Sådan vælger du den bedste SOP-software (Standard Operating Procedure)

Det er svært at finde den rigtige SOP-software til en virksomhed. Nogle værktøjer er for snævre i deres anvendelsesområde til at ændre din måde at arbejde på. Andre risikerer at blive isolerede øer i dit eksisterende applikationslandskab. Denne guide dækker de 5 vigtigste kriterier for valg af SOP-software, der kan gøre dine SOP’er til reel arbejdspraksis.

Formålet med guiden er at give dig en introduktion på højt niveau til valg af SOP-software ved at hjælpe dig med at indse, hvad der betyder noget for dig. Med denne guide som baggrund kan du gå i gang med en søgning for at skabe en lang liste over software, du kan se nærmere på. Lister over softwareleverandører findes ikke i denne vejledning. Det er, hvad jeg har besluttet at inkludere:

Hvad er SOP-software?

SOP-software (Standard Operating Procedure) er et værktøj til at oprette, administrere og dokumentere standardiserede procedurer* i en virksomhed. Det tjener til at sikre ensartede, kompatible og kvalitetsdrevne processer på tværs af forskellige afdelinger.

SOP-software spiller en afgørende rolle i at strømline driften, forbedre medarbejdernes uddannelse og sikre overholdelse af lovgivningen. Det passer ind i en virksomhed ved at være et centralt lager for standardprocedurer, der giver nem adgang, revisionskontrol og revision. Software til standardprocedurer hjælper derfor organisationer med at opretholde effektivitet, konsistens og sikkerhed i deres daglige drift, samtidig med at de overholder branchens regler og bedste praksis.

Er du ny til ‘standardarbejde’? Lær, hvordan standardarbejde reducerer kompleksitet ️.

Er det anderledes end software til arbejdsinstruktion?

Selvom både SOP-software og arbejdsinstruktionssoftware handler om at dokumentere procedurer og instruktioner, tjener de forskellige formål og imødekommer forskellige behov i en organisation. SOP-software fokuserer på bredere procedurer, mens software til arbejdsinstruktioner er mere specifik og opgaveorienteret.

Hvordan adskiller det sig fra BPM-software?

Nu, hvor vi har forskellen mellem sop- og arbejdsinstruktionssoftware klar, undrer du dig måske over forskellen til Business Process Management (BPM)-software? Her er de vigtigste forskelle

• Granularitet: SOP-software beskæftiger sig med specifikke, detaljerede instruktioner til opgaver, som en enkelt person udfører, mens BPM-software beskæftiger sig med processer på højt niveau, der involverer flere trin, medarbejderroller, afdelinger og systemer.
• Automatisering: BPM-software indeholder ofte funktioner til automatisering af arbejdsgange for at strømline og håndhæve processer, mens SOP-software primært fokuserer på dokumentation.
• Omfanget af kontrol: SOP-software administreres typisk af de teams, der er ansvarlige for specifikke procedurer, mens BPM-software kan involvere tværfunktionelt samarbejde og styring.
• Kompleksitet: BPM-software er mere velegnet til at styre komplekse processer på tværs af afdelinger, mens SOP-software er designet til enklere, opgavespecifikke procedurer.

Sammenfattende kan man sige, at selvom både SOP- og BPM-software bidrager til processtyring, tjener de forskellige formål og har forskellige niveauer af omfang og kompleksitet. SOP-software er skræddersyet til at oprette og administrere detaljerede arbejdsinstruktioner, mens BPM-software er gearet til at optimere og automatisere bredere forretningsprocesser.

Som en af fædrene til moderne produktion engang udtrykte det:

Nu håber jeg, at du har en bedre idé om, hvordan SOP-software passer ind, så lad os tage et kig på fordelene ved det. Forhåbentlig kan følgende liste hjælpe dig med at opbygge sagen internt.

Hvad er fordelene ved at bruge SOP-software?

Implementering af SOP-software (Standard Operating Procedure) i en virksomhed giver flere betydelige fordele, der fører til resultater, som kan have en positiv indvirkning på risiko, compliance og generel effektivitet. Her er nogle af de vigtigste forretningsfordele og de tilsvarende resultater, som du kan forvente af en succesfuld brug:

Kort sagt hjælper SOP-software virksomheder med at opnå disse håndgribelige resultater ved at fremme konsistens, effektivitet, compliance og løbende forbedringer. Det forbedrer ikke kun den daglige drift, men styrker også organisationens konkurrenceposition og evne til at tilpasse sig skiftende markedsvilkår.

