Vermeiden Sie Investitionen in eine Prozessdokumentation, die niemand nutzt

Viele Unternehmen investieren in eine Prozessdokumentation, die nicht wirklich aktiv genutzt wird. Welche Strategien gibt es also, um Geschäftsprozesse für die Mitarbeiter nützlich zu machen, so dass sie über die reine Einhaltung von Vorschriften hinaus einen Mehrwert bieten?

In diesem Webinar gehen wir auf das Problem und seine möglichen Lösungen ein. Sehen Sie es sich an und erfahren Sie, wie es geht:

• die Verwirrung über die Zuständigkeiten zu verringern.
• delegieren Sie die Prozessverantwortung für Qualität und Relevanz.
• machen Sie Ihre Prozesse genauso agil wie Ihre schnellsten Lerner.
• verwandeln Sie Ihre Prozesse in interaktive Leitfäden, die Ihnen zeigen, wie die Arbeit erledigt wird.

Schau es dir jetzt an! Oder lesen Sie die wichtigsten Erkenntnisse, die unten aufgeführt sind ⬇️

Die wichtigsten Punkte und Erkenntnisse aus dem Webinar:

Dieses Webinar unterstreicht, wie wichtig es ist, BPM an den Bedürfnissen und Perspektiven der Mitarbeiter auszurichten, ihr Feedback zur kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse zu nutzen und die Prozessverantwortung zu dezentralisieren, um Engagement und Verantwortlichkeit zu fördern.

1. Treiber für die Dokumentation von Mapping-Prozessen:
   • Compliance-Risiko: Erfüllung der Anforderungen externer und interner Stakeholder in regulierten Branchen durch die Dokumentation und Ausführung von Prozessen.
   • IT-Implementierungsrisiko: Mapping von Geschäftsprozessen bei der Implementierung großer IT-Systeme wie ERP oder CRM, um die Geschäftsanforderungen zu verstehen.
   • Effizienz: Konzentrieren Sie sich auf Prozessverbesserungen, um Verschwendung zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.
2. Die Bedeutung des Ausgangspunkts:
   • Die Ausgangssituation hat erheblichen Einfluss auf die Eignung von Lösungen für die Einbeziehung von Mitarbeitern in die Prozessdokumentation.
3. Fallstudie 1: Implementierung eines ERP-Systems:
   • Ein Unternehmen hat über 200 Prozesse auf ERP-Funktionen abgestimmt.
   • Verwendung einer vereinfachten Version der BPM-Notation, um sie benutzerfreundlich zu gestalten.
   • Kämpfte mit konkurrierenden Eigentumsverhältnissen zwischen den Funktionen Prozessqualität, Qualität und Lean.
   • Dies führte zu Prozessen, die von den Mitarbeitern nicht effektiv genutzt wurden.
4. Fallstudie 2: Standardisierung von Arbeitsabläufen:
   • Die Standardisierung war aufgrund der unterschiedlichen Arbeitsabläufe unerlässlich.
   • Glue wurde verwendet, um Arbeitsanweisungen zu erstellen und zu verwalten, mit Prozessen als Mittel zur Zugriffsverwaltung.
   • Das Ergebnis sind 559 Geschäftsprozesse mit durchschnittlich 3-4 Arbeitsanweisungen pro Prozess.
5. Kombination von BPM-Treibern:
   • Die Integration von Compliance-, IT- und Effizienzzielen ist entscheidend für den Erfolg von BPM.
   • Wenn Sie mit den Bedürfnissen des Unternehmens und nicht mit einem System beginnen, wird BPM effektiver.
6. Mitarbeiterorientierter Ansatz:
   • Die Ausrichtung der Prozesse auf die Mitarbeiter und ihre Bedürfnisse ist entscheidend.
   • Es ist eine Herausforderung, die Bedürfnisse der gemeinsamen Systeme und der einzelnen Benutzer in Einklang zu bringen.
7. Mitarbeiter einbinden:
   • Die Einbeziehung von Mitarbeitern an vorderster Front in die Prozessdokumentation und -verbesserung wird oft übersehen.
   • Glue zielt darauf ab, sowohl Prozessexperten als auch normale Mitarbeiter in den Prozess einzubinden.
8. Rückkopplungsschleife:
   • Die Schaffung einer Feedbackschleife von den Mitarbeitern zum Management und zurück ist für eine kontinuierliche Verbesserung unerlässlich.
   • Wenn Sie Prozesse für die Mitarbeiter relevant und wertvoll machen, fördert dies die Beteiligung.
9. Ausführen von Prozessen:
   • Die Automatisierung und Orchestrierung von Prozessen stellt sicher, dass Aufgaben korrekt ausgeführt und nachverfolgt werden.
   • Bietet ein höheres Maß an Compliance und ein besseres Verständnis dafür, wie die Arbeit erledigt wird.
10. Verbesserung von Prozessen:
    • Die kontinuierliche Verbesserung beinhaltet schrittweise Änderungen und schließlich ein Reengineering.
    • Die Erfassung von Daten und Rückmeldungen der Mitarbeiter ist entscheidend für die Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten.
11. Delegieren Sie die Prozessverantwortung:
    • Die Dezentralisierung der Prozessverantwortung auf Abteilungsleiter oder Teamleiter ist entscheidend.
    • Es ermöglicht den Mitarbeitern, die näher an der Arbeit sind, sich an der Prozessverbesserung zu beteiligen.
12. Engagiertes Management:
    • Die Tools sollten einfach zu bedienen sein, da die Prozessverantwortlichen mit den Benutzern zusammenarbeiten und Verbesserungsvorschläge bewerten müssen.
    • Der Prozessverantwortliche ist eher ein Manager für Geschäftsverbesserungen als ein Prozessexperte.
13. Abschließende Überlegungen:
    • Die Ausrichtung der Prozesse auf die Mitarbeiter und ihre Bedürfnisse ist eine wertvolle Philosophie.
    • Die Betonung eines mitarbeiterzentrierten Ansatzes kann zu einem effektiveren BPM führen.