Digitale Transformation + Geschäftsprozessmanagement = Höhere Erfolgsquote

70% der digitalen Transformationen scheitern. In diesem Artikel gehe ich der Frage nach, warum das so ist, und zeige Ihnen praktische Möglichkeiten auf, wie Sie Business Process Management (BPM) einsetzen können, um das Risiko eines Scheiterns der anstehenden Transformation Ihres Unternehmens zu verringern.

Einige werden jetzt denken: “Aber wir machen doch eine Prozessabbildung, bevor wir mit der digitalen Transformation beginnen, also haben wir alles im Griff.” Höchstwahrscheinlich nicht. Allzu oft bedeutet dies, dass man ein paar Workshops abhält, um die idealen Soll-Prozesse auf einem Whiteboard abzubilden, sie dann in Visio neu zu zeichnen und sie irgendwo zu speichern, wo sie kaum jemand sieht. Das ist nicht das, was digitale Transformation mit Hilfe von Geschäftsprozessmanagement bedeutet. Lesen Sie also weiter und lassen Sie sich inspirieren, BPM effektiver zu nutzen.

1. Die 5 wichtigsten Gründe für das Scheitern digitaler Transformationen

Die Misserfolgsquote bei der digitalen Transformation ist erschreckend hoch. Mehrere Studien gehen davon aus, dass etwa 70 % dieser Initiativen die angestrebten Ergebnisse nicht erreichen:

1. Die Schlüssel zu einer erfolgreichen digitalen Transformation | McKinsey

2. 2,3 Billionen Dollar weltweit für gescheiterte Programme zur digitalen Transformation verschwendet – Kostspielige und komplexe Geschäftsstrategien sind ‘nicht notwendig’ – Taylor & Francis Newsroom

3. 3 Etappen einer erfolgreichen digitalen Transformation

Auf der Grundlage aktueller Studien finden Sie hier die fünf wichtigsten Gründe für das Scheitern digitaler Transformationen:

1.1 Fehlen einer klaren Strategie und Vision

Viele Unternehmen beginnen mit der digitalen Transformation ohne eine klar definierte Strategie oder klare Ziele. Falsch ausgerichtete Ziele, unzureichende Planung und unklare Umsetzungswege führen häufig dazu, dass Projekte nicht die erwarteten Ergebnisse liefern. Die Abstimmung zwischen der Führung und den allgemeinen Unternehmenszielen ist entscheidend.

1.2 Widerstand gegen kulturellen Wandel

Mitarbeiter und Management können sich gegen Änderungen an etablierten Arbeitsabläufen und Technologien sträuben, insbesondere in Organisationen mit eingefahrenen Prozessen. Dieser kulturelle Widerstand kann die Einführung neuer Systeme und Praktiken, die für die Umstellung erforderlich sind, behindern.

1.3 Unzureichendes Änderungsmanagement

Eine unwirksame oder fehlende Strategie für das Änderungsmanagement kann zu Verwirrung und Desengagement in den Teams führen. Ein effektives Änderungsmanagement erfordert eine klare Kommunikation, Schulung und Einbeziehung aller Beteiligten, um die Akzeptanz neuer Technologien und Arbeitsabläufe zu fördern.

1.4 Mangel an qualifizierten Fachkräften

Der Erfolg digitaler Initiativen hängt oft von technischen Fachkenntnissen ab, z. B. in den Bereichen Datenanalyse, Cybersicherheit und Softwaretechnik. Viele Unternehmen haben mit einem Mangel an Talenten zu kämpfen, so dass sie nicht in der Lage sind, digitale Tools effektiv zu implementieren und zu verwalten.

1.5 Schlechte Datenqualität und Integration

Die digitale Transformation setzt eine solide Dateninfrastruktur voraus. Viele Unternehmen stehen jedoch vor dem Problem unvollständiger oder minderwertiger Daten sowie Schwierigkeiten bei der Integration neuer und bestehender Systeme. Diese Probleme untergraben die Grundlage, die für effektive digitale Initiativen benötigt wird.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, müssen Sie sich auf die strategische Planung konzentrieren, eine Kultur der Anpassungsfähigkeit fördern, sicherstellen, dass qualifizierte Ressourcen zur Verfügung stehen, und in grundlegende Systeme wie Dateninfrastruktur und Change Management investieren.

