für die Verwaltung komplexer, abteilungsübergreifender Prozesse, während SOP-Software für einfachere, aufgabenspezifische Verfahren konzipiert ist.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sowohl SOP- als auch BPM-Software zwar zum Prozessmanagement beitragen, jedoch unterschiedlichen Zwecken dienen und einen unterschiedlichen Umfang und eine unterschiedliche Komplexität aufweisen. SOP-Software ist auf die Erstellung und Verwaltung detaillierter Arbeitsanweisungen zugeschnitten, während BPM-Software auf die Optimierung und Automatisierung breiterer Geschäftsprozesse ausgerichtet ist.

Wie es einer der Väter der modernen Fertigung einmal ausdrückte:

Nun, da Sie hoffentlich eine bessere Vorstellung davon haben, wie SOP-Software funktioniert, lassen Sie uns einen Blick auf ihre Vorteile werfen. Ich hoffe, die folgende Liste kann Ihnen helfen, den Fall intern aufzubauen.

Was sind die Vorteile der SOP-Software?

Die Implementierung von SOP-Software (Standard Operating Procedure) in einem Unternehmen bietet eine Reihe von Vorteilen und führt zu Ergebnissen, die sich positiv auf das Risiko, die Einhaltung von Vorschriften und die Gesamteffizienz auswirken können. Hier finden Sie einige der wichtigsten geschäftlichen Vorteile und die entsprechenden Ergebnisse, die Sie bei erfolgreichem Einsatz erwarten können:

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass SOP-Software Unternehmen hilft, diese greifbaren Ergebnisse zu erzielen, indem sie Konsistenz, Effizienz, Compliance und kontinuierliche Verbesserung fördert. Es verbessert nicht nur das Tagesgeschäft, sondern stärkt auch die Wettbewerbsposition des Unternehmens und seine Fähigkeit, sich an veränderte Marktbedingungen anzupassen.

Die Frage ist, wie Sie eine Software auswählen, die so gut zu Ihrem Unternehmen passt, dass sie Ihnen einen solchen Nutzen bringt. Das ist das Thema des nächsten Abschnitts.

Worauf Sie bei einer SOP-Software achten sollten

Sind Sie auf der Suche nach einer SOP-Software, die speziell auf die Bereiche Fertigung, Bauwesen oder Pharmazeutik zugeschnitten ist? Dann gibt es noch hochspezialisierte Lösungen mit Best-Practice-Inhalten, die den regulatorischen Standards Ihres Landes und Ihrer Branche usw. entsprechen. Dies würde den Rahmen dieses Handbuchs sprengen. Wenn Sie nach allgemeineren Lösungen suchen, die für jede Branche geeignet sind, dann werfen Sie einen Blick auf diese sechs Schlüsselbereiche und ihre Anforderungsideen:

Sie sollten also nach einer SOP-Software suchen, die…

#1 Deckt die richtigen Lücken bei der Erläuterung Ihrer Arbeitsweise ab

Wenn wir davon ausgehen, dass das Ziel darin besteht, durch den Einsatz von digitaler SOP-Software standardisierte Arbeitsweisen zu erreichen, dann muss der Umfang darin bestehen, die folgenden Fragen für jedes Verfahren beantworten zu können:

• WAS muss getan werden? – und was ist das beabsichtigte Geschäftsergebnis?
• WARUM sollte es auf eine bestimmte Art und Weise gemacht werden? Wenn Sie mit dem “Warum” beginnen, ist das wichtig für die Motivation der Mitarbeiter, den Standard zu befolgen – und für ihre Fähigkeit, ihn zu hinterfragen.
• Wer ist für die einzelnen Aktivitäten verantwortlich? Wie Sie vielleicht bemerkt haben, bringt uns die Einbeziehung von mehr Personen aus der Kategorie der SOP-Software heraus und in die Kategorie des Geschäftsprozessmanagements.
• WIE wird die Arbeit erledigt? Dies ist der Punkt, an dem wir in die Kategorie der Arbeitsanweisungssoftware einsteigen.

Um es zusammenzufassen: Wenn wir nach standardisierten Arbeitsweisen suchen, dann müssen wir sowohl das Was, das Warum, das Wer und das Wie für jede Arbeitsaktivität abdecken.

Wie wir zu Beginn dieses Leitfadens beschrieben haben, ist es wichtig, ob Sie in Ihrem Unternehmen bereits eine Software für Arbeitsanweisungen oder eine BPM-Software einsetzen, die Teile davon bereits abdecken kann:

Verwandte Anforderungen, die Sie in Ihre Liste aufnehmen sollten:

• Integrationsfähigkeiten: Die Fähigkeit zur Integration mit anderen Systemen oder Plattformen, um die Prozessdokumentation mit anderen Aspekten des Unternehmens zu verknüpfen, z. B. mit Schulungen, Qualitätskontrolle oder Kundenbeziehungsmanagement.

