KUNDECASE

Sådan lykkes I med at fastholde viden i virksomheden

Usikkerhed, fejl og risiko for tab af viden er blandt de største udfordringer, når medarbejderne forlader virksomheden, og nye har brug for en introduktion til opgaver. Lær at håndtere vidensoverførsel og mød forsyningen Verdo, der er ved at få styr på deres processer.

Du kender sikkert udfordringen: En erfaren og dygtig kollega stopper, og pludselig skal al knowhow, ansvar og arbejdsgange overdrages og uddelegeres mellem nye hænder. Men pludselig er du til afskedsreceptionen fyldt med frygt og tænker: “Hvad gør vi nu?”

Forsyningsselskabet Verdo fra Danmark kender alt for godt frygten for at miste værdifuld viden og knowhow, når erfarne medarbejdere enten forlader eller går på pension.

“En af mine kolleger går på pension. Den knowhow og alle de processer og systemer, han har opbygget de sidste ti år, er ikke dokumenteret. Det hele er i hans hoved, hvilket gør os ret sårbare, når han går på pension. Hvis han tog af sted fra den ene dag til den anden, ville vi stå over for et stort problem.”

Fredrik Bentsen, energy engineer in Verdo. 

De manglende processer for videnoverførsel gav udfordringer, da Fredrik Bentsen kom til Verdo.

“Der har været masser af frustrationer og situationer, som kunne have været undgået,” Fredrik Bentsen siger og fortsætter:

“Nogle opgaver vidste jeg ikke, hvordan jeg skulle håndtere. Det ville have været rart, hvis nogen havde skrevet disse ned og vist mig, hvordan man gør. Der har været vokale instruktioner, men intet er dokumenteret om, hvordan tingene skal gøres”.

Men Fredrik og Verdo står ikke alene, når det kommer til at stå over for udfordringer med utilstrækkelig videnoverførsel. Undersøgelser viser, at det er et kritisk problem.

Fem klassiske udfordringer med utilstrækkelig videnoverførsel:

1. Undersøgelser fra SHRM Foundation viser, at dårlig videndeling skaber usikkerhed, mistrivsel og nød blandt nye medarbejdere.
   
2. Uden en standardiseret måde at overføre viden på får nye medarbejdere et dårligt indtryk af virksomheden, hvilket medfører, at næsten en tredjedel af alle nyansatte stopper inden for de første seks måneder.
   
3. Produktiviteten bliver dårlig, når videnoverførsel mangler. Nyudnævnte er mere end 50% mere produktive, hvis de får en omfattende introduktion.
   
4. Uden en introduktion opstår der flere fejl, og nye medarbejdere træffer dårlige beslutninger, fordi de ikke er fuldt orienteret om deres opgaver.
   
5. En høj omsætningshastighed betyder, at virksomhederne bruger uhensigtsmæssigt meget tid på introduktion og videnoverførsel, hvilket er spild af tid, hvis videndelingen ikke sker ordentligt i første omgang.

Dokumentation kan være afgørende

Så hvordan kan man forbedre videnoverførsel og deling af viden? Undersøgelser viser, at mere end 69 % af de nyudnævnte er mere tilbøjelige til at blive i deres nye stilling i mere end tre år, hvis de blev taget gennem en standardiseret introduktionsproces.

Udover en større tilfredshed blandt nye medarbejdere reducerer veldokumenterede processer stressniveauet på arbejdspladserne, fordi ansvaret for fejl kan føres tilbage til processerne i stedet for at skyde skylden på medarbejderne.

Standardiserede processer er alt andet end innovative. Især i livstruende opgaver ville vi ikke drømme om at arbejde uden krystalklare, dokumenterede procedurer.

Lad os se på en proces med kirurgisk operation på et hospital. For at sikre, at operationen bliver gennemført med succes og så smertefri som muligt, er det vigtigt, at alle læger, kirurger og assistenter ved præcis, hvad de skal gøre, og hvem der har ansvaret for hvad. Dette gør operationen sikrere og mere effektiv.

Ved at sætte opgaver i orden kan du nemt identificere og prioritere de vigtigste opgaver. Det er også nemt at spore fejl ved at finde ud af, hvor i processen fejlen opstod og derefter rette den for at sikre, at den ikke sker igen.

En nyuddannet læge eller sygeplejerske behøver ikke at genopfinde hjulet, når hun udfører sin første operation – hun kan blot følge den allerede optimerede procedure.

Højere vækst med processer

Dermed sikrer dokumentation liv, men får også væksten til at stige. Fejl mindskes ved at reducere stress og give hver medarbejder de bedste forudsætninger for at præstere. Dette mindsker både udgifter forbundet med fejl, men det betyder også bedre kundeoplevelser. Alt dette vil være til stede i bundlinjen.

På den baggrund er Verdo nået til den erkendelse, at de er nødt til at starte en procesdokumentationsrejse. De har valgt proceskortlægningsværktøjet Gluu til formålet, fordi du i Gluu nemt kan dokumentere, uddelegere og standardisere arbejdsgange, opgaver og ansvar.

“Du er nødt til at spørge dig selv: Hvilke opgaver laver jeg i dag? Hvor mange processer kan forbedres for at gøre vores arbejdsdag mere produktiv?”

Fredrik Bentsen, energy engineer in Verdo 

Udover vidensoverførselsprocessen har Verdo gennemgået deres arbejdsgange, og nu oplever de mere produktivitet i deres arbejde. Ved at bruge værktøjet opnår Gluu Verdo følgende fem fordele:

1. Muligheden for at administrere roller og processer fra én samlet platform. På den måde bliver det synligt for alle, hvor ansvar og opgaver placeres.
   
2. Dokumentation af viden gør det nemt at forstå, hvordan hver opgave er struktureret, hvorfor den er vigtig, hvem der er ansvarlig, og hvordan den skal udføres.
   
3. Opgaver kan sættes i system, så gentagne opgaver og registreringer udføres, overvåges og arkiveres i tide.
   
4. Problemer og ideer kan fanges undervejs. Dette gør det muligt at foretage løbende forbedringer, samtidig med at de dokumenteres.
   
5. Når hver medarbejder kender sit ansvar og sine opgaver, vil virksomheden i højere grad møde tillid, tilfredshed og trivsel, fordi du sparer tid og mindsker stress og fejl.

Ved din virksomhed, hvordan man holder knowhow inden for virksomheden? Hvis ikke – kom i gang her.