Which process documentation tool is best for IT specifications?

Pick a tool that supports the comprehensive BPMN 2.0 notation language. This can help you to deliver specs in a widely used and standardized format. Tools such as Lucidchart or Gluu support this.

Which tool should I use for an onsite workshop, where I want to engage people?

Consider going offline with post-it notes on a white board or brown paper. It's super simple and gets people out of their chairs.

Which documentation tools are best if I want to draw in any way I like?

This is where drawing tools such as Lucidchart, Visio, SmartDraw or Miro do the job well. They have lots of stencils and shapes and are very versatile.

Which tool is the right one if more people should draw many processes in a consistent way?

To ensure consistency in your process documentation you need a tool that helps you standardize your process flows - and your work instructions. If you only need to do work instructions then a tool such as Process Street is good. However, if you need both process diagrams and work instructions, then Gluu can help.

Top 5 værktøjer til dokumentation af forretningsprocesser

Anslået læsetid: 7 Minutter

Software og værktøjer til dokumentation af forretningsprocesser findes i mange former. Hvad er det rigtige for dig? Svaret afhænger af, hvad du har brug for det til. I denne anmeldelse lærer du om fordele og ulemper ved fem populære værktøjer.

Først dit mål, derefter dit værktøj

Før vi springer ud i at se på de forskellige værktøjer derude, skal vi fremhæve det faktum, at værktøjet ikke er målet. Så hvad er dine mål med procesdokumentation? Dit svar vil fortælle dig, i hvilken retning du skal kigge:

Hvilket procesdokumentationsværktøj er bedst til IT-specifikationer?

Vælg et værktøj, der understøtter det omfattende BPMN 2.0-notationssprog. Dette kan hjælpe dig med at levere specifikationer i et udbredt og standardiseret format. Værktøjer som Lucidchart eller Gluu understøtter dette.

Hvilket værktøj skal jeg bruge til en workshop på stedet, hvor jeg vil engagere folk?

Overvej at gå offline med post-it-noter på et whiteboard eller brunt papir. Det er super simpelt og får folk op af stolene.

Hvilke dokumentationsværktøjer er bedst, hvis jeg vil tegne på en hvilken som helst måde, jeg vil?

Det er her tegneværktøjer som Lucidchart, Visio, SmartDraw eller Miro gør jobbet godt. De har masser af stencils og former og er meget alsidige.

Hvilket værktøj er det rigtige, hvis flere mennesker skal tegne mange processer på en ensartet måde?

For at sikre ensartethed i din procesdokumentation har du brug for et værktøj, der hjælper dig med at standardisere dine procesforløb – og dine arbejdsinstruktioner. Hvis du kun har brug for at udføre arbejdsinstruktioner, er et værktøj som Process Street godt. Men hvis du har brug for både procesdiagrammer og arbejdsinstruktioner, så kan Gluu hjælpe.

I denne artikel vil fokus være på software til dokumentation af forretningsprocesser, så hvis du leder efter bedre måder at lave it-specifikationer på eller holde værksteder, finder du det ikke her.

7 nøglekrav til procesdokumentationssoftware i 2022

Før vi ser på de fem bedste værktøjer, lad os først overveje, hvad der gør moderne procesdokumentationssoftware nyttig i et moderne forretningsmiljø:

Det kan nemt tilgås og deles: dette er vigtigt, fordi dokumentationen ellers ikke vil blive brugt eller gennemgået korrekt. Som et resultat vil det ikke afspejle virkeligheden.
Det gør det nemt at samarbejde: Dette er især nyttigt i virksomheder med mere end en håndfuld mennesker. Jo større firmaet er, jo mere nyttigt er samarbejdet.
Det er mobilvenligt: Når du og dine medarbejdere er på farten, er det vigtigt at få adgang til dokumentation via mobile enheder.
Det forbinder med andre værktøjer: Måske er dit proceskort i ét værktøj og din arbejdsinstruktion i et andet? Derefter skal forbindelsen være problemfri.
Det er brugervenligt: Har du nogensinde kigget på en grænseflade og følt, at du dør indeni? Det er et tegn på, at det ikke er brugervenligt. I stedet skal et værktøj let kunne bruges af selv din kollega Jim, der sværger til trykte Word-dokumenter.
Det balancerer funktionalitet med enkelhed: For mange funktioner og muligheder og stakkels gamle Jim vil miste sin vej, mens for få, og det er nyttigt for ingen. Det handler om at have lige nok til at være enkel og effektiv.

Top 5 bedste procesdokumentationssoftware

Når vi siger top, hvad mener vi så? Vi mener de mest anvendte værktøjer. Hvilken der er den bedste er et andet spørgsmål. Svaret afhænger af dig, din virksomhed, medarbejdere og processer. Vi håber, at du ved at se på mulighederne kommer tættere på det rigtige svar for dig.

