Guide

Sådan finder du de skjulte forretningsprocesser

Hvad er en proces, hvordan identificerer du processer i din virksomhed og – vigtigst af alt – hvordan får du den til at flyde? Undersøgelser viser, at virksomheder med stærke processer seksdobler deres overskud sammenlignet med virksomheder uden definerede processer. Denne vejledning ser på arbejdet for at se, hvor dine skjulte processer er.

Perhaps you know the frustration when you make the same mistakes over and over again in your company? Måske har du brug for et bedre overblik over, hvordan arbejdet sker i din virksomhed? Uanset årsagen er der mange gode grunde til at komme i gang med at arbejde med processer.

Her får du vores opskrift på, hvordan du får processer godt integreret i din virksomhed baseret på de syv år, vi har hjulpet en lang række virksomheder verden over med at få succes med forretningsprocesser.

Trin 1: Hvad er en forretningsproces?

Mange er forvirrede over, hvad en forretningsproces egentlig er, og hvordan den adskiller sig fra et projekt. Så lad os slå den internationale definition fast fra begyndelsen: En forretningsproces er“en kæde af dokumenterede aktiviteter, der gentages af forskellige medarbejdere”.

Men hov! Et projekt er også en kæde af aktiviteter, der udføres af forskellige mennesker. Så hvad er forskellen?

Ifølge Project Management Institute eret projekt “en unik arbejdsaktivitet med et unikt output”. Et projekt sker altså kun én gang.

Mange virksomheder udfører de samme opgaver igen og igen, men behandler dem, som var de enkeltstående projekter. Dermed går de glip af mange fordele. De fleste opgaver indeholder nemlig elementer, man som virksomhed kan lære af fra gang til gang. Derfor kan vi gøre arbejdet betydeligt mere effektivt og skabe forbedringer hurtigt, hvis vi behandler opgaver som processer fremfor projekter.

Som Edward Deming, en af grundlæggerne af industriens enorme produktivitetsvækst gennem de sidste 50-60 år, siger:

“If you can’t describe what you’re doing as a process, then you don’t know what you’re doing.”

Så vi må hellere få styr på, hvad vi laver.

Trin 2: Hvor er processerne?

OK, så en proces er en kæde af dokumenterede artikler, der gentages af forskellige medarbejdere, og som sker flere gange. Men hvor gemmer processerne sig henne i din virksomhed?

Et af de steder, mange virksomheder typisk allerede har en nedfældet proces, er ‘salgstrakten’. Der skal gøre potentielle kunder til aktive kunder gennem et velstruktureret og dokumenteret forløb Årsagen til den grundige dokumentation og procesbeskrivelse er, at det er så vitalt for virksomhedernes overlevelse. Men hvis det fungerer med salgstrakten, hvorfor så ikke udbrede procesarbejdet til andre områder?

Groft sagt, kan du inddele arbejdet i din virksomhed i følgende kasser:

• Ad hoc-arbejde, som hver medarbejder gør på en ny måde, hver gang de udføres. Dette er meget tidskrævende og fører typisk til en lang række fejl.
• Projekter, hvori man laver mere styret udviklingsarbejde inden for en klar ramme. Herefter vurderer man så, om resultaterne skal integreres i driften.
• Processer, som er kæder af gentagne og veldokumenterede aktiviteter, hvor medarbejderne kender deres rolle og herved ansvar i forhold til andre.
• Automatisering og outsourcing, som består af modne og stabile processer, som virksomheden kender til fulde, og som kan outsources eller automatiseres.

Ligesom salgstrakten snævrer rejsen for de potentielle kunder mere og mere ind, kan man illustrere arbejdet med at skabe processer med en trakt som her:

Trin 3: Hvordan identificerer du processerne?

Du finder processerne ved at stille dig selv og dine kolleger følgende spørgsmål:

1. Is the task occurring rarely, and are there no repeated elements in it?
   • Så er den ad hoc.
2. Skal du i gang med noget større, som er helt unikt, og som ikke skal gentages?
   • Så er det et projekt.
3. Er opgaven noget, der gentages regelmæssigt?
   • Så er det en aktivitet, der skal dokumenteres.
4. Involverer den flere medarbejdere?
   • Så er det en proces – en kæde af aktiviteter, der udføres af forskellige roller.

Trin 4: Hvad du skal gøre, når processerne er fundet

Når du har fundet virksomhedens vigtige processer, skal de beskrives. Her er det vigtigt, at processerne dokumenteres, som de rent faktisk sker i virkeligheden.

Med arbejdsbeskrivelserne på plads skal de sættes i system, så du og din virksomhed kan holde overblikket.

Og ja, det er her, vi for alvor kan hjælpe. For ved at benytte et procesværktøj som Gluu bliver det lettere for medarbejderne selv at beskrive, forstå, udføre og forbedre hver proces og opgave – med behørig kontrol og styring på et overordnet niveau.

Fordelene ved stærke processer er mange. Gevinsterne ved stærke processer høstes i form af hurtigere onboarding, mindre risiko ved fratrædelse af nøglemedarbejdere, mere tid til udvikling (gennem mindre ad hoc-arbejde), færre fejl og bedre opfyldelse af compliance krav indenfor persondata, sikkerhed og miljø.

Jo før I kommer i gang, des hurtigere ser I gevinsten. Jo før I kommer i gang, des hurtigere ser I gevinsten. Har I brug for hjælp undervejs eller ønsker at vide mere om procesværktøjet Gluu, så ring eller skriv til os i dag!