Sådan kommer du i gang med at håndtere nye pandemihændelser digitalt på bare en halv dag

Har du en tydelig og kontrollerbar proces til at håndtere positive tilfælde på din arbejdsplads? Hvis ikke, kan denne artikel hjælpe dig. Den hjælper dig med at håndtere nye tilfælde mere sikkert og med mindre påvirkning af arbejdet.

I takt med at antallet af COVID-19-tilfælde steg, står flere og flere ledere over for spørgsmålet om, hvordan man håndterer nye tilfælde under en global pandemi og samtidig minimerer forstyrrelser. Det handler om at handle hurtigt. Pandemitilfælde håndteres derfor oftest ad hoc, hvilket kan føre til mangelfuld dokumentation af, hvad der reelt skete. Hvis noget går galt, og der ikke er tilstrækkelig dokumentation, er der ingen sporbarhed, der kan bevise, at hvert enkelt tilfælde blev håndteret korrekt. For at være på den sikre side vælger mange ledere desuden at sende hele afdelinger hjem, hvis nogen bliver smittet. Det kan være unødigt omkostningsfuldt, hvis det kun er den smittedes nære kontakter, der skal sendes hjem og testes. Hvad nu, hvis du hver gang kunne køre en vandtæt digital proces, der efterlader et præcist spor af aktiviteter? Det kan du faktisk!

Inden for få timer kan du have din egen digitale proces oppe at køre. Det kan hjælpe din organisation med at sikre, at…

• Alle kender deres rolle, og hvad de skal gøre – i den rigtige rækkefølge.
• Hver sag behandles i overensstemmelse med din proces.
• Du har en automatisk rapport til analyse af din indsats.

Ny inden for hændelseshåndtering? Læs Hvorfor alle virksomheder har brug for et hændelseshåndteringssystem ↗️

Anslået tidsforbrug: 1-2 time

Kortlæg din proces

Først skal du kortlægge dit procesflow. Grundlæggende er et nyt pandemitilfælde ‘bare’ endnu en hændelse og minder i sin natur om en arbejdsulykke eller et IT-sikkerhedsbrud. Det betyder, at du kan genbruge din nuværende proces for hændelseshåndtering.

Kort sagt handler incident management om at minimere den umiddelbare påvirkning og derefter sikre, at det ikke sker igen.

Et eksempel fra Gluu

Nedenfor ser du en typisk proces for hændelseshåndtering, som vi også kan bruge til pandemihændelser.

Dette er i øvrigt frit tilgængeligt som en skabelon, hvis du opretter en Gluu-konto. Indtast din e-mail, og start din gratis prøveperiode:

Hvis du vil vide mere om hændelsesrapportering, kan du læse vores artikel ‘Sådan konfigurerer du hændelsesrapportering’ .

Anslået tidsforbrug: 2 timer

Tilføj pandemispecifikke instruktioner og opgaver til din proces

Dernæst skal du sikre, at pandemispecifikke instruktioner er inkluderet:

Dernæst kan du med fordel tilføje nogle opgaver, der gør dit procesflow målbart og konkret for de personer, der skal udføre det. På den måde kan du gå gennem alle aktiviteterne i din proces og tilføje de opgaver, der er vigtige:

Anslået tidsforbrug: 1 time

Opret nu et sagsflow for en pandemihændelse

Når dit proceskort er helt færdigt ud fra, hvordan du ønsker at køre det, og du har instruktioner til hver aktivitet samt opgaver, der måler, om standarden følges, er det tid til at oprette en ‘sagsskabelon’. En sagsskabelon er en variation af din hændelsesproces, som kan fungere specifikt til pandemitilfælde. På denne måde kan sådanne hændelser have deres egne opgaver og logik for, hvornår de starter.

Det gør du ved at placere hver aktivitet i den rigtige rækkefølge, omarrangere opgaver og indstilling af nogle som ‘Kritisk’. Med kritiske opgaver kan du først starte andre opgaver, når disse er udført. Det betyder, at alt sker i den rigtige rækkefølge.

I dette eksempel har vi oprettet følgende flow:

Anslået tidsforbrug: 1 time

Kør din proces

Nu er du klar til at lave en prøvekørsel af din proces. I vores eksempel involverer håndteringen af en hændelse tre roller: En almindelig medarbejder (i praksis hvem som helst i organisationen), en leder og muligvis en specialist (for eksempel hvis du har en arbejdsmiljøansvarlig).

Du skal føje nogle kolleger til disse roller for at teste det.

Kontroller hvert enkelt tilfælde

Når folk opretter nye sager, kan du følge status for hver enkelt sag:

Og hvis du har brug for at rapportere om sagen, kan du hurtigt udskrive en rapport med en nøjagtig status for hver sag:

Håndtering af ændringer og nye retningslinjer

Som du ved, ændrer de retningslinjer, som sundhedsmyndighederne udsteder, sig ofte. Så hvad gør du, når du skal ændre din proces? Du går blot tilbage og redigerer dit flow, tilføjer nye opgaver og instruktioner og informerer din organisation. Det kan gøres i realtid og på få minutter.

Why not try for yourselves? Just create a free 14-day trial and use the included incident management template to create your own.

Konklusion

Artiklen fra Gluu beskriver, hvordan virksomheder kan udnytte digitale løsninger til at håndtere nye pandemitilfælde i deres organisationer mere effektivt. Den fremhæver brugen af teknologi til risikovurdering, hurtig respons, præcis rapportering og løbende læring for at håndtere en pandemi mere effektivt. Artiklen giver virksomheder essentielle ressourcer og strategier til at forbedre deres protokoller for pandemihåndtering med datadrevne og praktiske løsninger.

Hyppigt stillede spørgsmål