#2 Passt perfekt in Ihre Systemlandschaft

Nur wenige digitale SOP-Tools werden von den Benutzern angenommen, wenn sie nicht zu Ihrer Kultur und Systemlandschaft passen. In dieser Tabelle finden Sie einige wichtige Überlegungen:

Die obigen Beispiele beziehen sich auf Unternehmen, die einen Microsoft-Tech-Stack verwenden. Das Gleiche gilt natürlich auch für Unternehmen, die einen Google-Tech-Stack verwenden.

Verwandte Anforderungen, die Sie in Ihre Liste aufnehmen sollten:

• Microsoft Graph Integration: Die Fähigkeit zur Integration mit den Produkten Office 365 und Business Central von Microsoft.

#3 Macht den Wissenstransfer effektiver

Video-SOP-Software wird immer beliebter. Denn wenn es darum geht, Wissen zu behalten, ist das Ansehen von Videos effektiver als das Lesen. Die Theorie der Lernpyramide basiert auf Forschungsergebnissen, die zeigen, dass unterschiedliche Methoden der Wissensvermittlung zu unterschiedlichen Behaltensquoten bei den Studenten führen:

Dies gilt auch, wenn es darum geht, Standardarbeitsanweisungen zu verwenden, um Wissen über die erforderlichen Arbeitsweisen Ihres Unternehmens zu vermitteln. Wenn Sie die Lernpyramide betrachten, dann fragen Sie sich, worauf es in Ihrem Unternehmen ankommt. Kann die zukünftige SOP-Software z.B. viele Tools für den Wissenstransfer unterstützen?

Text und Bilder kombiniert?

Video und Stimme?

Online-Sharing-Sitzungen zur Demonstration?

Diskussion und Kommentare? (wenn die SOPs keinen Sinn ergeben und überarbeitet werden müssen)

Aufgaben, die mit der realen Arbeitspraxis verbunden sind?

Lernen im Lehrlingsstil?

Verwandte Anforderungen, die Sie in Ihre Liste aufnehmen sollten:

• Tools für die Zusammenarbeit: Funktionen, mit denen mehrere Benutzer gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, Kommentare hinterlassen und Feedback geben können.
• Unterstützung visueller Inhalte: Die Fähigkeit, Bilder, Diagramme, Flussdiagramme und Videos einzubinden, um die Klarheit der Prozesserklärungen zu verbessern.

Schließlich kommt es darauf an, wie das Wissen weitergegeben wird, damit unsere SOPs zu dem Verhalten führen, das wir ansteuern wollen. Hier ist ein Beispiel eines dänischen Maschinenführers, der erklärt, wie er die Gluu-App verwendet:

#4 Personalisiert die Informationen auf die Aufgaben und Fähigkeiten der Mitarbeiter

Wenn Sie eine SOP für Konstrukteure schreiben, um die Buchhaltung korrekt zu führen, dann muss diese durch klare und detaillierte Arbeitsanweisungen ergänzt werden. Das Gleiche gilt für SOPs für Buchhalter, die Sie in Übereinstimmung mit Ihren SOPs für die Anwendung der Marke Ihres Unternehmens gestalten. Ich will damit sagen, dass es auf die Rollen und Fähigkeiten des Publikums ankommt.

Verwandte Anforderungen, die Sie in Ihre Liste aufnehmen sollten:

• Suche und Abruf: Eine robuste Suchfunktion, mit der Benutzer schnell bestimmte Dokumente oder Abschnitte innerhalb von Dokumenten finden und aufrufen können.
• Benutzerberechtigungen: Granulare Kontrolle darüber, wer Dokumente anzeigen, bearbeiten oder genehmigen darf, um Sicherheit und Compliance zu gewährleisten.

#5 Ermöglicht kontinuierliches Lernen und Veränderungen

Wenn Sie in einer stark regulierten Branche tätig sind oder in einer Branche, die sich nur selten ändert, dann bin ich sicher, dass Ihre SOPs im Laufe der Zeit nicht viele Änderungen benötigen. Wenn Sie sich jedoch in einer anderen Situation befinden, können Sie damit rechnen, dass regelmäßige Änderungen die Norm sind.

