KUNDECASE

Hos VME er der styring hele vejen fra bygherre til manden med skovlen

Bygge- og anlægsfirmaet VME Simonsen & Wendt A/S har kunnet øge omsætningen med samme antal medarbejdere. Det er sket gennem standardisering af arbejdsgange og bedre styring af projekterne.

“Med Gluu har vi været i stand til at bringe viden fra bygherre helt ud til manden med skovlen. Vi har opnået et samlet overblik og styringsværktøj for vores arbejdsgange, så vi altid kan være på forkant i vores planlægning.”

Kim Larsen, Direktør og ejer, VME

Baggrund

VME Simonsen & Wendt A/S (VME) er et anlægs- og byggefirma fra 1969 med speciale indenfor en række særlige fagkompetencer (Byggeri, Fjernvarme og “Anlæg og Kloak”).

Baggrund

Bygge- og anlægsbranchen er under konstant pres og kravet om omkostningseffektiv produktion giver mange projekter med en lav margin. Denne situation gør, at forretningen skal køres meget effektivt. Fejl kan betyde, at få tabsgivende projekter trækker kraftigt ned på bundlinjen. Tabet kan kun genvindes gennem mange profitable projekter – hvis dette overhovedet lykkes.

Mange virksomheder holder fast i traditionelle tilgange til planlægning og styring af deres projekter. Med en høj risiko er det typisk enkeltstående projekter, som i sidste ende får virksomheder til at bukke under.

Få virksomheder har set indad og søgt at effektivisere deres egen forretning ved hjælp af en digital transformation med fokus på kvalitet i gentagne processer.

VME er én af disse.

Udfordring

Tilbage i starten af 2018 stod VME med to konkrete forretningsudfordringer, der skulle løses effektivt:

1. Kompliceret planlægning og papirtung koordinering førte til for mange fejl
   Planlægning og koordinering er essentiel indenfor bygge- og anlægsbranchen, da de mange grænseflader mellem roller og aktører let fører til fordyrende fejl og mangler. Hos VME var hele koordineringen ud mod de timelønnede præget af manuelle og papirtunge arbejdsgange. Overblikket lå hos den fagansvarlige formand, hvor det ikke var muligt at optimere på planlægningen af opgaver og opgaveændringer fra bygherre. Det afstedkom et spild i timer, fejlkørsler til opgaver, der ikke var færdigmeldt fra forudgående fag mv.
   
2. Manglende dokumentation og kvalitetsstyring
   Med mange små opgaver inden for særligt fjernvarmeafdelingen, var det tæt på en umulig opgave at indhente den fornødne dokumentation fra de timelønnede ift. opgaveudførelsen. Der var forsøgt flere tiltag med fotodokumentation.

Begge udfordringer blev løbende større, da opgaveporteføljen var tiltagende.

Målet var derfor at øge omsætningen med projekter, som blev udført bedre og med lavere risiko og færre fejl. Kun herved kunne bundlinjen styrkes.

Løsning

For at håndtere disse udfordringer indgik VME samarbejde med rådgivningsvirksomheden Bülow Management A/S.

Bülow Management A/S kunne tilbyde et forløb, hvor de kritiske leveranceprocesser først blev udviklet i et tæt samarbejde mellem erfarne rådgivere fra Bülow Management A/S og nøglemedarbejdere fra VME. Efter afprøvninger blev processerne omsat til praksis med Gluu.

Således skete hele procesarbejdet fra indledende kortlægning til drift og træning med afsæt i Gluus procesplatform.

Resultater

Nu har VME fået deres kritiske og papirtunge processer effektiviseret og digitaliseret. Det har allerede skabt målbare resultater.

“Overblikket og den forbedrede planlægning begrænser fejl såsom forgæves kørsel til en opgave. Vi har været i stand til at øge omsætningen med de samme medarbejdere og funktionærer grundet de digitale gevinster.”

