Vi følte frustrationen over ‘god på papiret, ignoreret i praksis.’ Så vi løste det.
Selvom processer giver mening for ejere og ledere, giver de sjældent mening for de frontlinjemedarbejdere, der udfører arbejdet. De ser processer som abstrakte repræsentationer af, hvordan andre tror, de arbejder.
Hvordan kan vi afstemme interesserne mellem seniorledelsen og de almindelige medarbejdere? Det er det, vi besluttede os for at undersøge.
Her er vores historie …
Hvordan det startede
Tilbage i 2005 var Søren Pommer, Gluus grundlægger og administrerende direktør, ansvarlig for Philips’ digitale projekter fra hovedkontoret i Amsterdam. For at øge koncernens digitale modenhed blev oplægget til et globalt netværk af ‘Country Internet Managers’ godkendt af selskabets direktion. Søren ledte hele indsatsen med at etablere organisatoriske roller, KPI’er, understøttende processer og systemer. Det handlede om at ansætte de rigtige mennesker og så etablere én fælles måde at arbejde på, så man kunne udveksle ‘best practice’ på tværs af lande. Tilgangen var meget succesfuld og blev nomineret til to interne priser. Følgende knap kan slettes, du kan tilføje den for at invitere besøgende til at dykke dybere ned i siden.
At indse det ødelagte system
Efter dette tog Søren og familien tilbage til København for at blive COO for et digitalt bureau. Med omkring 50 ansatte og ambitiøse vækstplaner var det hans opgave at strømline driften og gøre bureaet skalérbart. Opskriften var mere standardiserede processer og et nyt ERP-system. Imidlertid indså han hurtigt, at kreative bureauer og forretningsprocesser blander sig ‘som olie og vand’. Gennem disse måneder begyndte Søren at tvivle på noget af det arbejde, som han og hans team lavede hos Philips:
Han indså, at den normale tilgang med system-drevne og top-down styrede proces-hierarkier var dømt til at mislykkes i mødet med virkeligheden. For at vinde hjerte og hjerne hos de mennesker, der udfører arbejdet, så var der hårdt brug for en ny tilgang til området. Den nye tilgang skulle…
- involvere de mennesker, der kender området og opgaven bedst.
- sikre, at arbejdsinstruktioner løbende opdateres, så de afspejler den praktiske læring, der hele tiden sker.
- synliggøre flowet på tværs af alle ‘siloer’ – det rigtige ‘end-to-end’ perspektiv, som forretningsbrugere og kunder oplever.
- spare tid og gør arbejdet lettere ved at gøre processer til nyttige vejledninger. Det skulle også sikres, at ‘compliance-rapportering’ skete automatisk, når bare processen blev fulgt.
Søren Pommer
“Hvis en proces har 15 aktiviteter, og kun 5 af disse er forbundet til IT-systemer, hvordan kan vi så vide, at den bliver udført?
Kan det være, at nogle medarbejdere ikke forstår eller er enige i processen og kun ‘sætter kryds’ for at gøre cheferne glade?”
Fra vision til virkelighed
Denne nye tilgang krævede ny software. En platform, der ville fungere uden behov for at ændre nogen systemer og var så brugervenlig, at alle kunne arbejde med at gøre processer nemmere at Understand, Orchestrate og Improve.
I 2011 grundlagde Søren Gluu, og siden da har teamet arbejdet med mere end 500 ledere og procesejere for at finde rette balance mellem hastighed og kontrol, når det kommer til standardisering og compliance.
I dag hjælper Gluu mere end hundrede virksomheder og tusindvis af brugere i næsten 60 lande med at samarbejde omkring forretningsprocesser. Rejsen fortsætter, og hver dag tager vi endnu et skridt i retning af at realisere visionen med at gøre det lettere at arbejde rigtigt, end forkert.