KUNDECASE

Digitalisering sikrer kvalitet og kundefokus under kraftig vækst

Ét er at skabe vækst i sin forretning i det danske bygge- og anlægsmarked, men at sikre kvaliteten og fastholde kundefokus kræver helt nye digitale værktøjer og metoder. Læs hvordan entreprenørvirksomheden CJ A/S i Fredericia fik effektiv byggesagsstyring.

“Vi kan i dag følge alle vore projekter fra tilbud til aflevering – samtlige processer, aktiviteter og dokumenter er blevet standardiseret således, at alle medarbejdere arbejder ud fra det samme grundlag. “

Hans Jørgen Ebbesen, Direktør, CJ A/S 

CJ har gjort det mange drømmer om: At skabe en succeshistorie under krævende omstændigheder.

Fokus på det vigtige i byggesager

Planlægning, koordinering og forståelse for kundens behov er derfor essentiel, da de mange grænseflader mellem rollerne i byggeriet kan føre til fordyrende fejl og mangler. Budgetoverskridelserne falder oftest tilbage på anlægs- og byggefirmaerne eller kan føre til dyre og tidskrævende voldgiftssager.

Alt dette blev sat på spidsen hos CJ, da væksten bød på en ny type udfordring: Nye medarbejdere har betød, at CJ havde fået flere forskellige måder at håndtere byggesagsstyring på, da den enkelte medarbejder kombinerede systemer med baggrund i erfaring fra tidligere virke hos andre virksomheder.

Resultatet var en udvanding af den kerne i CJ, som havde skabt den oprindelige succes.

CJs ambition har været en løsning, der kunne dække hele forretningen og sikre, at alle arbejdede ud fra best practice indenfor alle kerneområder i virksomheden.

Processer inkluderer alles erfaringer

Da udgangspunktet for CJ har været ønsket om at optimere ‘end – to – end’ processerne med kunden i fokus, startede digitaliseringsprocessen i topledelsen.

Ambitionen har været at kortlægge og digitalisere alle CJs kerneprocesser: Tilbud, Projektering, Planlægning og selve Udførelsen.

Barren var derfor sat højt, da Refine Consulting tog opgaven på sine skuldre.

Det første spadestik

Refine Consulting har, med deres dybe erfaring i branchen, afholdt en række workshops hos CJ. Målet har været, at kortlægge processerne og trække eventuelle mangler ved de eksisterende arbejdsgange frem i lyset.

Med denne support fra topledelsen har medarbejderne selv drevet ambitionerne i mål, hvilket har givet en lettere implementering i den daglige drift.

Alle processer, instruktioner og dokumentationer er blevet vendt af udvalgte medarbejdere. Løbende forbedringsevents har efterfølgende givet alle involverede mulighed for at bringe deres erfaringer til bordet.

Med baggrund i den grundlæggende proceskortlægning og -udvikling startede CJs pilotprojekt i Gluu, hvor processerne og byggesagsstyringen blev udsat for den virkelige verden. Fordelen ved Gluu er netop, at kunne komme hurtigt i gang og lære af erfaring ved at teste arbejdet af, da det ikke kræver IT udvikling.

“De forbedringsforslag der hele tiden kommer fra vore medarbejderne indrapporteres digitalt, samles op af procesejerne, og indarbejdes i systemet. ”

Hans Jørgen Ebbesen, Direktør, CJ A/S 

På baggrund af denne syretest er de blevet forfinet til det stadie som anvendes i produktionen nu.

Løsning

CJ har nu fuld kontrol over alle produktionens processer, og er i stand til løbende at optimere processerne, når medarbejderne bidrager med feedback og bedre løsninger end de eksisterende.

Korrekt sagsstyring sikrer, at alle medarbejdere er klar over, hvor i processen de er, og hvad der forventes fra kunden.

“I Gluu kan vi i hele forløbet se om aktiviteterne er gennemført, og hvor vi evt. hænger – vi kan ligeledes se, hvem der har ansvaret for de enkelte aktiviteter, og dermed hjælpe hinanden med at få gjort tingene i den rigtige rækkefølge og rettidigt.”

Hans Jørgen Ebbesen

Med digitale processer i Gluu kan nye medarbejderes erfaringer indlejres i eksisterende processer og dermed sikre, at CJ altid har den bedste viden på området.

Resultater

Sammen med Refine Consulting og Gluu har CJ sikret, at vækstmotoren holdes i gang.

På baggrund af et fælles afsæt i processer kan CJ nu vokse sig større og mere profitabel uden at miste hverken overblikket eller kunderne. Effektiv byggesagsstyring sikrer, at fokus holdes på kundens behov, og at arbejdet ikke løber over budget.

Erfaringerne fra produktionen gør, at CJ på sigt vil inkludere salgsarbejde, arbejdsmiljøområdet, materielhåndtering og øvrige områder fra administrationen i Gluu.
Målet for 2020 er i første omgang, med solidt Jysk mådehold, at få Gluu ud i alle hjørner af CJs produktion, da dette fokus er med til at sikre CJ positiv udvikling i alle led.

Erfaringer som kan hjælpe andre i branchen

CJ har udelukkende været i stand til at afprøve deres reviderede procestilgang på nye projekter, da eksisterende projekter allerede var underlagt eksisterende kontrakt og styring.
Erfaringerne, og dermed forbedringerne, har været flere i tilbudsprocessen end på udførelsen. Dermed vil det fulde billede af forbedringerne i produktionen også først komme senere.

Værdien har været størst på de store sager, hvor opgaverne skifter hænder flere gange, da disse før har ledt til flest fejl og forsinkelser.
Fordelen for de store sager er tredelt:

1. I et kundeperspektiv kan CJ fra første dag guide kunden ind i projektsamarbejdet, hvor aktiviteter og forventninger til inddragelse er entydigt defineret. Alle touchpoints mod kunderne er fremhævet. CJ kan fortælle nøjagtigt, hvad der kommer til at ske og hvilke tiltag, såvel som værktøjer, der kommer til at understøtte de daglige opgaver dem og kunderne imellem.
2. Der er et optimeringspotentiale i at få overblikket over processen. Overblikket er med til at undgå unødvendige skift mellem medarbejderne internt, som samtidig skal være i stand til at afløse hinanden på projekter, når omstændighederne kræver det.
3. Sagsstyring og eksekvering af processer i Gluu giver det tredje optimeringspotentiale: Ingen mister overblikket, og relevant såvel som kritisk dokumentation følger med i hele forløbet. Alle kan, i løbet af sagen, fortælle kunden præcis hvad status er, og hvad der kommer til at ske fremadrettet.

På de mindre sager har det primært været overblik og effektiv byggesagsstyring, mindre systemadministration idet flere programmer nu taler sammen samt sikring af dokumentation, som har givet værdi. I et tæt samspil med Refine Consulting udvikles slutteligt en grundlæggende forbedringskultur. Her bidrager alle virksomhedens medarbejdere med forbedringsforslag direkte i Gluu, som vil være med til at forbedre virksomhedens processer fremadrettet.