Verwandte Anforderungen, die Sie in Ihre Liste aufnehmen sollten:

• Versionskontrolle: Stellt sicher, dass verschiedene Versionen von Dokumenten nachverfolgt werden und leicht verglichen oder wiederhergestellt werden können.
• Tools für die Zusammenarbeit: Funktionen, mit denen mehrere Benutzer gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, Kommentare hinterlassen und Feedback geben können.
• Benutzerberechtigungen: Granulare Kontrolle darüber, wer Dokumente anzeigen, bearbeiten oder genehmigen darf, um Sicherheit und Compliance zu gewährleisten.
• Workflow-Verwaltung: Tools zum Definieren, Automatisieren und Verfolgen von Genehmigungsworkflows für Dokumentänderungen.
• Analysen und Berichte: Bietet Einblicke in die Dokumentennutzung, Änderungen im Laufe der Zeit und das Engagement der Benutzer zur Unterstützung der Prozessoptimierung.
• Compliance-Funktionen: Stellt sicher, dass Dokumente mit den Branchenvorschriften und -standards übereinstimmen, mit Optionen für Prüfpfade und Compliance-Berichte.

Diese Funktionen helfen Unternehmen, ihre Arbeitsweise effektiv zu dokumentieren, zu kommunizieren und zu pflegen, um Konsistenz, Compliance und die Fähigkeit zur Anpassung an sich ändernde Anforderungen zu gewährleisten.

Wir hoffen, dass dies eine Anregung war, wie Sie Ihre Suche nach Software für Standardarbeitsanweisungen konzentrieren können. Jetzt müssen wir nur noch loslegen. Wir beenden diesen Leitfaden mit einer Zusammenfassung der typischen Schritte:

Wie man einen richtigen SOP-Softwarevergleich durchführt

Hier finden Sie eine Liste typischer Schritte, um die besten Anbieter von SOP-Software zu finden:

1. Definieren Sie die Anforderungen: Beginnen Sie mit einer Auflistung der Bedürfnisse und Ziele Ihres Unternehmens.
2. Lösungen recherchieren: Stellen Sie eine Liste der verfügbaren SOP-Softwarelösungen zusammen.
3. Erstes Screening: Eliminieren Sie Optionen, die Ihre Grundbedürfnisse nicht erfüllen.
4. Informationen anfordern: Kontaktieren Sie Anbieter für Demos und Dokumentation.
5. Bewerten Sie die Funktionen: Vergleichen Sie Dokumentenmanagement, Zusammenarbeit, Compliance und mehr.
6. Benutzeroberfläche: Bewerten Sie Benutzerfreundlichkeit und Intuitivität.
7. Integration & Skalierbarkeit: Prüfen Sie die Systemintegration und Skalierbarkeit.
8. Einhaltung von Vorschriften und Sicherheit: Gewährleisten Sie die Einhaltung von Branchenvorschriften und Datensicherheit.
9. Unterstützung & Schulung: Erkundigen Sie sich nach Kundensupport und Schulungen.
10. Kostenanalyse: Berechnen Sie die Gesamtbetriebskosten.
11. Benutzer-Feedback: Holen Sie sich Anregungen von potenziellen Benutzern.
12. Der Ruf des Anbieters: Recherchieren Sie die Erfolgsbilanz des Anbieters.
13. Demo & Testversion: Fordern Sie Live-Demos oder Testversionen an.
14. Treffen Sie eine Entscheidung: Ordnen Sie die Lösungen anhand der Übereinstimmung mit den Anforderungen.
15. Pilot-Implementierung: Testen Sie die gewählte Lösung in einem kleineren Maßstab.
16. Verträge abschließen: Verhandeln und schließen Sie den Vertrag mit dem ausgewählten Anbieter ab.

Schlussfolgerungen

Zum Abschluss dieses Leitfadens sollten Sie sich also auf das große Ganze konzentrieren, d.h. auf die Zweckmäßigkeit oder die Eignung für Ihr Unternehmen in der Praxis, und nicht auf die Auflistung kategoriespezifischer Details. Diese können warten, bis Sie sicher sind, dass Sie tatsächlich eine SOP-Software suchen und nicht eine Software, die Löcher in Ihrer derzeitigen Einrichtung, Arbeitsanweisungssoftware oder BPM-Software stopft.

Wenn Sie am Ende Software aus der falschen Kategorie kaufen, ist es egal, ob Sie den Marktführer kaufen. Es führt möglicherweise nicht zu standardisierten Arbeitsweisen in Ihrem Unternehmen.

Wir hoffen, Sie haben diesen Leitfaden nützlich gefunden! Um Ihnen den nächsten Schritt zu erleichtern, finden Sie hier eine Vorlage, die Sie vielleicht verwenden möchten:

Fragen und Antworten