2. Referenzen und Links

1. Die Erkenntnisse der RAND Corporation zur Vermeidung von KI-Fallen: RAND-Bericht

2. Die OECD-Analyse der Herausforderungen der digitalen Transformation: OECD Digitale Transformation

3. Studie der Weltbank über den weltweiten digitalen Fortschritt und die Hindernisse: Weltbank-Bericht.

3. Wie Business Process Management das Risiko der digitalen Transformation reduziert

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Business Process Management (BPM) ein systematischer Ansatz ist, um die Prozesse eines Unternehmens zu verbessern, damit sie effizienter und anpassungsfähiger werden und den Unternehmenszielen entsprechen. Es umfasst die Gestaltung, Analyse, Optimierung und Automatisierung von Arbeitsabläufen, um die Leistung zu steigern, Kosten zu senken und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Warum also wird eine erfolgreiche digitale Transformation oft mit Geschäftsprozessmanagement kombiniert?

Die kurze Antwort lautet, dass BPM die Kluft zwischen Geschäftsabläufen und Technologie überbrückt. Es bietet eine einfache Sprache, in der Geschäftsleute mit IT-Leuten kommunizieren können und umgekehrt. Außerdem zeigt es die Beziehungen zwischen den idealen Kundenergebnissen des Unternehmens und den Menschen, Systemen und Anlagen auf, mit denen diese Ergebnisse konsistent erzielt werden können.

Mit einer digitalen Transformation ohne eine Grundlage für das Geschäftsprozessmanagement zu beginnen, ist wie ein Hausbau ohne Pläne. Ein Rezept für ein Desaster.

Lassen Sie mich nun einige praktische Möglichkeiten aufzeigen, wie der effektive Einsatz von BPM jeden der 5 Hauptgründe für das Scheitern digitaler Transformationen verringern kann.

3.1 Zerlegen Sie Ihre Strategie in ihre unterstützenden Geschäftsprozesse

Oft sind die Vision und die Strategie für eine digitale Transformation zu vage. In einem großen Unternehmen müssen Sie sicherstellen, dass diese in erfolgreiche Kundenergebnisse aufgeschlüsselt wird und dahinter die Geschäftsprozesse stehen, die die Erreichung dieser Ergebnisse ermöglichen sollen.

• Kundenreise

• Kundenerlebnis

• Geschäftsprozesse

• Systeme und Daten

3.2 Beauftragen Sie Prozessverantwortliche als Change Agents, um die Transformation voranzutreiben.

“Menschen mögen Veränderungen, sie mögen es nur nicht, verändert zu werden.”

Peter Senge

Die Vorstellung, dass die Unternehmensleitung ein Beratungsunternehmen beauftragt, um die digitale Transformation voranzutreiben, wird zu Widerstand führen. Wie können Sie also Ihre Mitarbeiter dazu bringen, den Wandel voranzutreiben? BPM hat eine Antwort. Sie besteht darin, die Verantwortung für die Prozesse zu delegieren und die wichtigsten Mitarbeiter aktiv in den Wandel einzubeziehen. Wie kann das funktionieren?

Wenn Sie sich entscheiden, Ihre Strategie bis auf die Ebene der betroffenen Geschäftsprozesse herunterzubrechen, können Sie plötzlich mehrere Verantwortliche für verschiedene Teile Ihrer digitalen Transformation benennen.

Sie müssen den Prozessverantwortlichen einen klaren Auftrag erteilen, Ihre End-to-End-Prozesse zu verbessern – oder umzugestalten. Dies sollte die Aktivitäten, Systeme, Bots und KI-Agenten einschließen, die den Prozess unterstützen und umgestalten werden.