Spørgsmålet er, hvordan du vælger software, der passer så godt til din virksomhed, at det giver dig så meget værdi. Det er emnet i næste afsnit.

Hvad skal man kigge efter i en SOP-software?

Leder du efter SOP-software, der er specifik for produktion, byggeri eller lægemidler? Så er der højt specialiserede løsninger med best practice-indhold, der overholder dit lands og din branches lovgivningsmæssige standarder osv. Disse ligger uden for rammerne af denne vejledning. Hvis du leder efter mere generelle løsninger, der kan passe til enhver branche, så tag et kig på disse seks nøgleområder og deres idéer til krav:

Så du bør være på udkig efter SOP-software, der…

#1 Dækker de rigtige huller i forklaringen af dine arbejdsmetoder

Hvis vi antager, at målet er at opnå standardiserede arbejdsmetoder gennem brug af digital SOP-software, så må målet være at kunne besvare følgende spørgsmål for hver procedure:

• HVAD skal der gøres? – og hvad er det tilsigtede forretningsresultat?
• HVORFOR skal det gøres på en bestemt måde? At starte med “hvorfor” er vigtigt for medarbejdernes motivation for at følge standarden – og deres evne til at udfordre den.
• HVEM er ansvarlig for hver aktivitet? Som du måske har bemærket, bringer det at involvere flere mennesker os ud af SOP-softwarekategorien og ind i Business Process Management-kategorien.
• HVORDAN bliver arbejdet udført? Det er her, vi kan komme ind på kategorien arbejdsinstruktionssoftware.

Så for at opsummere: Hvis vi leder efter standardiserede måder at arbejde på, er vi nødt til at dække både hvad, hvorfor, hvem og hvordan for hver arbejdsaktivitet.

Som vi beskrev i starten af denne guide, betyder det noget, om du allerede har arbejdsinstruktionssoftware eller BPM-software i brug i din virksomhed, som måske allerede dækker dele af dette:

Relaterede krav, der skal med på din liste:

• Integrationsmuligheder: Evnen til at integrere med andre systemer eller platforme for at forbinde procesdokumentation med andre aspekter af virksomheden, såsom uddannelse, kvalitetskontrol eller styring af kunderelationer.

#2 Passer perfekt til dit systemlandskab

De færreste digitale SOP-værktøjer vil blive taget i brug af brugerne, hvis de ikke passer til jeres kultur og systemlandskab. I denne tabel er der nogle vigtige overvejelser:

Eksemplerne ovenfor er for virksomheder med en Microsoft tech stack. Det samme gælder naturligvis for virksomheder, der bruger Googles tech stack.

Relaterede krav, der skal med på din liste:

• Microsoft Graph-integration: Muligheden for at integrere med Microsofts Office 365- og Business Central-produkter.

#3 Gør overførsel af viden mere effektiv

Video-SOP-software er ved at blive en ting. Det skyldes, at det er mere effektivt at se video end at læse, når det handler om at fastholde viden. Teorien om læringspyramiden er baseret på forskning, der viser, at forskellige metoder til overførsel af viden fører til forskellige fastholdelsesprocenter for de studerende:

Det gælder også, når det handler om at bruge standardprocedurer til at overføre viden om din virksomheds nødvendige arbejdsmetoder. Hvis du overvejer læringspyramiden, så spørg dig selv, hvad der betyder noget i din virksomhed. Kan den fremtidige SOP-software f.eks. facilitere mange værktøjer til vidensoverførsel?

Tekst og billeder kombineret?

Video og tale?

Online delingssessioner til demonstration?

Diskussion og kommentarer? (når SOP’erne ikke giver mening og skal forbedres)

Opgaver, der er forbundet med reel arbejdspraksis?

Lærlinge-lignende læring?

Relaterede krav, der skal med på din liste:

• Værktøjer til samarbejde: Funktioner, der gør det muligt for flere brugere at arbejde på dokumenter samtidigt, skrive kommentarer og give feedback.
• Understøttelse af visuelt indhold: Mulighed for at inkludere billeder, diagrammer, flowcharts og videoer for at gøre procesforklaringerne mere tydelige.

Når alt kommer til alt, er det, der virkelig betyder noget, hvordan viden overføres, så vores SOP’er resulterer i den adfærd, vi ønsker at styre. Her er et eksempel på en dansk maskinoperatør, der forklarer, hvordan han bruger Gluu-appen:

#4 Tilpasser information til medarbejdernes roller og færdighedsniveauer

Hvis du skriver en SOP for designere, så de kan bogføre korrekt, skal den suppleres med klare og detaljerede arbejdsinstruktioner. Det samme gælder for SOP’er til revisorer, der skal designes i overensstemmelse med din SOP for anvendelse af din virksomheds brand. Min pointe er, at publikums roller og færdighedsniveauer betyder noget.

