Undgå at investere i procesdokumentation, som ingen bruger

Mange virksomheder investerer i procesdokumentation, som ikke rigtig bliver brugt aktivt. Så hvad er strategierne for at gøre forretningsprocesser nyttige for medarbejderne, så de leverer værdi ud over blot at overholde reglerne?

I dette webinar uddyber vi problemet og dets potentielle løsninger. Se den for at lære, hvordan man gør:

• reducere forvirring om ansvarsområder.
• uddelegere procesejerskab for kvalitet og relevans.
• gør dine processer lige så agile som dine hurtigste elever.
• gør dine processer til interaktive guider for, hvordan arbejdet udføres.

Se det nu! (på engelsk) Du kan også læse de vigtigste konklusioner nedenfor ⬇️

Nøglepunkter og takeaways fra webinaret:

Dette webinar understreger vigtigheden af at tilpasse BPM til medarbejdernes behov og perspektiver, udnytte deres feedback til løbende at forbedre processerne og decentralisere procesejerskabet for at fremme engagement og ansvarlighed.

1. Drivkræfter for dokumentation af kortlægningsprocesser:
   • Compliance-risiko: Opfyldelse af eksterne og interne interessenters krav i regulerede brancher ved at dokumentere og udføre processer.
   • Risiko ved IT-implementering: Kortlægning af forretningsprocesser ved implementering af store IT-systemer som ERP eller CRM for at forstå forretningskravene.
   • Effektivitet: Fokuser på procesforbedringer for at eliminere spild og øge effektiviteten.
2. Betydningen af udgangspunktet:
   • Udgangspunktet har stor betydning for, hvor velegnede løsningerne er til at engagere medarbejderne i procesdokumentation.
3. Casestudie 1: Implementering af ERP-system:
   • En virksomhed kortlagde over 200 processer, der var afstemt med ERP-funktionaliteter.
   • Brugte en forenklet version af BPM-notation for at gøre den brugervenlig.
   • Kæmpede med konkurrerende ejerskab mellem process excellence, kvalitet og lean-funktioner.
   • Det resulterede i processer, der ikke blev brugt effektivt af medarbejderne.
4. Casestudie 2: Standardisering af arbejdsprocedurer:
   • Standardisering var afgørende på grund af variationer i arbejdsprocedurerne.
   • Glue blev brugt til at oprette og administrere arbejdsinstruktioner, med processer som en måde at styre adgang på.
   • Det resulterede i 559 forretningsprocesser med et gennemsnit på 3-4 arbejdsinstruktioner pr. proces.
5. Kombination af BPM-drivere:
   • Integrering af compliance, IT og effektivitetsmål er afgørende for BPM-succes.
   • At tage udgangspunkt i organisationens behov frem for et system fører til mere effektiv BPM.
6. Medarbejder-centreret tilgang:
   • Det er afgørende at centrere processerne omkring medarbejderne og deres behov.
   • Det er en udfordring at balancere behovene hos fælles systemer og individuelle brugere.
7. Engagerende medarbejdere:
   • Inddragelse af frontlinjemedarbejdere i dokumentation og forbedring af processer bliver ofte overset.
   • Glue sigter mod at engagere både proceseksperter og almindelige medarbejdere i processen.
8. Feedback-loop:
   • At skabe et feedback-loop fra medarbejdere til ledelse og tilbage igen er afgørende for løbende forbedringer.
   • At gøre processer relevante og værdifulde for medarbejderne opmuntrer til deltagelse.
9. Udførelse af processer:
   • Automatisering og orkestrering af processer sikrer, at opgaver udføres korrekt og spores.
   • Giver et højere niveau af overholdelse og forståelse af, hvordan arbejdet udføres.
10. Forbedring af processer:
    • Kontinuerlig forbedring indebærer trinvise ændringer og til sidst reengineering.
    • At indsamle data og feedback fra medarbejderne er afgørende for at identificere områder, der kan forbedres.
11. Uddelegering af procesejerskab:
    • Det er afgørende at decentralisere procesejerskabet til afdelingsledere eller teamledere.
    • Det gør det muligt for medarbejdere, der er tættere på arbejdet, at blive involveret og engageret i procesforbedringer.
12. Engagerende ledelse:
    • Værktøjerne skal være nemme at bruge, da procesejerne har brug for at samarbejde med brugerne og evaluere forbedringsforslag.
    • Procesejeren er en leder af forretningsforbedringer mere end en procesekspert.
13. Afsluttende tanker:
    • At centrere processer omkring medarbejderne og deres behov er en værdifuld filosofi.
    • At lægge vægt på en medarbejdercentreret tilgang kan føre til mere effektiv BPM.