Der Sweet Spot von Gluu

Es wird immer eine Diskussion über den Wert der Einführung neuer Software in einem Unternehmen geben. Wahrgenommener Wert, Erwartungswert, zukünftiger Wert und Zeitpläne für den tatsächlichen Wert. Wir halten manchmal Vorträge zu diesem Thema und dieser Artikel ist ein Destillat aus einer Frage- und Antwortrunde und den Diskussionen, die nach einem dieser Vorträge folgten.

Die Prämisse ist einfach: “Wenn ich jeden Tag 100 Wiederholungen eines Prozesses habe – ist es dann nicht ärgerlich, Gluu zu verwenden und bei jeder Aufgabe im selben Prozess auf “Erledigt” zu klicken?” DieAntwort lautet natürlich: “Ja – das klingt nach Zeitverschwendung – tun Sie das nicht“.

Wenn es sich jedoch um einen kritischen Prozess handelt und Sie tatsächlich einen Nachweis über jeden einzelnen Vorgang pro Tag benötigen, um einen Prüfer oder die Rechtsabteilung zufrieden zu stellen, dann lautet die Antwort eindeutig: “Vielleicht!”

Wenn man die Kritikalität in die Gleichung einbezieht, wird es etwas schwieriger, eine einfache Antwort zu geben, denn dann gibt es ein Feld von Möglichkeiten: “Hohe oder niedrige Wiederholbarkeit” und “Hohe oder niedrige Kritikalität”. Und es gibt sogar eine Menge Grauzonen in diesem Bereich. Dieser Artikel befasst sich mit diesem Spielfeld.

Am unteren Ende der Frage stehen wir: “Was ist mit Aufgaben, die selten vorkommen? “ Nun, das sind – “ad hoc” und es macht wenig Sinn, sie innerhalb von Gluu zu registrieren, da sie niemals wiederholt werden. Zumindest dann, wenn Sie leicht nachweisen können, dass sie korrekt und nach den besten Standards des Unternehmens ausgeführt wurden. Aber das erfordert kluge Mitarbeiter und keine guten Prozesse. Wenn Sie den Nachweis in einer E-Mail oder auf Sharepoint speichern können, ist das in Ordnung. Wenn nicht, können Sie Gluu für die Speicherung von Beweisen verwenden.

Darüber hinaus sollten Sie sich überlegen, ob Sie Aufgaben mit geringer Wichtigkeit, die mehr als einmal erledigt werden, dokumentieren wollen. Vielleicht gibt es dafür einen Service, aber aus geschäftlicher Sicht sollten Sie überlegen, ob Sie sie vermeiden können.

Zurück zu Ihrer ursprünglichen Frage: Diejenigen Prozesse, die sich 100 Mal oder noch öfter am Tag wiederholen, könnten in Gluu dokumentiert werden, aber Sie sollten unbedingt in Betracht ziehen, diesen Geschäftsprozess vollständig zu automatisieren. Hierfür sind ERP-Systeme wahrscheinlich die beste Wahl.
Und selbst für diese Schlussfolgerung gibt es ein Aber: Es könnte immer noch sinnvoll sein, den hochfrequenten Prozess abzubilden und zu erstellen (wohl wissend, dass die Mitarbeiter ihn nicht jedes Mal buchstabengetreu befolgen werden), wenn Sie ihn für Schulungs- und Ausbildungszwecke haben. Neue Mitarbeiter koennten davon profitieren, zu verstehen, wie es geht, und dann von dort aus zu beginnen.

Es gibt also sowohl eine Ober- als auch eine Untergrenze.

Wo ist der Sweet Spot für den Einsatz von Gluu?

Der Gluu-Sweet Spot liegt im Bereich “einigermaßen kritisch” und “öfter als einmal” – “aber nicht super oft”. Das verlangt nach einer Visualisierung:

Gluu bietet Ihnen den größten Nutzen im Bereich der Halbautomatisierung. Und alle Wege der digitalen Transformation werden irgendwann in diesem Bereich stattfinden. Einige bewegen sich in Richtung Automatisierung, andere nicht – und das ist gut so. In der Nähe der vollständigen Automatisierung gibt es sogar RPA als großartige Option. Sie müssen also nicht auf eine Option verzichten, nur weil Sie eine andere nutzen.

Unternehmen entwickeln sich weiter und das sollten auch ihre IT-Landschaften sein. Wenn Sie die Erkenntnisse aus den halbautomatischen Prozessen Ihres Kunden als Input für ein ERP-Ausschreibungsprojekt nehmen, haben Sie eine viel bessere Definition dessen, was benötigt wird. Suchen Sie nach weiteren Informationen zu RPA? Sie können lesen wie man RPA einrichtet in unserem Artikel.

Die Vorteile der Teilautomatisierung

In der heutigen Zeit ist es keine Option mehr, Ihre Prozesse (bis zu einem gewissen Grad) nicht zu automatisieren. Unternehmen denken jedoch oft, dass sie nur mit einer vollständigen Automatisierung den vollen Nutzen erzielen können: Senkung der Arbeitskosten und Steigerung der Produktion.

Dasist ein weit verbreiteter Irrglaube.

Wir haben viele Unternehmen gesehen, die sich auf die vollständige Automatisierung von Geschäftsprozessen stürzen und dafür eine umfangreiche IT-Softwarelösung einsetzen. Viele vergessen dabei, dass Sie, sobald Sie eine IT-Lösung implementiert haben, den von der Software bereitgestellten Funktionen ausgeliefert sind. Was, wenn Ihr Problem dort nicht gelöst werden kann? Oder wenn sich die Anforderungen an Ihre Lieferung von außen ändern – und die Software, die früher perfekt passte, jetzt nicht mehr ausreicht?

Die Implementierung neuer IT-Systeme (in der Regel ERP) ist in der Regel ein enormer Sprung auf dem Weg zur Digitalisierung. Aber sie ändern die Frage von “Welches Geschäftsproblem wollen Sie lösen?” zu “Können Sie Ihr Problem in das einpassen, was das IT-System liefern kann?”.

Wenn Sie die Dinge halb-automatisch abwickeln, ist das sehr wertvoll:

1. Hält Ihre Geschäftsprozesse agil
2. gibt Raum für kontinuierliche Verbesserung

Wenn Ihr Unternehmen in diese Richtung steuert oder sich bereits befindet, ist Gluu eine großartige Lösung für Sie.

Fazit

Der Halbautomatisierung sind definitiv Grenzen gesetzt. Klicken Sie nicht 1000 Mal pro Tag auf “Ich habe die Aufgabe erledigt”. Das ist die Obergrenze. Zwischen “Halbautomatik n” und “Vollautomatisierung” gibt es potenzielle Vorteile beim Einsatz von RPA, um einen Teil der Arbeitslast zu übernehmen.

Und verbringen Sie Ihre Zeit nicht damit, einen Prozess oder eine Aufgabe für ein Problem zu definieren, das nur einmal gelöst werden muss. Das ist die untere Grenze. Die Beurteilung der Kritikalität erfordert kritisches Denken. Wenn Sie unsere Erfahrung benötigen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren und eine Demo mit Gluu zu buchen.

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