Hvad er procesforbedring?

Forbedring af forretningsprocesser er det mål at finde, analysere og handle efter metoder til forbedring i en virksomhed.

Procesforbedring er den proaktive opgave med at identificere, analysere og forbedre eksisterende forretningsprocesser inden for en organisation til optimering og for at opfylde nye kvoter eller kvalitetsstandarder. Det involverer ofte en systematisk tilgang, der følger en bestemt metode, men der er forskellige tilgange, der skal overvejes. Nogle eksempler er benchmarking eller lean-produktion, som hver især fokuserer på forskellige forbedringsområder og bruger forskellige metoder til at opnå de bedste resultater. Processer kan enten modificeres eller suppleres med delprocesser eller endda elimineres for det ultimative mål om forbedring.

---

Metoder til produktforbedring:

Når det kommer til at optimere en organisation i et forsøg på at imødekomme peak performance, er der mange metoder både omfattende og smalle. Her er nogle eksempler på moderne produktforbedringsmetoder:

Business Process Management

BPM er en metode, der sigter mod at maksimere resultaterne af forretningsprocesser. BPM er en højt udviklet strategi med mange virksomheder, der tilbyder software til at hjælpe med dens procedurer og strategier. Der er tre nøgletyper af Business Process Management Software:

1. Effektivitetsmonitorer – En effektivitetsovervågning sporer nøjagtigt, hvor og hvornår flaskehalse vises i din forretningsproces. Afklaring af for eksempel kunder smertepunkter og hvorfor de ikke fortsætter med din transaktionsproces.
2. Workflow-software – Workflow-software bruger detaljerede proceskort over eksisterende forretningsprocesser til at identificere plads til forbedringer. Optimering af bestemte trin, selv med små ændringer, kan have enorm indflydelse på din arbejdsgang, når den er forpligtet til konsekvent. Når du er i stand til at finde og implementere mange små ændringer, kan det gøre hele forskellen. Imidlertid er workflow-software ikke i stand til at identificere nøjagtige problemer i sig selv, så et skarpt sind er vigtigt for at udnytte det bedst.
3. Integrationsværktøjer til virksomhedsapplikationer – EAI-software er til integration af gamle og nye systemer. Formålet er at optimere deres effektivitet og informationsindsamling.

Kaizen

Kaizen er en japansk metode, der blev populær efter 2. verdenskrig. Dets primære mål er at hjælpe organisationer med at identificere plads til forbedringer på individuelt niveau. For at gøre dette følger Kaizen en syv-trins cyklus:

1. Identificer en mulighed
2. Analyser processen
3. Udvikle en optimal løsning
4. Implementere løsningen
5. Undersøg resultaterne
6. Standardiser løsningen
7. Planlæg for fremtiden

Kaizen opfordrer til at give medarbejderne større ansvar og behandle dem godt. Dette fører til et lykkeligere og mere produktivt arbejdsmiljø.

Lean

Toyota skabte Lean-metoden og har raffineret den siden Post World War Two. Lean sigter mod at reducere syv affaldstyper i en virksomhed:

1. Overproduktion
2. Ventetid
3. Transport
4. Forarbejdning
5. Beholdning
6. Bevægelse
7. Skrot

Derfor udtrykket magert, det handler om at trimme fedtet fra din organisation for at holde det fit og sundt. I dag har Lean vist sig utrolig indflydelsesrig og praktiseres i både regering og kommerciel , fremstillings- og servicesektorer.

Seks Sigma

Six Sigma er en metode, der stammer fra Motorola. Metoden har til formål at fuldføre disse mål:

• Reducer procescyklustiden
• Reducer forurening
• Reducer omkostningerne
• Øg kundetilfredsheden
• Forøg overskuddet

For at hjælpe med denne indsats etablerede Motorola Sigma bedømmelse. Sigma-klassificeringen giver en score, der angiver, hvor ofte et produkt defekter, eller hvor meget der udbyttes af processen. Med deres nye metode og vurdering på plads satte Motorola sig et mål. Målet var en 99,99966% chance for at være fri for mangler (3,4 defekte funktioner pr. Million muligheder) i alle deres fremstillingsprocesser. Six Sigma er det mål.

Total kvalitetsstyring

TQM er en metode, der opstod i begyndelsen af 1920’erne, men den blev ikke populær før i 1980’erne. TQM fokuserer ikke kun på produkt- og servicekvalitet, men også på midlerne til at opnå det. Kerneprincippet i TQM var at inkorporere dine medarbejders viden og erfaring i dokumenterede processer.

Ifølge den amerikanske flåde er der fire nøglebegreber:

• “Kvalitet defineres af kundernes krav.”
• “Topledelsen har direkte ansvar for kvalitetsforbedring.”
• “Øget kvalitet kommer fra systematisk analyse og forbedring af arbejdsprocesser.”
• “Kvalitetsforbedring er en kontinuerlig indsats og gennemføres i hele organisationen.”

Imidlertid er TQM i tilbagegang på grund af Kaizen, Lean & Six Sigma, der leverer meget mere detaljerede og raffinerede fremgangsmåder.

Yderligere ressourcer til procesforbedring:

• Læs vores guide til oprettelse af en procesforbedringsplan
• Process discovery-metoder til at finde skjulte forretningsprocesser
• Hvad er procesforbedring i organisatorisk udvikling? – Appian
• 7 udvalgte procesforbedringsvideoer

Relaterede links:

• Sådan kommer du i gang med procesforbedring
• De 5 bedste metoder til procesforbedring: Fordele og ulemper
• Kontinuerlig procesforbedring
• Optimering af forretningsprocesser
• Seks Sigma

---

Læs mere om forskellige termer inden for procesforbedring i vores BPM-ordliste.