Kim Larsen, Direktør og ejer, VME A/S 

Valget af Gluu har sikret, at VME har fået et ledelsessystem, som ikke er statisk, men som kan udvikle sig sammen med at virksomhed og marked udvikler sig. VME justerer selv processer og arbejdsinstruktioner løbende, så de automatisk indarbejder nye erfaringer.

Resultaterne har givet VME blod på tanden; brugen skal udvides og omfatte hele forretningen. Når udrulningen i fjernvarme- og byggeafdelingen er færdig, så skal administrationen inkluderes.

Hvad har været opskriften på succes for VME?

Det kræver en stærk og visionær ledelse at effektivisere gennem digitalisering. Alle ændringer af vaner medfører oftest en naturlig modstand, og små problemer fylder nogle gange mere end store sejre. En langsom, men sikker implementering parallelt med driften viste sig at være vejen til succes for VME.

“Mantraet er, at det nok skal lykkes så længe, at udrulningen sker proces for proces.”

Bülow Management A/S

Det startede med et pilotprojekt

Bülow Management A/S og VME valgte fra start at lave et pilotprojekt. Det skulle vise potentialet og få eventuelle børnesygdomme frem i lyset.

Effektiviseringen af VME tog derfor udgangspunkt i de områder, hvor der var mange papirregistreringer og tilbagemeldinger mellem produktion og administration.

Én ting er at udføre opgaverne korrekt, men noget andet er, at skulle rapportere, håndtere og arkivere alle trin for at sikre dokumentation. Normalt var dette to parallelle flow, men i Gluu er det én og samme handling med et par klik i app’en ude på byggepladsen.

Pilotprojektet viste klare tegn på effektiviseringer, hvorfor VME fortsatte udrulningen til resten af fjernvarmeafdelingen.

I løbet af pilotprojektet fik man også skabt en intern gruppe af superbrugere og ambassadører i VME. Disse ambassadører kunne, med baggrund i deres erfaringer fra pilotprojektet, skabe tryghed i resten af organisationen i den videre udrulning.

Andre fordele, som VME har opnået

Udover effektivisering og standardisering af leveranceprocessen, så har VME også oplevet andre konkrete fordele ved at bruge Gluu:

• Enkel, dokumentérbar kvalitetsstyring
  Når en opgave udføres i Gluu, så logges både tid og sted. Ofte dokumenterer medarbejderen udførelsen med billeder taget med samme mobile enhed, der bruges til registreringen. Dokumentationen for hvornår VME har udført eks. en vejafspærring eller opgravning, og hvordan det er sket, er derfor gemt automatisk og kun et par klik væk.
• Kobling til dokumentstyring med SharePoint
  Gluu’s indbyggede SharePoint integration giver VME aktivitets-, sags- og dokumentstyring i samme proces og flow.
• Ét overblik over alle sager
  Sagsstyringen eliminerer behovet for, at den projektansvarlige løbende tjekker status hos alle projektmedlemmerne. Med et simpelt sagsoverblik i Gluu kan den ansvarlige selv se hvem, der har gjort hvad (og hvornår) og dermed afklare om projektet holder tiden.

Erfaringer som kan hjælpe andre

VME og Bülow Management A/S lagde stor vægt på, hvad den enkelte medarbejder på byggepladsen fik ud af digitaliseringen. Når mange medarbejdere ikke er ‘digitalt tænkende’, så gælder det om at fjerne IT snarere end at øge brugen. Med Gluu betød det, at en masse handlinger i forskellige systemer (og emails) blev reduceret til nogle få klik i én og samme app. Herved blev der fjernet IT og kompleksitet fra den enkeltes hverdag ude på byggepladsen.

Samtidig har den lette tilgang til rette arbejdsinstruktion via app’en skabt tryghed for at opgaverne udføres korrekt. Det har skabt en tryghed hos ledelsen samt lettet behovet for tæt opfølgning.