Relaterede krav, der skal med på din liste:

• Søgning og genfinding: En robust søgefunktion, der gør det muligt for brugerne hurtigt at finde og få adgang til specifikke dokumenter eller sektioner i dokumenter.
• Brugertilladelser: Granulær kontrol over, hvem der kan se, redigere eller godkende dokumenter for at opretholde sikkerhed og compliance.

#5 Muliggør løbende læring og ændringer

Hvis du er i en meget reguleret branche eller i en branche, der sjældent ændrer sig, så er jeg sikker på, at dine SOP’er ikke behøver mange ændringer over tid. Men hvis du er i en anden situation, kan du regne med, at regelmæssige ændringer er normen.

Relaterede krav, der skal med på din liste:

• Versionskontrol: Sikrer, at forskellige versioner af dokumenter spores og nemt kan sammenlignes eller gendannes.
• Værktøjer til samarbejde: Funktioner, der gør det muligt for flere brugere at arbejde på dokumenter samtidigt, skrive kommentarer og give feedback.
• Brugertilladelser: Detaljeret kontrol over, hvem der kan se, redigere eller godkende dokumenter for at opretholde sikkerhed og compliance.
• Håndtering af arbejdsgange: Værktøjer til at definere, automatisere og spore godkendelsesworkflows for dokumentændringer.
• Analyse og rapportering: Giver indsigt i dokumentbrug, ændringer over tid og brugerengagement for at understøtte procesoptimering.
• Compliance-funktioner: Sikrer, at dokumenter overholder branchens regler og standarder, med mulighed for revisionsspor og compliance-rapportering.

Disse funktioner hjælper virksomheder med at dokumentere, kommunikere og vedligeholde deres måde at arbejde på effektivt, hvilket sikrer konsistens, compliance og evnen til at tilpasse sig skiftende krav.

Vi håber, at dette har inspireret dig til, hvordan du kan fokusere din søgning efter software til standardprocedurer. Det, der er tilbage nu, er at komme i gang. Vi afslutter denne guide med en opsummering af de typiske trin:

Sådan laver du en ordentlig sammenligning af SOP-software

Her er en liste over typiske trin til at foretage en ordentlig evaluering for at finde de bedste SOP-softwareleverandører:

1. Definer kravene: Start med at liste din organisations behov og mål.
2. Forskning i løsninger: Udarbejd en liste over tilgængelige SOP-softwareløsninger.
3. Indledende screening: Fjern de muligheder, der ikke opfylder dine grundlæggende behov.
4. Anmod om information: Kontakt udbydere for at få demoer og dokumentation.
5. Evaluer funktioner: Sammenlign dokumenthåndtering, samarbejde, compliance og meget mere.
6. Brugergrænseflade: Vurder brugervenlighed og intuitivitet.
7. Integration og skalerbarhed: Tjek for systemintegration og skalerbarhed.
8. Compliance og sikkerhed: Sørg for overholdelse af branchens regler og datasikkerhed.
9. Support og uddannelse: Spørg om kundesupport og træning.
10. Omkostningsanalyse: Beregn de samlede ejeromkostninger.
11. Feedback fra brugerne: Søg input fra potentielle brugere.
12. Leverandørens omdømme: Undersøg leverandørens track record.
13. Demo og afprøvning: Anmod om live-demoer eller afprøvninger.
14. Træf en beslutning: Rangér løsninger baseret på overensstemmelse med kravene.
15. Pilot-implementering: Test den valgte løsning i mindre skala.
16. Færdiggør kontrakter: Forhandl og færdiggør kontrakten med den valgte leverandør.

Konklusioner

Så for at afslutte denne guide bør du fokusere på det store billede “egnethed til formålet” eller “egnethed til den virkelige verden” i stedet for at liste kategorispecifikke detaljer. Disse kan vente, indtil du er sikker på, at du faktisk er på udkig efter SOP-software og ikke software til at lukke huller i din nuværende opsætning, arbejdsinstruktionssoftware eller BPM-software.

Hvis du ender med at købe software fra den forkerte kategori, så er det ligegyldigt, om du køber markedslederen. Det fører måske ikke til standardiserede måder at arbejde på i din virksomhed.

Vi håber, at du har fundet denne guide nyttig! For at hjælpe dig med at tage det næste skridt er her en skabelon, som du måske vil bruge:

Hyppigt stillede spørgsmål