De klassiske procesdokumentationsværktøjer

Kan du huske de skøre dage med at installere software og sende filer rundt via e-mail? Eller placere dem i SharePoint (hvor de aldrig ses igen). Velkommen til de klassiske værktøjer.

Microsoft Word

God gammel, troværdig Microsoft Word. Noget af et værktøj. Fremragende til at skrive din afhandling eller en fantasy-serie på seks bøger. Men for at dokumentere dine forretningsprocesser? Her er fordele og ulemper.

Fordele: Alle har det og ved det. Slut.

Ulemper: Du arbejder i filer, der er besværlige at gemme, dele, samarbejde om og finde. For at se Word-dokumenter på mobile enheder kræves de rigtige apps og plugins. Upshot: Det er klodset.

Intet billede er nødvendigt her! Vi kender det alle.

Microsoft Visio

Det kraftfulde Office-værktøj til tekniske tegninger og blåtryk. Det giver dig mulighed for at tegne alt fra kontorindretning til tekniske blå udskrifter.

Fordele: Hvis du er Elon Musk og vil designe en proces til at sende mennesker til Mars, kan de avancerede diagramfunktioner og muligheder i Visio være nyttige. Men vi tvivler på, at hr. Musk ville finde det brugervenligt nok.

Ulemper:

På grund af sin meget dyre licens vil kun få privilegerede sjæle redigere. Alle andre vil være ude af løkken.

Det er så funktionsrigt, at det er svært at holde det enkelt.

Hver gang du vil bruge det, skal du finde, åbne og lukke en fil.

Det er svært at dele og fraråder samarbejde, når kun nogle få udvalgte kan se det.
Den har ingen automatisk ændringskontrol.

Visio som procesdokumentationsværktøj — Microsoft Visio

Online tegneværktøjer

Følgende tre online dokumentationsværktøjer til forretningsprocesser ligner hinanden med nogle mindre forskelle. Fordelen ved alle er, at de betjenes fra en webbrowser.

Klart diagram

Dette er dybest set en alternativ, rent online version af Visio.

Fordele: Det er nemt at samarbejde om redigering.

Ulemper: Det tegner kun og tilbyder ingen enkle forbindelser til arbejdsinstruktioner eller mennesker.

Lucid Chart er procesdokumentationssoftware

Gliffy

Glat, brugervenlig grænseflade. Teampriser starter ved $ 4.99 pr. Bruger.

Fordele:

Glat, brugervenlig grænseflade.

Ulemper: Ingen samarbejdsmuligheder i realtid.

Gliffy er en proces dokumentation software

Smart tegning

Svarende til Lucid Chart, med et par vigtige forskelle. Prissætning starter ved $ 5 pr. Måned pr. Bruger.

Fordele:

Fungerer godt på mobile enheder.

Online, ikke offline fil.
Integreres med onlineværktøjer som Gsuite og Confluence.

Ulemper:

Det giver ingen forbindelse til arbejdsinstruktioner og mennesker (undtagen hvis det er integreret med andre værktøjer) – dette er en reel mangel, da arbejdsinstruktioner er vigtige i dokumentationsværktøjer til forretningsprocesser.

Sidst, men ikke mindst: Gluu!

We don’t like to blow our own trumpet too much, but in a textbook example of humblebrag, we do have to say we’ve created an excellent business process documentation tool – if you care about it being read and executed! Start from $5 per user per month.

Fordele: Det er online, er mobilvenligt, har indbyggede arbejdsinstruktioner, opretter let forbindelse til mennesker og kan samarbejdes om i realtid. Det forbinder alle de bevægelige dele for at få folk til at bruge din dokumentation – diagrammet, arbejdsinstruktionerne, spørgsmålene, ideerne, anmeldelserne, ændringerne, opgaverne, formularerne og kalenderen.

Ulemper: Det gør kun proceskortlægning i svømmebaner. Endelig, hvis du vil tegne komplekse tegninger frit, er de andre værktøjer bedre.

(Så igen, hvem bekymrer sig mere om at tegne end folk, der rent faktisk forstår og bruger din procesdokumentation?)

Se disse casestudier:

Få mere at vide om dokumentation til forretningsprocesser

Der er meget mere, der kan siges om procesdokumentation. PRocess-dokumentation er blot en af de bevægelige dele af at lykkes med forretningsprocesser, som min venlige chef forklarer her:

Ønsker du at gå længere end blot at dokumentere processer?
Så tag et kig på vores guide til valg af den bedste processtyringssoftware .