Mål: Brug et proceshierarki til at organisere processer med kategorier, grupper og processer — klon, flyt, sortér og masserediger derefter for at holde alt konsistent.
Nye processer tilføjes til din kontos proceshierarki (“Processer”). Dette giver et centralt team mulighed for at styre, hvordan processer passer sammen, mens procesejere styrer individuelle processer — så du kan delegere ejerskab uden at miste kontrol.
Er du ny inden for processarkitektur? Så anbefaler vi, at du tager det gratis Gluu Academy-videokursus “Design af processarkitekturer.”
Opret et proceshierarki #
For at oprette og administrere kategorier, grupper og processer skal du have tilladelsesgruppen Administrer processer. For kun at oprette processer (uden at administrere hierarkiet) er tilladelsen Opret nye processer tilstrækkelig. Læs mere om tilladelsesgrupper.
Dit proceshierarki er bygget op af tre niveauer:
- Kategorier for de vigtigste procesgrupper i din virksomhed.
- Grupper til at lave mindre grupper af processer inden for kategorier.
- Processer til at vise specifikke forløb.
Brug Listevisning til at se alle processer med deres ejere og status.
Brug Forbindelsesvisning til at se, hvordan processer hænger sammen. (Kun tilgængelig i Advanced-abonnementet)
1. Tilføj kategorier #
- Gå til siden Processer.
- Slå Redigeringstilstand til.
- Klik på Ny kategori i menuen for redigeringstilstand.
- Giv kategorien et navn, og gem.
Når du har oprettet en kategori, tilføj grupper.
2. Tilføj grupper #
- Klik på Ny gruppe for at tilføje en gruppe til en kategori (grupper sorteres efter nummer og navn).
- Give gruppen et navn, der dækker de processer, du har tænkt dig at placere her.
- Tilføj et billede for at illustrere gruppen (beskær ved at klikke på billedet før upload).
- Klik på Rediger gruppe for at ændre gruppenavnet senere.
Når du har tilføjet en gruppe, begynd at tilføje processer.
3. Tilføj processer #
Tilføj nye processer til grupper ved at oprette en tom proces eller duplikere en eksisterende:
- Klik på Ny proces i den valgte gruppe (standard er en ny, tom proces).
- Tilføj dit Procesnavn (brug aktive formuleringer og hverdagssprog). Hvis du duplikerer en proces, omdøb den nye proces og dens aktiviteter, så du kan skelne mellem dem.
- Tilføj dit Procesresultat (det tilsigtede output af processen).
- Klik på Opret proces for at afslutte (processen er nu Privat og kun synlig for dig og inviterede samarbejdspartnere).
Læs mere: Kortlæg en proces
Administrer et proceshierarki #
Hvis du vil genbruge en kortlagt proces eller oprette en lignende, så klon den i stedet for at starte fra bunden. Kloning kræver tilladelsesgruppen Administrer processer.
Der er to måder at klone en proces i Gluu:
- Fra processiden.
- Fra procesgruppesiden.
Klon en proces #
Åbn det proceskort, du ønsker at klone, og indstil dets placering og detaljer.
- Åbn målprocessen.
- Klik på Klon for at åbne sidepanelet.
- Vælg kategori.
- Vælg gruppe.
- Indtast et nyt Procesnavn.
- Indtast et nyt Procesresultat.
Du kan også klone fra Vis grupper-siden i redigeringstilstand.
- Åbn Vis grupper og aktiver Redigeringstilstand.
- Vælg den proces, du ønsker at klone.
- Klik på klon.
- Vælg placeringen (kategori og gruppe), og giv den derefter et nyt navn og resultat.
Leder du efter information om, hvordan du kloner processer mellem konti? Læs mere her: Overfør data mellem Gluu-konti
Flyt processer mellem grupper #
Du kan flytte en proces til en ny gruppe i redigeringstilstand.
- Slå Redigeringstilstand til.
- Åbn den proces, du vil flytte.
- Skift gruppe.
- Gem.
Sortér kategorier, grupper og processer efter navn og/eller nummer #
Kategorier, grupper og processer sorteres numerisk og alfabetisk. Tilføj numre, hvis du ønsker en specifik rækkefølge, eller stol på automatisk alfabetisk sortering.
TIP! Hvis du foretrækker automatisk nummerering, finder du denne mulighed i kontoindstillinger.
Du kan:
- Ændr procesrækkefølgen inden for en gruppe.
- Flyt processer fra en gruppe til en anden.
- Ændr grupperækkefølgen.
- Ændr kategorirækkefølgen.
Bemærk: Når sorteringstilstand med træk og slip er aktiv, tilføjes nye processer altid i slutningen af listen i stedet for at blive indsat efter nummer.
Masserediger processer #
Brug masseredigering i redigeringstilstand for at opdatere flere processer på én gang.
- Aktiver Redigeringstilstand på procesoversigtsiden.
- Vælg 2 eller flere processer.
- Klik på Masserediger i den øverste grå menu.
- Opdater Ejer, Redaktører, Processtatus, Processynlighed, eller Notifikationer.
- Gem.
FAQ – Proceshierarki #
For at oprette og administrere kategorier, grupper og processer skal du have tilladelsesgruppen Administrer processer. Hvis du kun har brug for at oprette nye processer (uden at administrere hierarkistrukturen), er tilladelsen Opret nye processer tilstrækkelig. Begge tildeles af din kontoadministrator under Kontoindstillinger > Tilladelsesgrupper.
Kategorier er opdelinger på øverste niveau — de primære funktionsområder i din organisation (f.eks. Finans, HR, Drift). Grupper ligger inde i kategorier og samler relaterede processer. Processer er de enkelte flows, der viser, hvordan specifikt arbejde udføres. Denne struktur med tre niveauer gør det muligt at organisere hele dit proceslandskab ét sted.
Ja. Dette kræver tilladelsen Kopiér fra konto, som skal tildeles af din kontoadministrator. Når den er aktiveret, kan du klone processer på tværs af konti. Se artiklen Overfør data mellem Gluu-konti for alle trinene.
Masseredigering gør det muligt at opdatere flere processer på én gang fra procesoversigtssiden. Du kan ændre Ejer, Redaktører, Processtatus, Processynlighed og Notifikationer på tværs af alle valgte processer i én handling. Slå Redigeringstilstand til, vælg to eller flere processer, og klik på Masseredigering.
Det sker, når sorteringstilstand med træk og slip er aktiv. I sorteringstilstand bevarer Gluu den manuelle rækkefølge, du har angivet, og tilføjer nye processer i slutningen i stedet for at indsætte dem efter nummer. Hvis du vil have automatisk numerisk sortering, skal du slå sorteringstilstand fra eller bruge indstillingen for automatisk nummerering i kontoindstillinger.
Nye processer oprettes som Private som standard. De er kun synlige for dig og eventuelle samarbejdspartnere, som du udtrykkeligt har inviteret. For at gøre en proces synlig for andre skal du åbne processen, gå i Redigeringstilstand og ændre Processynlighed til Medlemmer eller Offentlig. Du kan også masseredigere synlighed på tværs af flere processer fra procesoversigtssiden.