Im Gegenzug können die Prozessverantwortlichen andere Geschäftsanwender einbeziehen, um Prozesse zu testen, zu erproben und Feedback zu geben, während die Prozesse schrittweise verbessert werden. Wenn Sie die Geschäftsanwender als Mitgestalter einbeziehen, werden sie zu Unterstützern Ihrer Umstrukturierung, indem sie einfach frühzeitig und häufig einbezogen werden.

3.3 Prozesse zum Wissenstransfer und zur Schließung der Qualifikationslücke nutzen

Ein handgefertigtes Auto von Anfang bis Ende zu bauen ist etwas, das nur sehr wenige Mechaniker können. Die meisten Menschen sind jedoch in der Lage, an einer Station in einer Autofabrik zu arbeiten. Genauso verhält es sich mit dem Einsatz neuer Technologien, z.B. im Kundenservice. Sie müssen mit Hilfe von Prozessen und Arbeitsanweisungen sehr deutlich machen, was zu tun ist, von wem und wie. Je besser Sie dies tun, desto effektiver können Sie das Wissen von den Mitarbeitern, die es wissen, an die weitergeben, die es nicht wissen.

3.4 Geschäftsprozesse erhöhen die Datenqualität

Viele Unternehmen stehen vor dem Problem unvollständiger oder qualitativ minderwertiger Daten sowie vor Schwierigkeiten bei der Integration neuer Systeme in bestehende Systeme. Dies ist oft das Ergebnis jahrelanger inkonsistenter Arbeit, bei der die Arbeitstätigkeiten der Mitarbeiter von den Dateneingabeformularen abgekoppelt waren. So haben beispielsweise verschiedene Personen dieselben Felder unterschiedlich genutzt, weil es keinen gemeinsamen Geschäftsprozess gab.

4. Wie man es praktisch macht

Um BPM also wirklich für Ihre digitale Transformation zu nutzen, brauchen Sie ein integriertes Tool, das es Ihnen ermöglicht,…

• Erstellen Sie ein integriertes, hierarchisches Prozess-Repository, das zeigt, wie die Prozessergebnisse Ihre Strategie umsetzen.

• Ermöglichen Sie es den Prozessverantwortlichen, jeden betroffenen End-to-End-Prozess in einer Gemeinschaft abzubilden, zu besitzen und zu verwalten, die sowohl IT- als auch Geschäftsanwender einbezieht.

• Ermöglichen Sie es Geschäftsanwendern, Prozesse zu testen und Feedback in einem geschlossenen Kreislauf zu geben, der E-Mails und Meetings auf ein Minimum reduziert.

• Integrieren Sie Rollen, Prozesslandkarten, Arbeitsanweisungen und Assets, um Ihre Prozesse in interaktive Arbeitsanleitungen zu verwandeln, die beim Wissenstransfer helfen.

Wenn Sie ein solches Tool noch nicht haben, dann sollten Sie Gluu in Betracht ziehen, das von uns entwickelte Tool.

Hier ein Beispiel dafür, wie Sie Gluu nutzen können, um das Risiko des Scheiterns Ihres ERP-Projekts zu senken:

5. Schlussfolgerung

Digitale Transformationen scheitern oft an unklaren Strategien, Widerstand gegen den kulturellen Wandel, schlechtem Change Management, Talentmangel und unzureichender Datenintegration. Die Kombination von digitaler Transformation mit Business Process Management (BPM) kann diese Risiken deutlich verringern. BPM bringt die Geschäftsziele mit der Technologie in Einklang, fördert eine bessere Kommunikation, weist klare Prozessverantwortung zu und bezieht die Mitarbeiter aktiv in den Wandel mit ein. Außerdem hilft es bei der Standardisierung von Prozessen, um die Datenqualität zu verbessern, Qualifikationslücken zu schließen und konsistente Ergebnisse zu gewährleisten. Durch den effektiven Einsatz von BPM können Unternehmen die Komplexität der digitalen Transformation erfolgreicher bewältigen und ihre angestrebten Ziele erreichen. Um dies in der Praxis umzusetzen, benötigen Sie jedoch ein BPM-Tool, das die Geschäftsanwender effektiv einbinden kann.